Microsoft Office 2019 ne contiendra plus OneNote. La variante de bureau faisant partie du pack Office est abandonnée, les utilisateurs sont invités à passer à la variante gratuite de l’application UWP. Microsoft OneNote sera finalement maintenu et fera toujours partie du pack Office. Bien qu’elle continue d’être maintenue, cette version est plutôt exclue pour l’environnement professionnel, car OneNote en tant qu’application ne peut enregistrer les carnets de notes que dans OneDrive et n‘offre pas de possibilité de stockage avec synchronisation pour plusieurs utilisateurs sur des partages réseau. Pour de nombreuses entreprises, la recherche d’alternatives à Microsoft OneNote commence.

Addendum 10/11/2019 – OneNote fera à nouveau partie de Microsoft Office à l’avenir

Lors de la conférence Ignite 2019, Microsoft a surpris à trois reprises en ce qui concerne OneNote.

1. Le support de OneNote 2016 a été prolongé jusqu’en 2025.
2. OneNote sera également réintégré dans Office et inclus dans le pack Office 2019 et Office 365.
3. Comme troisième information, Microsoft prévoit de remettre le code de l’application Office OneNote ainsi que celui de l’application Windows sur la même base de code.

La crainte de voir Microsoft abandonner OneNote devrait ainsi être écartée. Cela devrait soulager les entreprises qui utilisent OneNote pour la structure de leurs documents et le classement de leurs informations.

Microsoft OneNote, dédaigné par les utilisateurs privés, apprécié dans le milieu professionnel

Microsoft OneNote a toujours été un élément de la suite Office. Alors qu’une partie des utilisateurs d’Office ne connaît ni n’utilise OneNote, il existe également de nombreux utilisateurs intensifs du produit. Pour ce groupe cible en particulier, OneNote est bien plus qu’un simple recueil de notes pour les listes de courses ou les listes de choses à faire.

Le programme divise sa base de données en autant de carnets de notes que nécessaire, qui peuvent à leur tour contenir leurs propres sections. L’utilisateur peut ainsi créer des carnets de notes pour différents thèmes et les structurer de manière judicieuse à l’aide des sections. Sous les sections se trouvent des pages qui peuvent contenir non seulement du texte pur, mais aussi des documents Office, des graphiques, des pages web, etc. Pour les contenus provenant de pages web, OneNote ajoute également la source sous forme d’URL, et pour les modifications effectuées par d’autres collaborateurs, leur nom d’utilisateur sur le réseau.

L’intégration à Microsoft Office est justement l’un des points forts. Vous pouvez ainsi publier des contenus directement dans OneNote et également définir si le contenu doit y être publié uniquement en tant que fichier ou en tant que « contenu ». La différence : les contenus sont recherchés et trouvés grâce à la recherche plein texte. L' »imprimante OneNote » vous permet en outre d' »imprimer » dans OneNote à partir de n’importe quelle autre application et d’insérer ainsi par exemple des documents PDF dans OneNote. La fonction OCR intégrée trouve ici aussi sans problème les contenus grâce à la recherche plein texte, qui recherche automatiquement dans tous les carnets et affiche les résultats dès la saisie. Grâce à ce concept, OneNote remplace souvent la mise en place complexe de collections de connaissances via un wiki ou d’autres systèmes. En fait, l’endroit où se trouvent les contenus n’a pas d’importance, car la recherche mène toujours au but.

Nous avons décrit en détail le fonctionnement exact de OneNote dans l’article « Microsoft OneNote – testé et jugé très bon ».

Différences entre la version de bureau de OneNote du pack Office et les versions gratuites de OneNote

Microsoft OneNote est disponible en plusieurs versions qui ne se distinguent qu’en y regardant de plus près.

Version de OneNote	Stockage OneDrive	Stockage OneDrive Business avec SharePoint	Stockage local/réseau
OneNote 2016	✓	✓	✓
OneNote 2016 (gratuit)	✓	✗	✗
Application Win 10 (bureau et mobile)	✓	✓	✗
OneNote en ligne	✓	✓	✗
OneNote pour iOS	✓	✓1	✗
OneNote pour Android	✓	✗	✗
OneNote pour Mac	✓	✓1	✗

1 = seulement avec un abonnement valide à Office 365

Actuellement, il existe donc encore trois versions de OneNote pour le bureau Windows.

