Les travaux scientifiques nécessitent souvent des modifications jusqu’à la dernière minute. Parfois, ce n’est que peu de temps avant l’heure limite que l’ordre des chapitres est déterminé, que les illustrations trouvent effectivement leur place dans le texte ou que la forme des notes de bas de page est définie. Dans le pire des cas, le texte doit être entièrement retravaillé. Or, Word offre toutes les fonctions permettant de libérer le rédacteur des travaux manuels, ce qui lui permet de consacrer du temps aux activités liées au contenu. L’article a été rédigé à partir de l’exemple de Word 2000, mais il est transposable, dans le sens et pour les manipulations décrites, à tous les autres programmes de traitement de texte.

Principes de base

Les travaux scientifiques et autres documents longs doivent répondre à des exigences spécifiques. On exige généralement des documents de présentation professionnelle avec une table des matières, une table des illustrations, des notes de bas de page et un index. Il est également courant d’avoir des en-têtes et des pieds de page faisant référence aux titres des chapitres. Si tous ces éléments sont créés manuellement, chaque modification entraîne une queue de travail supplémentaire – revoir la table des matières, contrôler les notes de bas de page, revoir la numérotation des plans, etc. Pour éviter ce travail manuel, il est nécessaire d’utiliser les fonctions de Word dès la création du document. Et elles sont nombreuses : Word met à disposition une multitude de fonctions pour le travail avec des textes longs et fait jouer pleinement les capacités de l’ordinateur – appliquer des critères formels et travailler soigneusement en fonction de ceux-ci. Pour ce travail, Word exige seulement que certaines règles soient respectées : Word ne fournit de l’aide qu’en cas de préparation adéquate.

Le travail correct avec Word nécessite quelques réflexions préalables dans l’optique de travaux scientifiques. Tout d’abord, il est important de planifier la structure du document – des indications plus précises à ce sujet figurent dans la section consacrée au travail avec des plans. L’utilisation de cet outil pour la mise en forme du texte permet de conserver une vue d’ensemble, même pour les documents longs. L’affichage du plan de Word et la structure du document utilisent le plan prédéfini pour la mise en forme de l’affichage. Seuls les niveaux de titres souhaités sont encore visibles : La vue sur la structure logique est libre. En travaillant avec la vue Plan, le document est en outre automatiquement équipé pour une table des matières.

Fig. 1 : Pratique et sans erreur – Si nécessaire, Word réécrit entièrement la table des matières et enregistre automatiquement toute modification de l’ordre des pages. Cliquez sur l’image pour l’agrandir

Pour les tables des matières automatiques (voir ill. 1), il faut travailler avec des styles. Il faut éviter le formatage direct à l’aide des symboles ou des commandes de format. Les styles sont des informations enregistrées sous un nom et relatives à des éléments de présentation définis. Dans les premières versions de Word, ces éléments étaient appelés styles d’impression, les termes style de paragraphe et mise en page de paragraphe sont également courants. Si, par exemple, le style Titre1 est attribué à un paragraphe, Word transfère les formats enregistrés dans ce style, par exemple pour la police et l’alignement, au paragraphe.

Dans le cas du formatage direct, les sections de texte sont traitées directement à l’aide des boîtes de dialogue du menu Format ou des boutons d’icônes ou des combinaisons de touches responsables du formatage. Ces mises en forme ne font ainsi pas partie des styles – elles sont supérieures aux styles. En clair, cela signifie que ces mises en forme manuelles empêchent les feuilles de style de reformater le texte si nécessaire. Ils doivent être supprimés avant de pouvoir travailler avec les styles, ce qui est indispensable pour exploiter les points forts de Word pour les documents longs.

Pour cela, il existe des combinaisons de touches qui permettent de supprimer les mises en forme directes. [Ctrl]+[Barre d’espace] ou [Ctrl]+[Maj]+[Z] annule le formatage manuel des caractères. [Ctrl]+[Q] supprime le formatage manuel des paragraphes – retraits, alignements, positions de tabulation. Les paragraphes saisis dans une sélection reviennent ainsi aux réglages des styles. [Ctrl]+[Maj]+[N] attribue la feuille de style Standard à tous les paragraphes sélectionnés.

Les déclarations faites jusqu’à présent sur le formatage direct ne sont toutefois valables au sens strict que pour les versions de Word jusqu’à 2000. Dans les nouvelles versions Word 2002/2003, Word consigne en arrière-plan les activités de formatage. Des styles spéciaux sont générés à titre préventif à partir de chaque variante, portant par exemple des noms tels que standard+gras. Si un formatage est répété de la même manière, Word attribue automatiquement une feuille de style similaire. Si le document est retravaillé ultérieurement, ces modèles automatiques peuvent être utilisés à bon escient : Avec un autre nom, ils remplissent l’objectif souhaité. La nouvelle possibilité de marquage multiple est également avantageuse pour les mises en forme dans Word 2002/2003. D’un seul clic de souris, Word marque sur demande tous les passages de texte avec le même formatage. Pour ce faire, il suffit de cliquer avec le bouton droit de la souris sur un texte particulièrement formaté (sans les lignes ondulées rouges du correcteur orthographique). Dans le menu contextuel, on trouve alors la commande correspondante. Après ce clic, Word marque toutes les occurrences, ce qui permet d’attribuer facilement une feuille de style.

Les styles

Les styles déterminent l’apparence des différents éléments d’un document – par exemple les titres, les légendes et les parties de texte. Lorsque des styles propres ou existants sont appliqués à un paragraphe ou à un mot, ces styles attribuent une multitude de formatages de caractères ou de paragraphes ou une combinaison des deux en une seule étape. Pour modifier le formatage d’éléments de texte récurrents dans l’ensemble du document, il suffit de modifier la feuille de style associée à cet élément. Grâce à ces propriétés, les styles facilitent considérablement la mise en forme d’un document. En outre, ils servent d’éléments de base pour les plans et les tables des matières ou fournissent des références pour l’utilisation dans les champs.

Fig. 2 : Liste des styles existants – l’aperçu des styles de Word. Pour voir les styles intégrés, maintenez la touche Maj enfoncée en ouvrant la liste. Cliquez sur l’image pour l’agrandir

Certains styles sont toujours présents. En plus des titres, il existe un modèle appelé Standard – en général, chaque paragraphe de Word possède ce modèle de format sans aucune intervention.

