Si vous souhaitez envoyer fréquemment des e-mails à un groupe, par exemple à des amis, des collègues de travail ou des membres d’une association, une liste de distribution d’e-mails s’impose afin d’écrire à tous et de ne pas oublier certains contacts. Dans l’article suivant, nous vous donnons des conseils sur la manière de créer une liste de diffusion à l’aide de différents programmes et fournisseurs, d’envoyer des messages à la liste de diffusion ou d’envoyer une newsletter professionnelle.

1. à ces fins, une liste de diffusion par e-mail est appropriée

Dans le cadre professionnel, selon le domaine d’activité, il est toujours nécessaire d’envoyer certains résultats, demandes ou offres sous forme d’e-mail au même cercle de destinataires parmi différents contacts. Dans le domaine privé, les listes de distribution d’e-mails peuvent également être pratiques pour les collègues d’une association, les amis ou tous les membres de la famille pour les inviter à une fête d’anniversaire ou à un mariage.
Si vous créez une ou plusieurs listes de distribution d’e-mails, vous bénéficiez des avantages suivants

• toujours les mêmes membres comme destinataires des messages,
• un gain de temps grâce à l’utilisation de listes de distribution, au lieu d’envoyer chaque mail individuellement.

2. comment mettre en place une liste de distribution d’e-mails

Pour configurer une liste de distribution d’e-mails, vous avez besoin d’une liste de distribution avec les contacts. Avec les adresses e-mail, vous créez ensuite la liste de distribution d’e-mails.

La procédure varie selon le programme et le service utilisés. L’application Mail installée avec Windows 10 et Windows 11 offre peu de fonctions et ne peut pas non plus créer de listes de distribution.

Nous décrivons donc des exemples avec Thunderbird et les services web de Gmail et Outlook.com. Pour les autres fournisseurs, vous trouverez ici les instructions pour créer une liste de diffusion : GMX, Web.de ou Yahoo. Que vous utilisiez Windows ou Mac n’a pas d’importance, car les services web fonctionnent de manière uniforme dans le navigateur.

Liste de diffusion dans Outlook: Pour le gestionnaire d’informations personnelles (PIM) Outlook, nous avons déjà rédigé une description détaillée de conseils sur la manière de créer une liste de distribution Outlook et d’envoyer ainsi un e-mail collectif ou un texte de Word ou un tableau d’Excel à plusieurs contacts.

2.1 Créer une liste de diffusion avec Thunderbird

Le client de messagerie gratuit et très populaire Mozilla Thunderbird est ici représentatif de nombreux autres clients de messagerie avec lesquels vous pouvez créer une liste de diffusion par analogie.

Cliquez dans la ligne de menu sur le carnet d’adresses, puis sur le bouton « Nouvelle liste ».

Dans la fenêtre suivante, vous pouvez ensuite donner un nom et une description à la liste et saisir les participants à la liste.

Si vous avez déjà des contacts dans votre carnet d’adresses, ils seront complétés lors de la saisie. Vous pouvez également glisser-déposer des contacts dans la liste de diffusion.

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Pour envoyer un message à la liste de diffusion avec Thunderbird, il suffit de saisir le nom de la liste de diffusion dans le champ du destinataire.

2.2 Configurer des listes de diffusion par e-mail avec Gmail

Que ce soit Gmail, Outlook.com, Yahoo, GMX ou d’autres services : Si vous souhaitez créer une liste de distribution d’e-mails avec ces services, vous devez le faire via les contacts des services respectifs. Pour créer une liste de distribution avec Gmail, vous devez passer dans les contacts de Google.

Sélectionnez tous les contacts pour la nouvelle liste de distribution et cliquez sur l’icône de l’étiquette.

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Donnez un nom approprié à la nouvelle liste de distribution.

Vous pourrez alors par la suite adresser de nouveaux mails en utilisant le nom de la liste de distribution.

2.3 Configurer une liste de diffusion avec Outlook.com

Dans Outlook.com, le service de messagerie gratuit de Microsoft, la fonction permettant d’envoyer des e-mails à plusieurs personnes s’appelle « liste de contacts ». Pour créer une nouvelle liste de contacts, cliquez sur l’icône de contact dans la barre d’outils de gauche, puis sur Nouveau contact -> Nouvelle liste de contacts.

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Vous attribuez le nom de la liste de contacts directement dans l’en-tête et pouvez ensuite ajouter des contacts à la liste à partir des contacts existants ou saisir directement de nouvelles adresses e-mail.