Application OneNote UWP pour Windows 10

L’application UWP gratuite sur le bureau et dans le menu de démarrage de Windows 10 a été optimisée pour l’utilisation tactile par rapport à la variante classique du bureau et peut également être utilisée avec un stylet numérique, comme le proposent les tablettes Microsoft Surface, la reconnaissance de l’écriture manuscrite prenant alors tout son sens. La saisie au stylet est également la raison pour laquelle la variante de l’application dispose d’un grand nombre d’options de dessin. OneNote pour Windows 10 ne stocke toutefois ses données que dans le cloud (OneDrive) et ne propose pas de stock de données local.

La variante App est également celle que Microsoft continuera à entretenir à l’avenir.

Télécharger gratuitement Microsoft OneNote pour Windows 10.

OneNote 2016 pour Windows

Microsoft OneNote 2016, qui fait partie du pack Office, est la dernière version en tant que programme de bureau et offre actuellement encore beaucoup plus de fonctions et de possibilités par rapport à la variante app. L’interaction avec d’autres applications Office telles qu’Outlook en est un exemple, mais cela pourrait changer à moyen terme si Microsoft met fin à la version de bureau uniquement. Par rapport à OneNote pour Windows 10, OneNote 2016 pour Windows peut également enregistrer des carnets de notes en local et même sur des lecteurs réseau. Grâce à la fonction de synchronisation intégrée, il est même possible d’utiliser les données avec plusieurs utilisateurs en même temps. OneNote synchronise automatiquement les données avec la source.

OneNote 2016 (gratuit)

Il existe également une variante gratuite de OneNote 2016 en dehors du pack Office. Celle-ci est en principe identique à OneNote 2016 pour Windows du pack Office, mais il lui manque certaines fonctions comme l’échange de données avec Outlook, l’intégration de tableaux Excel ou l’exportation de textes au format Word. De plus, même la version gratuite n’utilise que OneDrive comme destination de stockage pour les carnets de notes. Pour les utilisateurs de Windows 7 ou Windows 8, il s’agit de la seule version de OneNote actuellement disponible.

Télécharger maintenant gratuitement Microsoft OneNote 2016 pour Windows 7 ou Windows 8

Différences en détail entre OneNote pour Windows 10 et OneNote 2016

Dans un article plus important intitulé « Quelle est la différence entre OneNote et OneNote 2016 ? », Microsoft a une nouvelle fois mis en évidence les différences entre OneNote pour Windows 10 et OneNote 2016 et les a présentées de manière claire.

Suppression de OneNote avec Office 2019

Microsoft a annoncé dans un article de blog d’avril 2018 qu’avec le lancement d’Office 2019 à la fin de l’été 2018, OneNote disparaîtrait en tant que partie intégrante de Microsoft Office. Les utilisateurs devront utiliser à la place l’application OneNote du Microsoft Store, qui sera non seulement maintenue, mais même proposée gratuitement. Microsoft justifie cette décision par le fait qu’elle souhaite intégrer un nouveau moteur de synchronisation dans l’application OneNote, qui peut également être utilisée sur les plateformes Mac, iOS et Android. OneNote sera donc probablement aussi proposé en tant qu’application sur ces plates-formes.

Avec cette mesure, Microsoft concrétise ce que les utilisateurs de OneNote soupçonnaient déjà depuis la version 2016, car par rapport à la version 2013, il n’y avait pratiquement plus de nouveautés ni d’améliorations significatives dans la dernière version.

Période de transition pour les utilisateurs de OneNote 2016

Microsoft s’est également exprimé sur OneNote 2016 dans l’article lié ci-dessus. Dans la mesure où celle-ci est déjà installée sur le système, l’installateur d’Office 2019 vérifie si OneNote a déjà été exécuté dans le passé. Si c’est le cas, OneNote 2016 est conservé et peut continuer à être utilisé dans un premier temps. Mais comme le support pour Office 2016 expire en octobre 2020 (avec un support étendu payant en octobre 2025), il ne reste que deux ans aux utilisateurs sérieux de OneNote 2016 pour passer à la variante app de OneNote, s’il n’y avait pas un problème crucial d’emplacement de stockage.