La liste des styles s’ouvre en cliquant sur la flèche de la zone de liste Style dans la barre d’outils Format (voir fig. 2). Les quelque 90 styles livrés avec Word constituent un ensemble considérable, même sans traitement supplémentaire. Un clic sur l’un des styles affichés permet de l’attribuer à un ou plusieurs paragraphes, selon la sélection effectuée. Pour attribuer une feuille de style à un paragraphe, il suffit que le curseur se trouve à l’intérieur du paragraphe. Un autre marquage n’est pas nécessaire.
La commande Format -> Style fournit des informations supplémentaires sur les styles (voir fig. 3). Si la zone de liste Afficher est ouverte dans la boîte de dialogue, tous les styles apparaissent. Après avoir sélectionné un modèle, tous les outils de modification sont disponibles via les boutons.

Fig. 3 : La boîte de dialogue Style règle l’accès aux styles – c’est la centrale pour la création, l’édition et l’attribution.

Si l’on travaille systématiquement avec des styles, deux méthodes de travail sont particulièrement importantes – l’attribution de combinaisons de touches aux styles et la définition du style à utiliser pour le paragraphe suivant.

Un raccourci clavier attribué à la feuille de style permet d’attribuer une feuille de style au texte dès la saisie du texte. Cette procédure est particulièrement recommandée, car elle permet d’économiser une étape de travail lors de l’édition ultérieure du document – des corrections ultérieures sont possibles. Pour attribuer des combinaisons de touches à des styles, on dispose de la commande Outils -> Personnaliser -> Clavier avec la catégorie Styles.

Dans les nouvelles versions Word 2002/Word 2003, le maniement des styles a été revu en profondeur et rendu plus convivial. Une zone de tâches spéciale, située sur le bord droit de la zone de travail, prend en charge les tâches de plusieurs boîtes de dialogue et commandes de menu. L’aperçu des styles, décrit ici à l’exemple de Word 2000, est également classé dans cette zone. Il est toutefois recommandé de rétablir l' »ancienne » fonctionnalité de Word. De même, avec Outils -> Personnaliser, les anciennes commandes peuvent être classées dans le menu Format. Cela est particulièrement utile pour les commandes Word Format -> Feuille de style et Format -> Modifier la feuille de style, qui sont difficilement accessibles via le volet des tâches.

Fonctions de Word pour les documents longs

Si un travail scientifique ou un autre document long doit être réalisé avec Word, il est nécessaire de connaître les fonctions existantes et leur utilisation. Ce n’est que si les outils disponibles sont utilisés de manière efficace qu’un tel document peut être maîtrisé de manière artisanale relativement confortable et sans stress. Voici donc un bref aperçu.

• Les styles regroupent les propriétés des paragraphes – police, taille de police, retrait – en une collection sous une désignation. Cette collection de formats est transmise à un objet texte sélectionné via le nom de la feuille de style. Des styles correctement attribués et non modifiés manuellement sont la condition préalable à la réorganisation du texte, aux tables des matières et aux références.
• Les en-têtes et les pieds de page sont des zones particulières du document dans lesquelles le même type de contenu est répété sur des pages sélectionnées. Ils sont nécessaires pour la numérotation des pages et la référence aux titres de chapitre.
• Word peut inclure la numérotation et la division dans les styles et ainsi numéroter ou diviser automatiquement les zones de texte – les modifications ultérieures n’ont plus d’incidence sur le document. Word modifie la numérotation de manière autonome.
• Les notes de bas de page et de fin accueillent par exemple des références bibliographiques ou des commentaires. Word peut les compter automatiquement et les placer en bas d’une page (note de bas de page) ou les rassembler en fin de texte (note de fin).
• Word crée automatiquement une table des matières en appuyant sur un bouton – les préparations pour cela se font dans le texte avec l’utilisation de styles.
• Pour un index également créé automatiquement, il est nécessaire de définir les entrées lors d’une étape de travail préparatoire – Word rassemble les entrées d’index dans le répertoire et détermine lui-même les numéros de page ou les références.
• Les répertoires pour les figures, tableaux, graphiques et formules sont également préparés lors de l’insertion des objets. Diagrammes de Microsoft Excel ou Graph, ClipArts, organigrammes ou tableaux – tout ce qui est nécessaire peut être inséré. L’étiquetage est ensuite effectué à l’aide de la fonction d’étiquetage de Word. On crée ainsi la base d’autres répertoires (voir fig. 4).

Fig. 4 : Dans la boîte de dialogue Index et répertoires, vous définissez l’apparence des répertoires et contrôlez ainsi leur création automatique par Word.

• Si l’on prévoit qu’un document sera volumineux, il est préférable de le diviser en plusieurs fichiers. Pour ce faire, Word propose une fonction permettant de gérer plusieurs documents filiales dans un document central. La structure des documents a été revue dans Word 2002. Par rapport à ses prédécesseurs, ce sont surtout les termes qui ont changé : L’ancien document central s’appelle désormais document maître, les documents filiales ont reçu le nom de sous-documents.
• Une nouveauté depuis Word 2000 est un répertoire des bases juridiques. Celui-ci organise l’utilisation de citations abrégées et complètes, avec indication de la source. Le répertoire rassemble ensuite les sources et établit le lien avec le texte.

Structures de texte

Il est rare qu’un travail scientifique ou un rapport soit rédigé sans réflexion préalable – il est encore plus rare que la structure soit utilisable dès le premier essai. Souvent, il faut retravailler : modifier l’ordre des chapitres, ajouter de nouveaux chapitres, réduire l’importance d’autres. Word facilite ces travaux grâce à une fonction avec sa propre vue – le plan (voir fig. 5).

Les rapports et les travaux scientifiques ont toujours une structure similaire : Le document est structuré de manière appropriée et aide le lecteur à avoir une vue d’ensemble et à saisir immédiatement les informations essentielles. Comme pour de nombreuses autres fonctions de Word, l’ensemble des fonctionnalités n’est accessible que si l’on travaille correctement avec Word. Pour profiter des avantages de la fonction de structuration, mettez en œuvre vos idées pour le document dès le début à l’aide des outils prévus à cet effet. Vous devrez peut-être vous habituer à cette manière de travailler – les avantages perceptibles vous convaincront.

Fig. 5 : La bonne structure est importante – par exemple pour l’insertion automatique d’une table des matières. Cliquez sur l’image pour l’agrandir

Commencez à travailler sur la mise en œuvre de votre idée en utilisant un nouveau document et en sélectionnant immédiatement la commande Affichage ? Plan dans le mode spécial pour travailler avec des plans. Au début, cette vue semble peu décorative. Il se caractérise par une barre d’outils qui n’est disponible que dans la vue Plan et qui fournit tous les outils essentiels pour travailler avec des plans. Le curseur se trouve au début du document derrière un gros signe moins (voir fig. 6).

De plus, la zone de liste Style affiche l’entrée Titre 1 – le paragraphe a automatiquement une autre feuille de style que le modèle standard habituel.

