L’Allemagne n’a pas une bonne réputation en matière de numérisation, et souvent, elle l’a malheureusement bien méritée. Il n’y a pas beaucoup de pays où les collaborateurs d’une entreprise peuvent encore parler de vouloir faxer les documents nécessaires le plus rapidement possible sans éclater de rire ensuite.

Pour l’e-facture également, le début de la transition a été très lent. De nombreuses factures passent encore par la voie postale, et ce n’est qu’en 2020 que l’alternative électronique a été imposée aux acheteurs publics de la Confédération.

Pourtant, il y a beaucoup d’arguments en faveur de la numérisation de la facturation. Dans cet article, nous vous donnons un aperçu des avantages de l’e-facture ainsi que des procédures à suivre pour l’établir. Vous pourrez ainsi évaluer vous-même si cela vaut la peine de faire la transition pour établir des factures électroniques à l’avenir.

1. quels sont les avantages de la facture électronique ?

Les factures électroniques sont établies sur la base d’enregistrements XML lisibles par des machines. Cela rend possible un traitement automatisé des données. Lors du passage aux factures électroniques, les processus de travail manuels antérieurs sont donc supprimés, ce qui se répercute sur les coûts et le temps de travail.

1.1 Les factures électroniques permettent de réduire les coûts

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Les coûts du processus de facturation peuvent paraître faibles au premier abord, mais dans le processus manuel, ils deviennent un compagnon permanent et régulier. Pour les entreprises en particulier, des sommes importantes s’accumulent rapidement en raison du matériel et de l’expédition.

Les frais de matériel sont liés au papier et à l’impression, et les frais de port doivent être payés pour chaque envoi. En outre, le traitement par du personnel spécialisé est un facteur de coût. Même si le personnel est déjà présent, le traitement prend du temps qui n’est pas disponible pour d’autres opérations, ce qui signifie soit des heures supplémentaires, soit de la main-d’œuvre supplémentaire.

Toutefois, les coûts ne se limitent pas à ces aspects plus évidents. Le stockage de données sur papier peut s’avérer étonnamment coûteux, surtout pour les grandes entreprises qui doivent consacrer des locaux entiers à l’archivage des factures.

En revanche, les e-factures offrent souvent la possibilité d’un traitement gratuit, même si de nombreux logiciels de facturation proposent des fonctionnalités avancées avec des abonnements mensuels.

1.2 Les e-factures permettent de gagner du temps et de réduire les déplacements.

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Les économies de temps réalisées grâce aux e-factures se font de différentes manières. Le facteur le plus visible est la suppression du trajet d’envoi. Le destinataire reçoit ainsi l’argent plus rapidement. Les éventuelles questions peuvent également être résolues sans délai.

Le temps de traitement interne est économisé lors de l’envoi et de la vérification. L’affranchissement des enveloppes, la réalisation de scans pour l’archivage, le trajet postal et le temps d’acheminement entre les différents services ne jouent plus aucun rôle.

2. que doit-on garantir lors de l’établissement des factures ?

Si une entreprise souhaite passer aux e-factures, il s’agit tout d’abord de remplir certaines conditions. Ces directives doivent également être respectées lors du traitement ultérieur.

1. Lisibilité. La facture doit pouvoir être lue par des personnes à l’aide de médias électroniques actuels.
2. L’authenticité. L’émetteur de la facture doit pouvoir être identifié.
3. L’intégrité. La facture doit comporter les informations requises par la loi sur la TVA.
4. Consentement du destinataire. Le consentement ne doit pas être actif, une absence d’opposition vaut consentement.

Ces conditions doivent être garanties par une piste d’audit interne. La forme exacte de cette piste d’audit est laissée en grande partie à l’appréciation des entreprises. Une procédure de contrôle électronique s’impose toutefois en raison du traitement électronique déjà en cours.

3. quel est le processus d’établissement des factures électroniques ?

Même si vous créez des e-factures, le processus est presque identique à celui des factures sur papier ou sur Excel. Seulement, vous avez besoin pour cela du logiciel correspondant. Il s’agit de programmes de facturation ou de comptabilité.

Alors que pour certains d’entre eux, un service spécifique est gratuit, les fonctions avancées doivent être achetées si nécessaire. Les logiciels sont proposés par les organismes les plus divers, le service S-Rechnung easy est par exemple lié à la Sparkasse.

Attention : comme de nombreux services ne sont présents qu’en ligne, il peut y avoir des changements dans les offres qui ne sont pas représentées dans les anciens guides. Dans certains endroits, la Z-facture est encore recommandée pour le standard ZUGFeRD, mais elle n’est plus disponible en tant qu’application.

Les normes en vigueur pour les e-factures sont plus importantes. En effet, pour que l’avantage des e-factures se concrétise, il faut un traitement uniforme.

Pour la plupart des entreprises, l’établissement de factures X est devenu la norme. Mais le format de facture ZUGFeRD est également courant dans de nombreux endroits.

3.1 Créer des XFactures

Les différents sigles peuvent prêter à confusion, mais en fin de compte, la XFacture n’est qu’une forme d’e-facture qui a été spécialement établie comme norme. Elle suit la norme européenne qui s’applique à la facturation électronique.

Le § 4 de l’ERechV (ordonnance sur l’e-facture) accorde à XRechnung une préférence par rapport aux autres normes. Cela a notamment pour but d’uniformiser les processus afin de pouvoir utiliser plus largement les factures électroniques.

3.2 Créer des factures via ZUGFeRD

ZUGFeRD, abréviation de Zentraler User Guide du Forum elektronische Rechnung Deutschland, est un type de facture dans lequel les fichiers PDF sont liés au fichier XML lisible électroniquement.

Vous pouvez télécharger et utiliser ZUGFeRD gratuitement. Il répond à la norme européenne tout comme XFReacture, mais a été créé en tenant compte des exigences de l’économie.

En fin de compte, les deux normes sont utilisables sans problème, ZUGFeRD ayant souvent la préférence pour l’envoi de factures entre entreprises, tandis que XRechnung est utilisée lorsque vous établissez des e-factures à l’État fédéral ou que vous interagissez d’une autre manière avec l’administration fédérale dans le domaine de la comptabilité.

4. comment envoyer la facture créée ?

Si la création d’une facture électronique peut d’abord sembler être un obstacle, son envoi ne l’est pas. En règle générale, l’envoi et la réception du fichier se font tout simplement par e-mail.

Mais certains donneurs d’ordre, comme l’État fédéral, permettent de télécharger manuellement les fichiers sur leur site plutôt que par courrier électronique. Et dans certains cas, le DE-Mail est une alternative proposée, ce qui peut faciliter l’identification de l’authenticité.

Il est également possible d’utiliser le réseau Peppol pour la transmission.

En fin de compte, l’envoi est rapide et sans frais supplémentaires dans toutes les variantes. Que vous établissiez votre facture annuelle ou que vous gériez vos paiements quotidiens, la transmission des factures s’effectue en un seul clic.