OneNote sans OneDrive ?

Après OneNote 2016, selon la planification actuelle, aucune autre version de OneNote ne pourra plus lire et écrire des carnets de notes localement ou sur des lecteurs réseau. Microsoft OneNote dépendra alors obligatoirement de l’utilisation de OneDrive.

De même, le travail en commun sur des carnets de notes avec l’application ne sera plus possible que via OneDrive for Business dans le cadre de l’abonnement à Office 365. La seule solution est d’utiliser un serveur SharePoint à part entière, qui ne stocke pas les données de OneDrive for Business chez Microsoft, mais dans son propre environnement réseau. Pour les petites entreprises en particulier, cela représente toutefois un effort très important.

OneNote est donc exclu à l’avenir dans de nombreuses entreprises en tant que recueil de connaissances, classement structuré de données ou de rapports commerciaux, documentation de processus commerciaux, etc.

Les décideurs et les utilisateurs intensifs concernés devraient donc chercher dès maintenant des alternatives à OneNote. Les exigences pour le logiciel alternatif dépendent fortement du domaine d’utilisation actuel et de l’étendue des fonctions souhaitées. C’est pourquoi nous allons aborder ci-après différents programmes qui pourraient constituer une alternative pour votre entreprise en fonction de leur utilisation.

Conseil : Importer des carnets de notes locaux de OneNote dans OneDrive: Si vous souhaitez utiliser vos carnets de notes locaux dans le cloud à l’avenir, vous pouvez les partager directement de OneNote 2016 vers OneNote. Pour ce faire, cliquez sur Fichier -> Partager. Vous pouvez encore donner un nom au carnet de notes, qui sera alors sauvegardé dans OneDrive.

Vous pouvez rouvrir ce carnet de notes avec l’application OneNote de Windows 10 en cliquant sur « Autres carnets de notes », en synchronisant les données avec OneDrive et en ouvrant le carnet de notes nouvellement partagé via « Autres carnets de notes » dans l’application.

Alternatives à OneNote sans connexion au cloud obligatoire

Si vous arrivez à la conclusion que le stockage des carnets de notes dans le cloud de Microsoft n’est pas une option pour vous et que vous êtes toujours tributaire d’un stockage local des données (ou d’un réseau pour la capacité de travail en équipe), il n’y a pas d’autre solution que de trouver une alternative à OneNote et donc de passer à une autre solution.

Le choix de la solution dépend de l’utilisation que vous avez faite de OneNote jusqu’à présent. Il existe d’innombrables solutions spéciales qui ne sont pas abordées ici, mais que nous avons regroupées dans notre rubrique « Programmes de base de données et de notes ».

D’autres solutions, avec leurs avantages et leurs inconvénients, sont par exemple les suivantes

Microsoft SharePoint

Dans les grands réseaux, un service SharePoint pourrait éventuellement servir de remplacement, dans la mesure où il s’agissait jusqu’à présent du simple classement de documents Office. Le travail avec SharePoint est représenté par des équipes, les collaborateurs pouvant accéder entre eux aux données des projets. La structure SharePoint permet de mieux représenter le travail commun sur les documents. Elle n’offre toutefois pas la simplicité d’utilisation et de collaboration que permet OneNote.

Notre article « À qui s’adresse Microsoft SharePoint ? » donne un aperçu plus détaillé de Microsoft SharePoint.

Interaction entre le serveur SharePoint et OneDrive for Business
Comme nous l’avons déjà expliqué plus haut, l’interaction entre OneDrive for Business et un serveur SharePoint autonome permet d’obtenir que les données ne se trouvent pas dans le cloud mais dans SharePoint et que, dans ce cas, OneNote utilise également ce « propre stockage » au lieu du cloud. Microsoft a documenté cette utilisation dans un article spécifique « Aperçu de OneDrive for Business dans SharePoint Server ».