Fig. 6 : Inhabituel, mais pratique – l’affichage du plan de Word avec la barre d’outils, l’affichage des styles et le point d’insertion derrière la « barre des moins ». Cliquez sur l’image pour l’agrandir

Lorsqu’il travaille dans la vue Plan, Word utilise des styles automatiquement intégrés : les niveaux de titre. Ces styles forment une hiérarchie dans laquelle le style Titre 1 représente le niveau le plus élevé et le style Titre 9 le niveau le plus bas. Vous n’êtes cependant pas lié aux styles de titre – comme dans les versions précédentes – pour travailler avec des articulations. Avec Format ? Paragraphe, vous attribuez un niveau hiérarchique à n’importe quel paragraphe avec les paramètres de la zone de liste Niveau de structure. Le texte sans niveau de structure est un corps de texte avec la feuille de style Standard.

Créer un plan

Dans la vue Plan, saisissez les textes des titres – commencez par le titre. A la fin du titre, appuyez sur la touche Retour. Vous créez ainsi un nouveau paragraphe qui a également le niveau Titre 1.

Ensuite, vous continuez avec le titre suivant du même niveau ou vous abaissez le niveau de titre pour saisir un titre subordonné. Pour cela, vous utilisez la touche de tabulation qui a une fonction inhabituelle dans la vue Plan. Au lieu de créer un signe de tabulation comme d’habitude, cette touche déclasse un paragraphe d’un niveau dans la hiérarchie.

• Pour créer des subdivisions sous un titre, appuyez d’abord sur la touche de tabulation, puis saisissez le texte.
• La touche Retour à la fin de tels paragraphes crée à nouveau des paragraphes de même niveau jusqu’à ce que vous fassiez descendre ou monter un des paragraphes suivants.
• Pour faire monter un paragraphe, utilisez la combinaison de touches [Maj]+[Tab].
• Si vous devez transformer une entrée d’un titre en texte normal, utilisez le bouton Transformer en corps de texte ou la combinaison de touches [Ctrl]+[Maj]+[N].
• Dans la barre d’outils Plan, vous trouverez des boutons avec des flèches et la même fonctionnalité. Ils révèlent leur signification grâce à l’info-bulle : lorsque le curseur de la souris s’arrête sur un bouton, Word affiche un texte d’information.
• Les boutons numériques permettent de réduire ou d’augmenter le nombre de niveaux visibles. (voir fig. 7).

Fig. 7 : Après la saisie du texte, il est possible de choisir l’affichage des calques – un clic sur le bouton 3 permet de masquer tous les calques se trouvant en dessous. Cliquer sur l’image pour l’agrandir

Dans Word 2002, la barre d’outils Plan est fortement modifiée. Les boutons habituels avec les chiffres ont cédé la place à une zone de liste, ce qui rend le changement d’affichage un peu plus difficile. En revanche, une zone de barre supplémentaire affiche le niveau hiérarchique du paragraphe sélectionné. Cela est particulièrement utile lorsque des styles spéciaux sont utilisés pour la structure, auxquels un niveau de structure a été attribué via la commande Format -> Paragraphe.

La vue Plan affiche d’autres informations après la saisie des premiers titres. Le signe plus devant un titre indique qu’il y a d’autres subdivisions ou du texte sous ce titre. L’affichage Plan est exclusivement destiné au travail avec des structures de texte ou de document. Elle n’est pas adaptée à la saisie de texte courant. Pour saisir du texte, passez par exemple à l’affichage Normal. Si nécessaire, passez à la vue Plan pour modifier le plan.

Dès qu’il y a plusieurs titres, la fonction de plan prend tout son sens. Si vous sélectionnez les niveaux de structure affichés à l’aide des boutons d’icône et que vous insérez un nouveau titre à la fin d’un paragraphe en appuyant sur Entrée, un nouveau titre de même niveau est immédiatement créé. Bien que les niveaux inférieurs ne soient reconnaissables que par les signes plus, ils sont associés aux titres. Les boutons fléchés permettent de modifier l’ordre : les titres sélectionnés se déplacent vers le haut ou vers le bas dans le plan, selon le bouton choisi – complètement avec toutes les subdivisions et les corps de texte attachés (voir fig. 8).

Fig. 8 : Si vous placez le point d’insertion dans un titre, le bouton Développer permet de rendre visibles les subdivisions de ce titre. Cliquez sur l’image pour l’agrandir

Depuis Word 2000, les vues Plan et Document central sont réunies dans une seule vue de travail. Le passage de la vue Plan à la vue pour le travail sur le document central ne se fait plus que par l’icône de la barre d’outils Plan. C’est également le cas dans Word 2002/2003, le bouton Vue du document maître permet de passer de l’une à l’autre. La barre d’outils étendue Plan contient le bouton Créer un document secondaire dans la section Document central. Ce bouton permet de diviser le document en fichiers individuels sur la base du niveau d’en-tête le plus élevé. Cela facilite le traitement des documents volumineux et permet de profiter des avantages de la fonction d’articulation des documents.

Structures numérotées

Parmi les nombreuses possibilités de travail dans la vue Plan, Word propose naturellement une numérotation automatique dans le format du plan. Vous pourriez ainsi utiliser et numéroter un maximum de neuf niveaux de plan. Mais comme un document de plus de quatre niveaux perd en clarté, il s’agit d’une étendue qui est rarement utilisée dans la pratique. Dans le domaine des travaux juridiques, une telle subdivision est toutefois courante : Word réalise également, avec une préparation adéquate, les combinaisons habituelles de chiffres romains, de chiffres arabes et de suites de lettres pour les différents niveaux de titre.

Depuis Word 2002, vous travaillez de manière particulièrement efficace avec les numérotations. Alors que dans les versions précédentes, une numérotation adaptée était enregistrée « en douce » dans le document, il existe désormais des styles de liste à cet effet. Ce nouveau type de feuille de style enregistre les formats de numérotation attribués pour chaque niveau et peut attribuer cette numérotation à n’importe quel paragraphe.

Pour la mise en forme des numéros de plan, Word propose la commande Format -> Numérotation et puces. Vous économisez beaucoup de travail manuel si Word numérote automatiquement les titres. Cela est d’une grande aide pour les plans volumineux, en particulier si vous déplacez ultérieurement des chapitres ou si vous en modifiez la hiérarchie. Cette numérotation peut également être effectuée lorsque le plan est déjà créé. Pour utiliser une numérotation automatique, cliquez d’abord sur le titre qui doit recevoir une numérotation. Avec la commande de menu Format -> Numérotation et puces, vous accédez à la boîte de dialogue du même nom (voir fig. 9).

Fig. 9 : Dans la boîte de dialogue Numérotation et puces, vous avez le choix entre différents formats de numérotation.

