Qu’est-ce que SharePoint ? Beaucoup d’utilisateurs de Windows ne connaissent pas ce terme. Dans ce petit article, nous vous présentons le logiciel de Microsoft issu du monde Office expliqué simplement.

1. Microsoft SharePoint – qu’est-ce que c’est ?

Pour répondre à la question de savoir ce qu’est SharePoint, nous devons examiner d’un peu plus près le portefeuille Office de Microsoft.

Avec Word, Excel et PowerPoint, Microsoft propose déjà trois des principaux produits Office de sa propre maison. Alors que l’utilisateur individuel ou les petits départements peuvent éventuellement encore se contenter d’un simple classement de fichiers, cela devient rapidement confus et chaotique dans les environnements de bureau plus importants : l’absence de versionnement, l’absence de niveaux d’autorisation, l’absence de collaboration commune sur les documents et la recherche difficile de documents Office dans des structures de dossiers confuses freinent la coordination et la collaboration sans faille dans le quotidien du bureau.

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Seul OneNote, dans la mesure où les fichiers sont stockés sur un lecteur réseau, peut être utilisé sans problème par plusieurs utilisateurs en même temps sur une base de données via la synchronisation. Pour Microsoft Outlook et ses fonctions d’équipe, un serveur Exchange est déjà nécessaire pour utiliser des calendriers, des courriers et des boîtes aux lettres ou des listes de tâches communs. Pour Word, Excel et PowerPoint, SharePoint est en revanche la plate-forme de choix, qui offre encore d’autres fonctions que le simple échange de documents.

Avec SharePoint, les entreprises peuvent créer leurs propres pages intranet pour les départements et les sous-groupes, sur lesquelles les documents communs sont non seulement plus faciles à trouver grâce aux méta-informations, mais permettent également l’accès (lecture, écriture).

1.1 Les avantages de SharePoint pour les utilisateurs

Les sites intranet peuvent contenir d’autres informations telles que des messages sous forme de blog, des wikis, des calendriers, des discussions en équipe et, bien entendu, un dépôt de documents. Les avantages de SharePoint pour l’utilisateur résident dans le fait que

• tous les contenus peuvent être consultés via un navigateur web sur le bureau ou en déplacement et peuvent également être édités dans le navigateur avec Office Online.
• Les documents tels que les textes ou les tableaux peuvent être retrouvés beaucoup plus facilement que dans une structure de fichiers classique grâce aux métadonnées et aux mots-clés.
• plusieurs collaborateurs peuvent travailler sur un document avec différentes plates-formes (PC, Mac ou appareil mobile).
• dans l’idéal, la page d’accueil peut également contenir d’autres informations importantes telles que des ordres de travail, des instructions, des dates importantes ou des annonces.

2. SharePoint expliqué simplement – quelles sont les fonctions de SharePoint ?

SharePoint comprend six domaines fonctionnels, qui sont nommés et définis comme suit par Microsoft :

• Sites
  Les sites sont l’élément central de SharePoint. Les entreprises peuvent concevoir et personnaliser des sites web à l’aide de modèles ou du concepteur SharePoint gratuit, les diviser en autant de sous-intranets que nécessaire pour les départements subordonnés et remplir les pages avec du contenu tel qu’une bibliothèque de documents, des nouvelles et des annonces sous forme de blog, de calendrier et de listes ainsi que d’autres éléments tels que des applications de tiers. SharePoint agit ici comme un système de gestion de contenu (CMS), mais adapté aux besoins des environnements de travail productifs.
• Communautés
  SharePoint doit encourager et faciliter la communication entre les collaborateurs et les services. Cela est rendu possible par la mise à disposition d’informations et de messages sous forme de blog, mais aussi par des fonctions de chat via les outils Microsoft comme Teams ou Skype.
• Contenu
  

  

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  Le cœur du logiciel est la bibliothèque de documents. Les fichiers tels que les documents Word, les feuilles de calcul Excel, les images, les fichiers PDF, etc. peuvent être stockés dans SharePoint et enrichis de métadonnées, telles que les catégories et les contenus, pour une recherche plus rapide. Le contenu déposé peut être édité directement dans le navigateur ou dans l’application de Word, par exemple, et être à nouveau déposé ultérieurement dans SharePoint, actualisé. Les documents peuvent être partagés avec d’autres utilisateurs ou groupes, partagés, gérés et édités simultanément.
• Recherche
  La fonction de recherche de SharePoint n’indexe pas seulement les noms de fichiers, mais aussi les métadonnées et même le contenu. Les documents peuvent être trouvés de cette manière beaucoup plus rapidement qu’avec une structure de dossiers classique.
• Composites
  Par « composites », Microsoft désigne la fonction qui permet de regrouper sur une page SharePoint différents éléments provenant d’autres applications Office ainsi que d’applications SharePoint de fournisseurs tiers. Pour cela, SharePoint dispose d’un SharePoint Store supplémentaire, dont les applications élargissent considérablement l’étendue des fonctions des pages SharePoint, par exemple un programme de formulaires, un glossaire wiki ou des applications de flux de travail complexes pour des solutions individuelles.
• Insights
  Les données d’entreprise, telles que les analyses de chiffre d’affaires ou les dépenses d’exploitation, peuvent être préparées dans SharePoint à partir de différentes sources et éditées sous forme de listes ou de graphiques.

Microsoft propose une formation vidéo sur SharePoint qui explique le démarrage rapide, l’introduction à SharePoint, la création de sites web, de contributions et de listes ainsi que le partage et la synchronisation de fichiers.

3. comment utiliser Microsoft SharePoint dans les entreprises ?

Microsoft propose aux clients deux possibilités d’utiliser le programme dans leur propre entreprise.

3.1 SharePoint Online

Avec SharePoint Online, qui fait partie de la famille Office 365, les entreprises peuvent utiliser le service en ligne à partir de 4,20 euros nets par utilisateur. Tous les fichiers et les données des utilisateurs sont stockés dans un nuage Microsoft, ce qui présente l’avantage pour les entreprises de ne pas avoir besoin de leur propre serveur. Avec l’aide de OneDrive for Business, qui a remplacé SharePoint Workspace, les données locales peuvent être synchronisées en ligne.

Microsoft propose plusieurs options en ligne qui, dans la plus grande variante (Office 365 E3), pour un peu moins de 20 euros par utilisateur et par mois, offrent non seulement des fonctions SharePoint performantes, mais aussi l’accès aux produits Office Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Access et Publisher, ainsi qu’un serveur Exchange en ligne, OneDrive for Business, Skype, Teams, Yammer et d’autres services.

3.2 Microsoft SharePoint Server

Pour les grandes entreprises disposant d’une infrastructure suffisante et d’un savoir-faire informatique, Microsoft propose également un serveur séparé qui héberge son propre intranet sur un serveur central. Le coût de la variante serveur est basé sur l’utilisation d’un modèle serveur/CAL (Client Access License, licence d’accès client). Vous avez donc besoin d’une licence non seulement pour le serveur SharePoint, mais aussi pour chaque personne/client qui accède au serveur SharePoint. Vous trouverez de plus amples informations dans la rubrique Licences.