Solutions wiki

Les solutions wiki ont justement été conçues pour la collecte et le stockage de collections de connaissances. Si vous avez utilisé OneNote principalement pour cela jusqu’à présent, un wiki pourrait être une alternative. La syntaxe de saisie autrefois abstraite des systèmes wiki a été considérablement améliorée au cours des dernières années et complétée par des éditeurs WYSIWYG, la possibilité de joindre des fichiers et des références croisées automatiques. La liste des systèmes wiki disponibles est désormais énorme et comprend des poids légers comme DokuWiki jusqu’à des poids lourds comme MediaWiki, qui est également utilisé par Wikipedia. La mise en place de MediaWiki, par exemple, n’est toutefois pas très triviale et nécessite un serveur web avec une base de données. Le fait qu’un wiki ne soit utilisé que par le biais d’un navigateur web entraîne la suppression de nombreuses fonctionnalités de bureau chères à OneNote.

Une alternative légère, qui fonctionne sans serveur ni base de données, est le wikidPad gratuit. Contrairement aux autres wikis, wikidPad fonctionne comme une application de bureau et utilise des fichiers texte purs comme base de données. La saisie et le formatage sont toutefois plutôt inconfortables et ne constituent donc vraiment une variante que lorsqu’il s’agit de collections de connaissances simples sans formatage nécessaire ou d’intégration d’objets.

Evernote

L’application multiplateforme Evernote a toujours été une alternative à OneNote et offre en principe des fonctions similaires, mais avec un guidage de l’utilisateur et une approche très différents pour y représenter des contenus. Evernote fonctionne également avec des carnets de notes, mais ne connaît pas de sections ou de hiérarchie comme OneNote et utilise plutôt des mots-clés et des tags pour structurer les contenus et les retrouver. En revanche, OneNote offre une interface un peu plus facile à utiliser et beaucoup plus de possibilités pour organiser le contenu des pages de notes.

A l’exception d’une variante Basic limitée, Evernote n’est toutefois proposé que sur le modèle de l’abonnement. Comme Evernote peut être utilisé sur de nombreuses plates-formes et également sur le web, le logiciel offre une synchronisation pour l’utilisation des informations sur tous les systèmes et plates-formes et utilise pour cela une solution cloud. L’utilisateur peut toutefois créer des carnets de notes locaux qui sont exclus de la synchronisation et donc du transfert de données vers Internet. Contrairement à ce qui est indiqué sur le site web, cela est (encore ?) possible avec la version de base gratuite. Mais l’utilisateur perd ainsi des fonctions comme l’OCR de graphiques ou de fichiers PDF, car la reconnaissance de texte est représentée par le serveur d’Evernote.

Malgré cette limitation, Evernote est une alternative sérieuse à OneNote avec des carnets de notes locaux, d’autant plus qu’il est possible d’importer des données de toutes sortes, y compris des carnets de notes locaux de OneNote, dans la variante de bureau d’Evernote. Les possibilités de mise en page limitées d’Evernote peuvent toutefois nuire à l’affichage des contenus de OneNote, ce que l’on connaît également pour d’autres formats Office lors de l’échange avec des programmes Office étrangers. Pour une importation directe depuis OneNote, il est nécessaire de disposer d’une version de bureau de OneNote en plus d’Evernote.

Synology Note Station

Les fabricants de NAS proposent depuis longtemps déjà, en plus des services de serveur de données purs, d’autres fonctionnalités, par exemple des serveurs multimédia, des tâches de sauvegarde sur le réseau local, des serveurs de chat, de CArdDAV et de calendriers, des serveurs web, des systèmes wiki comme DokuWiki ou MediaWiki, mentionnés précédemment, et bien d’autres encore.

Avec la Note Station, Synology propose en outre, en tant que partie intégrante du DiskStation Manager, une solution autonome dans le style de OneNote, mais qui n’héberge ses données que sur le NAS domestique. La Note Station propose non seulement une liste Todo avec gestion des rendez-vous, mais aussi des notes classiques qui sont organisées dans des carnets de notes.