L’onglet Structure est pertinent pour le travail avec des plans. Vous choisissez un des sept modèles différents ou adaptez l’un des modèles. Pour ce faire, cliquez sur l’aperçu du modèle que vous souhaitez modifier et cliquez sur le bouton « Adapter ». Vous modifiez ainsi les formats de structure prédéfinis selon vos propres souhaits. Vous obtenez ainsi une présentation personnalisée. Les modifications apportées aux modèles sont permanentes jusqu’à ce que vous demandiez à Word de les rejeter. C’est pourquoi les formats individuels une fois créés sont conservés pour d’autres documents.

Fig. 10 : La boîte de dialogue Adapter le plan dans la représentation étendue : tout est modifiable, de la police de caractères à la position des éléments de numérotation en passant par le format des chiffres – si l’effort est vraiment nécessaire.

Dans la boîte de dialogue Adapter le plan, vous pouvez effectuer les réglages séparément pour chaque niveau hiérarchique. Vous disposez d’une vue réduite et d’une vue étendue de la boîte de dialogue (voir Fig. 10). Dans la vue étendue de la boîte de dialogue Adapter la structure, il vaut la peine de cocher la case « Numéroter selon la norme ». Vous limitez ainsi quelque peu le nombre de possibilités de présentation, mais vous évitez les formats trop exotiques.

Dans la zone Niveau, définissez le niveau de structure dont vous souhaitez adapter le format. Passez successivement en revue tous les niveaux que vous souhaitez utiliser. Un format différent est envisageable pour chaque niveau. Il est toutefois préférable d’utiliser pour les niveaux inférieurs le format du niveau supérieur. Vous effectuez ce réglage dans la zone de liste Niveau de structure précédent. Attention : Word place les numérotations automatiques dans une zone de texte spéciale en dehors du paragraphe. C’est pourquoi cette numérotation ne peut être supprimée qu’à l’aide de la boîte de dialogue. Pour formater ces éléments, utilisez le bouton Adapter de la boîte de dialogue.

• Pour modifier la police de la numérotation, cliquez sur le bouton Police. La boîte de dialogue Caractères s’affiche.
• Dans les zones Position du numéro et Position du texte, vous définissez le positionnement relatif de chaque élément du plan. Alignez-les à gauche ou à droite ou centrés – vous déterminez la position au millimètre près.
• Dans la partie inférieure (étendue) de la boîte de dialogue, vous attribuez par exemple le modèle de numérotation que vous venez de créer à un niveau d’en-tête. En confirmant avec OK, vous reprenez le nouveau format dans votre structure.

Fig. 11 : Dans la boîte de dialogue Modèle de format, vous pouvez également attribuer un autre format aux titres de plan – après confirmation de la boîte de dialogue, Word modifie tous les titres avec ce modèle de format.

Comme alternative à la procédure décrite, vous pouvez utiliser la commande Format ? Feuille de style, les feuilles de style pour les titres. Vous sélectionnez le modèle (de titre) souhaité et cliquez sur Modifier. Toutes les mises en forme sont ensuite accessibles, y compris la numérotation (voir fig. 11). Pour cela, vous devez utiliser le bouton de modification des formats, il contient la commande Numérotation.

Une alternative à la procédure décrite est l’utilisation de la fonction de champ AUTONUMOUT (Word 97 : AutoNrGli). Avec cette fonction de champ, vous insérez dans le texte un champ de numérotation automatique au format du plan. Vous évitez ainsi certains aléas ou difficultés qui surviennent parfois avec la numérotation automatique.

En-têtes et pieds de page

De nombreux documents nécessitent un contenu répétitif sur les pages suivantes. En particulier pour les textes longs, il est souvent nécessaire d’indiquer les numéros de page ou d’autres éléments de texte sur toutes les pages. Pour cela, Word met à disposition les en-têtes et les pieds de page – une désignation quelque peu déroutante pour des éléments de texte particuliers qui ne se limitent de loin pas à une seule ligne.

Les en-têtes et les pieds de page de Word répètent les textes, les fonctions de champ, les graphiques et les éléments de présentation, une fois que vous les avez définis. Toutefois, vous devez effectuer un travail préparatoire de réflexion. Si vous travaillez avec des notes de bas de page dans le document, la numérotation des pages se fait dans l’en-tête. Si vous souhaitez relier le travail, des en-têtes et des pieds de page différents sont nécessaires pour les pages de gauche et de droite. En règle générale, les numéros de page pairs sont toujours placés à gauche dans les ouvrages reliés. Décidez donc d’abord des différents types dont vous avez besoin. Si nécessaire, Word met à disposition des en-têtes et des pieds de page par section pour les pages paires et impaires du document et peut également traiter séparément la première page de chaque section. N’oubliez pas : ne créez et ne mettez en forme les en-têtes et les pieds de page qu’à la fin de votre travail, lorsque les exigences sont claires. Vous éviterez ainsi un surcroît de travail. En attendant, contentez-vous de simples numéros de page, que vous pouvez par exemple créer automatiquement avec la commande Insertion -> Numéros de page.

Sections dans les documents

Sans autre paramétrage, chaque document ne comporte au départ qu’une seule section. Pour travailler avec des en-têtes et des pieds de page, divisez le document en plusieurs sections. Pour diviser un document en sections, insérez un saut de section aux endroits souhaités via Insertion -> Changement manuel (ou Retour à la ligne). Si vous travaillez avec des documents en branches au sein d’un document central, Word crée lui-même les changements de section lors de la création des documents en branches.

Ensuite, placez le curseur dans la section correspondante et activez la boîte de dialogue Fichier -> Mise en page. Là, l’onglet Marges offre tout d’abord la possibilité de définir l’espace des en-têtes et des pieds de page. Vous modifiez les valeurs dans la zone Distance par rapport au bord de la page afin de modifier la valeur par défaut de 1,25 cm. Notez tout d’abord que vous déterminez dans la zone de liste Appliquer à sur quelle zone du document les paramètres agissent. Lorsque vous déterminez l’espace, vous devez utiliser le paramètre Tout le document pour définir les en-têtes et les pieds de page de la même manière pour toutes les pages.

Passez ensuite à l’affichage de la page ou imprimez une page d’essai à titre d’essai. Si vous avez placé l’en-tête ou le pied de page dans la zone qui n’atteint pas l’imprimante, vous risquez de perdre du contenu.

Une autre façon de créer les changements de section nécessaires est d’éditer le document ultérieurement dans la vue Plan. Lorsque vous vous attaquez à la mise en forme après avoir terminé le texte brut, vous souhaitez par exemple que les chapitres commencent toujours sur une page impaire. Ainsi, après la reliure du travail, il est garanti que les chapitres commencent en principe sur les pages de droite lorsque l’exemplaire est ouvert. Vous n’avez pas à vous soucier de savoir si une page blanche est nécessaire parce que le chapitre précédent se termine déjà sur une page impaire. Avec le bon changement de section, Word s’en charge tout seul.