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En envoyant un nouveau courriel au nom de la liste de diffusion, vous pouvez maintenant envoyer un message à la liste de diffusion.

3. vous pouvez cacher la liste de distribution via la copie cachée

Si vous saisissez les données de contact de la liste de diffusion dans le champ À, tous les destinataires peuvent non seulement voir qui reçoit encore le mail, mais aussi répondre à tout le monde avec une « réponse à tous », ce que beaucoup de destinataires ne souhaitent justement pas. Si vous voulez éviter cela , mettez les adresses de la liste de distribution en BCC (Blind Carbon Copy). Les destinataires du message ne peuvent alors plus voir qui a encore reçu le mail.

Le champ BCC est masqué par défaut dans de nombreux programmes de messagerie. Dans Outlook par exemple, vous pouvez afficher le champ BCC via l’entrée « Options » dans le ruban d’un mail.

Dans Apple Mail, vous devez d’abord activer le champ « Copie invisible » via Apple Présentation -> Champ d’adresse « Copie invisible ».

4. envoyer des newsletters professionnelles

Il est possible de réaliser une liste de distribution dans un cercle de collègues ou un club sportif par ce biais. Dans un environnement professionnel, par exemple pour des campagnes de marketing ou des informations destinées aux clients, la voie décrite avec une liste de distribution présente plusieurs inconvénients:

• Vous devez envoyer le message par BCC pour protéger les autres destinataires, ce qui n’est pas très professionnel.
• Les messages ne sont pas personnalisés, n’ont pas la bonne formule de politesse ni le bon nom dans l’objet.
• La mise en page des courriers n’est souvent pas très attrayante.
• L’envoi de courriers à un très grand nombre de destinataires est refusé ou non distribué par de nombreux serveurs de messagerie en raison de soupçons de spam.

Pour contourner ces problèmes, il existe des programmes et des services web séparés qui permettent de créer des newsletters professionnelles et d’autres messages en tant que personne privée ou entreprise à des listes de distribution d’e-mails et d’envoyer les messages individuellement à chaque destinataire afin qu’ils ne soient pas directement classés comme spam.

Le marketing et les campagnes de newsletter sont souvent gérés par des outils en ligne tels que Mailchimp, CleverReach ou Rapidmail. Les fournisseurs proposent des tarifs gratuits et payants avec des fonctions spéciales comme par exemple l’envoi différé, différentes mises en page et designs, des fonctions de texte comme Word, des mails personnalisés avec une véritable formule de politesse, la possibilité de se désinscrire de la liste de distribution et bien plus encore. De nombreux services proposent également des interfaces et des plug-ins vers des systèmes CRM, CMS et de boutique en ligne afin de réduire au maximum les tâches administratives. Comme les fournisseurs sont également certifiés conformes au RGPD, vous pouvez confier les données d’adresses de vos clients à ces services.

Vous trouverez une comparaison des différents fournisseurs de newsletters sur le web ici sur WinTotal.

4.1 Programmes de bureau pour l’envoi de newsletters

Pour le bureau, il existe une solution gratuite sous Windows, par exemple SuperMailer. Ce freeware permet de créer des newsletters et des mailings en série en important les contacts d’un fichier texte, des contacts Outlook ou d’une liste Excel. La version gratuite est limitée à 100 destinataires.

D’autres programmes recommandés pour l’envoi de newsletters sous Windows sont Newsletter Pro ou MailList Controller.

Problèmes des solutions locales: Nous déconseillons une solution « locale », car l’envoi avec une adresse de messagerie privée à un très grand nombre de destinataires pose souvent des problèmes et les services web sont non seulement plus faciles à utiliser, mais peuvent également être utilisés par plusieurs utilisateurs avec la même base de données.

5) Prudence lors de l’envoi de la newsletter

N’envoyez jamais de newsletter à des destinataires qui n’ont pas donné leur accord préalable. L’envoi non sollicité d’une newsletter peut entraîner des poursuites civiles. Pour que l’envoi de la newsletter soit conforme à la loi , il faut obtenir au préalable le consentement actif de chaque destinataire, souvent par le biais de fonctions d’inscription et de désinscription sur le site web de l’entreprise. De nombreux fournisseurs mentionnés au point 4 proposent une telle fonction à intégrer dans leurs propres offres web.

Cet article vous explique comment envoyer une newsletter conforme au RGPD en trois étapes.