L’utilisation via le navigateur web est un peu fragile, mais fonctionne. Un webclipper, également proposé par OneNote ou Evernote, intègre automatiquement les contenus des navigateurs web dans les notes si on le souhaite. La Note Station propose également des clients mobiles pour iOS et Android qui se synchronisent avec le stock de données sur le NAS dans votre propre réseau local. Vous restez ainsi toujours maître de vos propres données. Les possibilités de création de Note Station sont toutefois très limitées.

Dans une vidéo, la Note Station (dans une version plus ancienne) est présentée en comparaison avec Evernote :

https://www.youtube.com/watch?v=aHB5T2naocg

Des fabricants comme Q-Nap proposent également des solutions comparables.

CherryTree

Le logiciel libre CherryTree est un autre logiciel de prise de notes qui se base sur une structure hiérarchique des données. Le logiciel enregistre l’ensemble des données dans un fichier XML ou une base de données SQLite. Parmi les caractéristiques du logiciel open source, qui est disponible pour Linux et MacOS en plus de Windows, on trouve une interface utilisateur simple avec un éditeur WYSIWYG, différents formats de listes, des hyperliens, le support du texte enrichi, un correcteur orthographique et quelques autres. CherryTree est moins adapté aux documents existants qui doivent être repris.

KeepNote

Tout comme CherryTree, KeepNote offre une structure hiérarchique pour les notes de toutes sortes et peut en grande partie rivaliser avec CherryTree. KeepNote est également disponible pour différentes plateformes et utilise HTML et XML comme format de fichier, il ne nécessite donc pas de service serveur en arrière-plan.

Jolin

Joplin est une gestion libre d’informations et de notes dans le style d’Evernote ou de Microsoft OneNote. Les carnets de notes peuvent être enregistrés localement, sur des lecteurs réseau ou des services cloud comme Nextcloud, Dropbox, OneDrive, WebDAV et synchronisés à partir de là. L’importation de données n’est toutefois possible qu’à partir d’Evernote, de sorte que les utilisateurs de OneNote doivent d’abord passer par une étape intermédiaire.

VistaWiki

Contrairement à son nom, VistaWIKI n’est pas un wiki classique, mais un logiciel de prise de notes facile à utiliser, dans le style de OneNote ou Evernote, mais qui stocke les données localement et ne dépend donc pas d’un service de cloud. Le programme est portable, ne nécessite donc aucune installation et offre, grâce à l’éditeur WYSIWYG, de nombreuses possibilités de visualisation et de structuration des entrées de données, qui sont classées par chapitres, par arborescence et par mots-clés. L’exportation des données est possible dans différents formatstels que PDF, RTF ou HTML. Le logiciel est en principe gratuit, mais il est financé par des dons. En faisant un don, vous aurez également accès à l’application Reader pour les appareils Android et à quelques fonctionnalités supplémentaires.

Autres alternatives

Le nombre d’alternatives possibles à OneNote est plus important qu’on ne le pensait au départ, les candidats ne représentant en général qu’une petite partie des possibilités. Pour savoir si des candidats comme CintaNotes, Zim, OpenNote ou Notezilla conviennent à votre domaine d’utilisation, vous devez effectuer un test de production.

Conclusion

OneNote est et reste un outil puissant entre des mains expertes. L’abandon de la possibilité d’enregistrer également les données localement ou sur un lecteur réseau avec l’édition issue du pack Office pose de gros problèmes à de nombreux utilisateurs. Tout le monde ne peut pas ou ne doit pas simplement confier des données sensibles à un fournisseur de cloud. Selon le cas d’application, d’autres solutions entrent en ligne de compte. Pour les textes sans formatage important, les programmes KeepNote ou CherryTree pourraient être le choix approprié, Note Station pour les propriétaires d’un NAS Synology serait également une alternative. Actuellement, seul Evernote s’approche de la richesse fonctionnelle de OneNote, mais ses fonctions restent limitées en cas d’utilisation de carnets de notes locaux. Un wiki devrait, dans la plupart des cas, dépasser le cadre de l’effort à fournir, surtout pour la saisie et la préparation de contenus.

Il reste à espérer que Microsoft reconsidère ses projets et ouvre au moins une porte de sortie aux utilisateurs de Microsoft Office en permettant à moyen terme un stockage en dehors du cloud. Il serait encore temps de le faire d’ici 2020.