Pour réaliser la tâche décrite, activez la vue Plan et réduisez la vue aux chapitres du niveau supérieur. Sélectionnez l’ensemble du chapitre en cliquant sur le signe plus devant le titre. Activez la commande Fichier -> Mise en page et passez à l’onglet Mise en page. Sélectionnez d’abord le paramètre Sections sélectionnées dans la zone de liste Appliquer à. Ensuite, ouvrez la zone de liste Début de section¸réglez la sélection sur Page impaire. Décidez des différents en-têtes et pieds de page dont vous avez besoin et confirmez la boîte de dialogue. Word a alors créé les changements de section nécessaires pour le chapitre, ce que vous pouvez vérifier dans la vue Plan. Répétez l’opération pour les autres chapitres.

La boîte de dialogue Mise en page dans Word 2002/2003 fonctionne de manière similaire. Dans certains cas – comme pour les réglages des en-têtes et des pieds de page – c’est un autre onglet qui est responsable.

Contenu des en-têtes et des pieds de page

Après avoir configuré les en-têtes et les pieds de page, sélectionnez Affichage -> En-tête et pied de page pour accéder au mode d’édition de ces sections de texte particulières – une barre d’outils régule l’accès et met à disposition les outils nécessaires. Les textes, graphiques et autres mises en forme que vous effectuez dans ce mode sont répétés par Word dans les en-têtes et les pieds de page correspondants. Commencez toujours par le début de la première page afin de définir les contenus section par section et de reprendre, si nécessaire, les contenus des sections précédentes. Il convient de tenir compte d’une remarque importante : Enregistrez impérativement le document avant de vous lancer dans l’édition d’en-têtes et de pieds de page complexes. Réfléchissez bien avant d’activer les en-têtes et les pieds de page pour la première page ou pour les lignes paires et impaires. Les modifications apportées aux paramètres après le remplissage avec du contenu entraînent souvent des pertes d’informations dans les en-têtes ou les pieds de page.

Word fournit une aide pour la répartition des contenus. En haut à gauche du cadre en pointillés qui délimite la zone de l’en-tête ou du pied de page, une référence au type de zone apparaît. La mention « En-tête impair – section 1 » signifie que vous traitez l’en-tête d’une page normale avec un numéro de page impair de la section par laquelle le document commence.

Fig. 12 : Une possibilité pour les en-têtes et les pieds de page dans les travaux plus longs – Word inscrit automatiquement les numéros de chapitre et de page en distinguant les pages de gauche et de droite. Cliquez sur l’image pour l’agrandir

Comme les pages impaires sont toujours à droite, vous devriez également aligner le numéro de page à droite (voir fig. 12). Si vous modifiez un en-tête ou un pied de page qui est activé comme première page d’une section, la référence « Première page » apparaît en plus dans la désignation de l’en-tête ou du pied de page. La plupart du temps, ces pages doivent avoir un contenu différent de celui des pages suivantes.

Fig. 13 : Tous les types de contenus souvent nécessaires pour les en-têtes et les pieds de page sont disponibles dans la barre d’outils En-tête et pied de page derrière le bouton Insérer texte automatique. Cliquez sur l’image pour l’agrandir

Pour les fonctions standard, la barre d’outils En-tête et pied de page propose des boutons d’icône. Les numéros de page, les formats pour les numéros de page et la date sont ainsi accessibles, certaines exigences spéciales comme « page 1 sur 7 » doivent être insérées via des entrées AutoText (voir fig. 13). Dans ce cas, Word active les fonctions de champ nécessaires. Pour le contenu de l’en-tête ou du pied de page, appliquez les formatages habituels. Il est conseillé de modifier les styles d’en-tête et de pied de page utilisés automatiquement par Word à l’aide de la commande Format -> Style afin d’assurer l’uniformité du document. Si vous utilisez une feuille de style spéciale pour les documents longs, vous devez sauvegarder la mise à jour des feuilles de style modifiées dans le modèle de document. Pour cela, vous pouvez utiliser la case à cocher « Ajouter au modèle de document » ou la commande Outils -> Modèles et Add Ins. Dans la boîte de dialogue du même nom, vous trouverez le bouton permettant d’organiser les styles.

Références

Souvent, dans les documents longs, on souhaite que les titres des chapitres ou des sous-chapitres apparaissent dans les en-têtes ou les pieds de page des pages correspondantes. Si vous travaillez systématiquement avec des styles, ce souhait ne pose pas de problème particulier. Word dispose d’une fonction de champ qui peut reconnaître le texte d’un paragraphe auquel une feuille de style a été attribuée.

Vous réfléchissez d’abord à la feuille de style des titres souhaités. Décidez ensuite du cas (rare) où deux ou plusieurs de ces titres se trouvent sur une même page. Vous pouvez également répéter le texte du premier ou du dernier de ces titres dans l’en-tête ou le pied de page. Activez alors la commande Affichage -> En-têtes et pieds de page et placez ensuite le curseur à l’endroit souhaité. Ouvrez la boîte de dialogue du même nom avec la commande Insérer -> Champ.

Fig. 14 : La fonction de champ StyleRef de la catégorie Liens et références va chercher le texte d’un paragraphe à l’endroit souhaité.

Activez l’entrée Liens et renvois dans la zone Catégories. Après avoir sélectionné la fonction de champ StyleRef (Word 97 : FVRef), cliquez sur « Options » (voir fig. 14). Dans la boîte de dialogue Options des champs, vous trouverez l’onglet Styles. Dans la zone Noms, cliquez d’abord sur le style souhaité, puis sur Ajouter (voir ill. 15). Le clic sur Ajouter revêt une importance particulière : si vous confirmez simplement la boîte de dialogue avec OK, le style n’est pas attaché à la fonction de champ.

Fig. 15 : Dans l’onglet Styles, choisissez le bon style – utilisez le bouton « Ajouter ». En confirmant les deux boîtes de dialogue, vous terminez la configuration du champ – le texte du style de format apparaît dans tous les en-têtes ou pieds de page des pages suivantes jusqu’à ce que Word tombe sur le prochain style de format du même nom et remplace le texte.

C’était la procédure pour Word 2000 : pour le travail avec les champs, la version Word 2002 est nettement plus conviviale que ses prédécesseurs. La variante décrite est également disponible. Word présente toutefois une boîte de dialogue modifiée dans laquelle vous pouvez facilement sélectionner les boutons et les options par le biais d’une zone de liste ou d’une case à cocher. Word s’occupe de la syntaxe correcte. Une autre nouveauté est la possibilité d’éditer un champ déjà présent dans le document : Le menu contextuel des champs insérés contient la commande nécessaire.

Créer des répertoires

Pour créer un index, également appelé répertoire de mots-clés, vous procédez en deux étapes. Dans la première étape, vous créez les conditions préalables : Vous marquez les entrées à inclure dans le document comme entrées d’index. Word fait le reste du travail à votre place. La création d’une table des matières ou d’une table des illustrations ne pose pas non plus de problème dans Word et se fait automatiquement.

Les tables des matières et des mots clés sont des éléments courants dans les documents longs. Si vous les créiez manuellement, vous passeriez un certain temps à faire des erreurs. Avec Word, c’est plus rapide : pour créer une table des matières automatique, il faut absolument utiliser des styles dans le document. Si vous avez créé les niveaux de titre des chapitres avec la vue Plan, cette condition est remplie.

La boîte de dialogue Index et Répertoires, que vous activez avec la commande de menu Insérer -> Index et Répertoires, facilite la création d’index et la génération d’une table des matières. La boîte de dialogue se compose de quatre onglets (Word 97 : trois) – en cliquant sur OK, vous créez le répertoire activé avec l’onglet affiché au niveau du curseur.

• Dans l’onglet Index, vous réglez le type, le nombre de colonnes, la langue et la présentation de l’index à insérer. En outre, des boutons permettent de définir des entrées et d’éditer les styles utilisés pour l’index.
• L’onglet Table des matières permet de définir les paramètres de la table des matières.
• L’onglet Table des illustrations vous permet de choisir si vous souhaitez formater et créer une table des illustrations, une table des tableaux ou une table des équations.

Index des mots-clés

Pour consulter un terme, un index – le plus complet possible – est nécessaire. Les termes les plus importants sont listés par ordre alphabétique à la fin de l’ouvrage et sont accompagnés des numéros de page où l’on peut trouver des informations à leur sujet. Avant de créer un index, vous devez marquer les entrées à cet effet dans Word :

Pour ce faire, sélectionnez dans le texte le ou les mots qui sont importants pour l’entrée de l’index. Activez la boîte de dialogue Définir une entrée d’index avec la commande Définir une entrée dans l’onglet Index de la boîte de dialogue Index et répertoires. Pour définir une entrée d’index sans faire ce détour, sélectionnez d’abord l’entrée dans le texte et activez ensuite la boîte de dialogue décrite avec [Alt]+[Maj]+[X].

Fig. 16 : Dans la boîte de dialogue « Définir l’entrée d’index », vous définissez l’entrée principale ou la sous-entrée et pouvez également indiquer un texte de référence croisée au lieu d’un numéro de page. Après avoir confirmé l’entrée, vous voyez le résultat dans le texte. Cliquez sur l’image pour l’agrandir

Reprenez ou modifiez l’entrée principale qui renvoie à l’endroit du texte dans l’index (voir ill. 16). Définissez si nécessaire une sous-entrée. Selon le format choisi, la sous-entrée apparaît en retrait ou à fleur de l’entrée principale dans l’index terminé. Cliquez sur Définir et l’entrée d’index est terminée.

Vous voyez alors le résultat dans le document. L’entrée apparaît entre accolades, sur fond gris – Word active pour cela l’affichage des caractères de formatage non imprimables. Le contenu se compose de la mention « XE », qui indique qu’il s’agit d’un index, et du titre de l’entrée.

La boîte de dialogue pour définir les entrées d’index reste ouverte, ce qui vous permet de définir d’autres entrées en une seule opération. Pour ce faire, cliquez dans le document à côté de la boîte de dialogue, cherchez la prochaine entrée souhaitée, sélectionnez-la et cliquez à nouveau dans la boîte de dialogue. Word reprend automatiquement la sélection dans le champ de saisie de l’entrée principale.

Lorsque vous avez inséré toutes les entrées de l’index dans le document, placez le curseur à l’endroit où se trouve l’index. Utilisez la commande Insertion -> Index et répertoires et ouvrez l’onglet Index. Effectuez tous les formatages et réglages nécessaires. En cliquant sur OK, vous créez l’index (voir ill. 17).

Fig. 17 : La boîte de dialogue « Index et répertoires » permet non seulement de créer l’index, mais aussi de le mettre en forme au préalable.

Word actualise le saut de page, parcourt le document du début à la fin, trouve les entrées et détermine le numéro de page attribué à l’entrée. Un index terminé est, comme les autres répertoires, intégré dans le texte via une fonction de champ. L’affichage de cette fonction de champ est toujours l’état de la situation lors de la création. Si vous modifiez ultérieurement le document, ajoutez ou supprimez des entrées d’index, il n’y aura pas de mise à jour automatique. C’est pourquoi vous devriez en tout cas procéder à une mise à jour avant l’impression, car les indications de pages dans l’index sont modifiées par des changements dans la structure du document.

Pour mettre à jour les champs de répertoire existants après l’ajout d’entrées supplémentaires, cliquez dans le répertoire et appuyez sur la touche de fonction [F9]. Pour que Word actualise automatiquement les répertoires avant l’impression, activez la case à cocher « Actualiser les champs » sous Outils -> Options dans l’onglet Imprimer.

Le travail avec les tables des matières

Les tables des matières énumèrent – généralement au début d’un document – les titres présents dans le document et établissent le lien avec les numéros de page. Cela permet de garantir qu’un lecteur du document n’a qu’à trouver la page correspondante pour lire le texte sous le titre. Word ne peut bien sûr créer une telle table des matières que selon des critères formels. Pour une table des matières, vous avez donc besoin de titres qui ont été créés à l’aide des styles pour les titres. Mais ce n’est que le cas le plus simple. Word peut utiliser pour une table des matières n’importe quelle feuille de style à laquelle vous avez attribué un niveau hiérarchique dans le format de paragraphe. Normalement, cela se fait automatiquement : chaque feuille de style jusqu’au troisième niveau hiérarchique inclus est automatiquement utilisée pour la table des matières.

Placez le curseur à l’endroit souhaité et sélectionnez la commande Insérer -> Index et tables. Dans l’onglet Table des matières, définissez les options pour la création. Différents formats sont proposés, vous en choisissez un ou, comme pour l’index, vous éditez un modèle. Vous pouvez déterminer l’affichage et l’orientation des numéros de page, sélectionner des caractères de remplissage ainsi que dicter la profondeur, c’est-à-dire le nombre de niveaux représentés. Un clic sur OK ajoute la table des matières au curseur. Word 2000/2002/2003 exécute automatiquement la table des matières avec des hyperliens : En cliquant sur une entrée (Word 2002/2003 en maintenant la touche[Ctrl] enfoncée), vous passez immédiatement à l’endroit correspondant du texte lorsque vous travaillez à l’écran.

Vous pouvez mettre à jour une table des matières en la sélectionnant et en appuyant sur la touche [F9]. Vous pouvez choisir de créer une nouvelle table ou d’actualiser uniquement les numéros de page (voir fig. 18).

Fig. 18 : Une table des matières apparaît immédiatement dans le document après sa création – vous avez le choix lors de la mise à jour. Cliquez sur l’image pour l’agrandir

• Vous pouvez confirmer le choix « Actualiser uniquement les numéros de page » si vous n’avez pas modifié le libellé des titres dans le document. Dans ce cas, les corrections manuelles apportées à la table des matières sont conservées. Il peut s’agir de modifications du libellé ou de formatages que vous avez effectués sur certaines lignes de contenu pour des raisons optiques.
• Le choix « Actualiser toute la table » est nécessaire après des révisions importantes du document. C’est notamment le cas lorsque vous avez modifié l’ordre du texte ou le libellé des titres.

Répertoires d’illustrations

Les listes d’illustrations énumèrent – généralement à la fin du document – les illustrations intégrées dans le texte. Il est courant d’établir des listes séparées selon le type d’illustration, par exemple une liste séparée pour les illustrations, les photos et les tableaux. Pour que les annotations automatiques fonctionnent correctement, il faut que le travail se déroule correctement. Réfléchissez d’abord aux éléments que vous utilisez dans votre document. Pour chaque élément indépendant, créez ensuite une étiquette indépendante que vous utiliserez plus tard pour un répertoire correspondant. Il se peut que vous deviez créer une nouvelle catégorie avant le premier libellé. Pour ce faire, utilisez le bouton Nouvelle désignation dans la boîte de dialogue Étiquette. Avec le nom de la catégorie, vous définissez en même temps l’étiquette standard, par ex. photo xx.

Pour étiqueter un élément, qu’il s’agisse d’un tableau ou d’une illustration, insérez-le d’abord dans le texte. Peu importe si vous intégrez ou liez l’objet. Ensuite, activez immédiatement la commande Étiquette dans le menu Insérer. Elle ouvre la boîte de dialogue correspondante (voir fig. 19). Veillez à ce que le champ de saisie Position soit activé lors de l’ouverture de la boîte de dialogue. Dans le cas contraire, fermez la boîte de dialogue pour marquer l’élément inséré. Ouvrez ensuite à nouveau la boîte de dialogue pour étiqueter l’élément.

Fig. 19 : Dans la boîte de dialogue Étiquetage, vous disposez de toutes les fonctions vous permettant d’étiqueter de manière uniforme les éléments des différentes catégories.

Commencez par la zone Options. Dans la zone de liste Catégorie, sélectionnez celle que vous souhaitez. Par défaut, il y en a trois au choix : Figures, Equations et Tableaux. Si vous créez vos propres désignations (Word 97 : bouton Nouvelle catégorie, sinon Nouvelle désignation), celles-ci apparaissent également dans la liste.

La ligne Étiquette contient le texte qui sera utilisé comme étiquette de l’objet attribué. Vous complétez ce texte manuellement après le numéro avec le libellé individuel de l’objet.

Dans la zone de liste Position, vous définissez l’endroit où le libellé doit apparaître.

Vous pouvez modifier le type de numérotation en cliquant sur le bouton correspondant. Vous pouvez inclure les numéros de chapitre dans la numérotation et utiliser différents séparateurs entre le numéro de chapitre et le numéro d’élément.

Après avoir effectué les réglages nécessaires, terminez l’opération en cliquant sur OK. Certaines inscriptions apparaissent dans un champ de texte, d’autres sous forme de texte normal. La séquence de numéros elle-même est réalisée dans tous les cas sous forme de champ. Lorsque vous travaillez avec des champs, vous devez les rendre visibles dans le document. Pour cela, la boîte de dialogue Options de l’onglet Affichage propose le paramètre Ombrage du champ: toujours, qui est plus pratique que le paramètre par défaut Si sélectionné.

Automatiser l’étiquetage

Vous pouvez automatiser l’étiquetage des objets. La condition préalable est toutefois que vous soyez reconnaissable pour Word, c’est-à-dire qu’il existe des objets enregistrés dans le système. En cas d’étiquetage automatique, vous demandez à Word d’attribuer automatiquement à tous les objets, dès leur insertion, une numérotation et une introduction pour l’étiquetage. Pour cela, la boîte de dialogue Étiquetage contient un bouton Étiquetage automatique.

Dans la boîte de dialogue Étiquetage automatique (voir fig. 20), choisissez dans la liste le type d’objet que vous souhaitez insérer. Ensuite, vous attribuez une désignation existante ou vous en créez une nouvelle au préalable.

Fig. 20 : La fonction Étiquetage automatique automatise l’étiquetage des objets au sein des catégories correspondantes.

Ensuite, Word crée immédiatement l’étiquette correspondante au moment où vous insérez un objet du type choisi dans votre document. Laissez Word vous gâter : Définissez un type d’annotation automatique pour chaque type d’objet que vous souhaitez utiliser. Chaque fois que vous insérez un tel objet, il est immédiatement étiqueté avec la catégorie appropriée. Vous n’avez donc plus à vous soucier de ce problème – seul le texte concret doit bien sûr être complété manuellement. Mais Word s’occupe des choses formelles de manière fiable : même si vous insérez entre-temps des objets d’un autre type, Word se souvient du numéro actuel du type d’objet correspondant.

Après ces travaux préparatoires, Word s’occupe du reste lors de la version finale du document : vous placez le curseur à l’endroit souhaité dans le document, vous sélectionnez l’onglet Répertoires d’illustrations dans la boîte de dialogue Index et répertoires, puis la catégorie souhaitée. La confirmation de la boîte de dialogue déclenche la création du répertoire.

Le travail avec des répertoires dans des documents centraux (Word 2002 : documents maîtres) nécessite une réflexion particulière. Le document central lui-même ne contient généralement pas d’autre texte qu’un titre et une préface, il accueille les liens vers les documents filiales. L’emplacement habituel d’une table des matières est donc la zone du document central située avant les documents annexes. Toutes les autres tables doivent également être placées dans le document central, mais à la fin, après tous les documents annexes.

Notes de bas de page et de fin

Les notes de bas de page caractérisent surtout les travaux scientifiques. Elles sont utilisées pour ajouter des informations supplémentaires au texte et les rassembler en fin de page. Les indications de sources sont le domaine d’application classique des notes de bas de page. Mais ces éléments peuvent également être utiles dans des documents « normaux ». Dans un rapport, les notes de bas de page pourraient par exemple renvoyer à des déclarations figurant dans des rapports plus anciens ou simplement documenter des remarques. Contrairement aux notes de bas de page insérées à la fin de la page, les notes de fin rassemblent les informations à la fin du texte. Les notes de bas de page et les notes de fin ne s’excluent pas mutuellement : Si nécessaire, vous pouvez travailler avec les deux éléments de texte dans un document. Décidez alors du type que vous souhaitez lors de l’insertion.

Certains problèmes spécifiques doivent être résolus en rapport avec ces éléments de texte particuliers. Les textes ont besoin d’un emplacement prédéfini, d’une relation avec l’endroit du texte et d’une numérotation distinctive. Si vous modifiez par exemple le nombre de notes de bas de page, la séquence de numéros doit s’adapter. Vous avez ainsi la garantie de ne pas devoir contrôler toutes les notes de bas de page à chaque fois que vous en insérez une autre, par exemple.

Dans la plupart des cas, les passages de texte pourvus de notes de bas de page sont identifiés par un chiffre en exposant qui numérote les notes de bas de page en continu et les associe clairement au texte. Ce chiffre est appelé signe de note de bas de page, le texte contenant les informations supplémentaires est appelé texte de note de bas de page. Vous insérez efficacement des notes de bas de page en utilisant la combinaison de touches[Ctrl]+[Alt]+[F].

Dans Word, vous ne devez vous soucier du formatage ou de la numérotation de vos notes de bas de page que dans des cas spéciaux. Word automatise le travail. La ligne de séparation en bas de page, en dessous de laquelle apparaissent les notes de bas de page, est également générée automatiquement si nécessaire.

Dans les versions précédentes, un bug entraînait parfois des décalages de format de page pour les notes de bas de page. Dans ce cas, la solution consiste à modifier les styles des paragraphes du document. Tous les styles utilisés doivent être définis à l’aide de la commande Format Paragraphe à Interligne sur Exactement avec la hauteur de ligne correspondante. La directive est ici la taille de police + 1,5 point.

Insérer des notes de bas de page

Vous insérez des notes de bas de page ou de fin dans le document en déplaçant d’abord le curseur à la position correspondante dans le texte. Ensuite, activez la commande Insérer -> Note de bas de page. La boîte de dialogue « Note de bas de page et note de fin » s’affiche et vous permet de définir les paramètres (voir fig. 21).

Fig. 21 : La boîte de dialogue Note de bas de page et note finale : décidez si vous voulez créer une note de bas de page ou une note finale et choisissez le type de numérotation.

Derrière le bouton Options, vous trouverez d’autres variantes intéressantes. Les options réglables concernent à chaque fois toutes les notes de bas de page ou de fin du document. Vous déterminez par exemple si la numérotation doit être continue sur l’ensemble du document ou si elle doit recommencer à chaque section ou à chaque page (voir fig. 22).

Fig. 22 : Après avoir cliqué sur le bouton Options, vous obtenez d’autres possibilités de réglage pour les notes de bas de page et de fin.

Après la création de la note de bas de page, l’affichage normal est intéressant. Dans la partie inférieure de l’écran apparaît la zone pour le texte de la note de bas de page, tandis que dans la partie supérieure, vous voyez comme auparavant la « normale » (voir fig. 23). Dans le texte, vous voyez le signe de la note de bas de page derrière la partie de texte correspondante. Si l’affichage des caractères non imprimables est activé, le chiffre est encadré par une petite case en pointillés. Dans la zone de note de bas de page, vous voyez le même chiffre derrière lequel le curseur attend le texte de la note. Entre les deux, comme un objet de séparation entre les deux zones, se trouvent dans la vue normale un bouton pour fermer cette vue ainsi qu’une zone de liste avec laquelle vous pouvez par exemple insérer la ligne de séparation de la note de bas de page et l’adapter ensuite.

Passez à la vue Mise en page ou à la vue Page pour voir les notes de bas de page telles qu’elles sont imprimées en bas de page. Dans la vue de la mise en page, Word affiche les notes de bas de page telles qu’elles seront imprimées. Comme le texte des notes de bas de page utilise généralement une petite taille de police, il est plus efficace de travailler dans l’affichage normal.

Tous les éléments de présentation des notes de bas de page et de fin sont automatiquement formatés à l’aide de styles : Afin de préserver l’uniformité, vous ne devez modifier les textes des notes et les caractères qu’à l’aide des styles attribués : texte de la note de bas de page, caractère de la note de bas de page et titre de la note de bas de page/de fin.

Fig. 23 : Voici comment la note de bas de page apparaît en fin de page pour être éditée. Vous pourriez bien sûr exploiter les riches possibilités de formatage. Ici, vous voyez la note de bas de page et le texte de la note de bas de page dans l’affichage normal. Cliquez sur l’image pour l’agrandir

Dès que le curseur clignote derrière le signe de la note de bas de page, vous saisissez le texte de la note. Lorsque vous avez terminé, soit vous continuez à créer des notes de bas de page ou de fin, soit vous fermez la vue et revenez à la vue habituelle du document. Dans la vue Mise en page, il suffit pour cela de cliquer dans le texte « normal ».

Word propose une particularité dans cette fonction : Passez le curseur de la souris sur un passage du texte original pour lequel il existe une note de bas de page. La vue dans laquelle vous vous trouvez n’a pas d’importance. Attendez un instant et le texte de la note de bas de page apparaît à côté du texte dans une info-bulle, tant que le curseur de la souris reste sur le texte. Pour vérifier le texte des notes de bas de page dans la vue normale, vous n’avez donc pas besoin de passer dans la vue correspondante. Dans la vue de la mise en page, vous n’avez pas besoin de faire défiler la page jusqu’en bas pour voir le texte. Cette caractéristique est particulièrement pratique pour les notes de fin, qui se trouvent en effet de manière concentrée à la fin du document ou de la section. Si la procédure décrite ne fonctionne pas, activez la case à cocher Info-bulle via Outils -> Options dans l’onglet Affichage.

Contrairement aux notes de bas de page, les notes de fin peuvent être rassemblées à la fin du document ou de la section. Si vous travaillez avec un document central, les documents filiales représentent automatiquement des sections séparées à la fin desquelles les notes de fin peuvent être rassemblées. Les différences de traitement des notes de fin sont minimes. L’insertion au clavier se fait par[Ctrl]+[Alt]+[D] (Word 2000/XP/2003), sinon utilisez la même commande de menu que pour les notes de bas de page. Les autres possibilités de réglage sont très proches de celles des notes de bas de page. Bien que cela soit utile, vous n’avez pas besoin de décider immédiatement selon quelle méthode vous travaillez lorsque vous manipulez des notes de bas de page et de fin. Le bouton Convertir de la boîte de dialogue Options pour les notes de bas de page et de fin vous permet de décider ultérieurement si vous voulez convertir ou intervertir les notes.