Dans notre boîte de réception, nous avons trouvé le problème suivant, tiré de la pratique : comment créer dans Word un pied de page qui affiche sur chaque page le numéro de page (x) de (y) pages totales et sur la dernière page uniquement le numéro de page total (y) ?

Notions de base

Pour comprendre la solution et l’approche de la solution, il est nécessaire d’expliquer quelques notions de base.

Le pied de page est une zone de page spéciale dans un document, en dehors de la zone de texte normale, qui est automatiquement répétée sur chaque page d’une section de document. Pour la solution documentée ci-dessous, le document n’est pas divisé en sections supplémentaires.

Un champ désigne des zones de texte spécialement créées dans Word qui, à l’aide de repères de texte ou de fonctions définis, effectuent des calculs simples ou affichent des informations sur le document, telles que le numéro de page, la date d’impression ou des informations système dans le document. Les champs peuvent être insérés à l’aide de la séquence de commandes Insérer, Modules de champ, Champ (combinaison de touches ALT + E + F) ou manuellement. Les crochets de champ nécessaires sont créés lors d’une saisie manuelle avec la combinaison de touches CTRL + F9 et actualisés avec la touche de fonction F9. La commande ‚Actualiser‘ permet à Word d’analyser la fonction de champ, d’effectuer d’éventuels calculs ou de demander des informations système et d’afficher le résultat dans le document – si aucune erreur ne survient.

Ombrage des champs

Dans l’affichage standard de Word, les zones contenant des champs ne sont pas visibles ou ne le sont que si l’on sélectionne la zone de texte correspondante. Avant de s’attaquer à la solution, les champs devraient toujours être visibles. Pour cela, il faut utiliser la commande Fichier (ou le bouton Office dans les versions précédentes), Options, Avancé, Afficher la zone Contenu du document. On y trouve la zone de liste Ombrage des champs, qui devrait être réglée sur „Toujours“ dès que l’on commence à travailler avec des fonctions de champ.

Numéros de page

À l’aide des champs déjà mentionnés, Word peut afficher les numéros de page de manière automatisée. Voyons pour commencer ce que Word lui-même peut faire pour résoudre ce problème.

1. Double-cliquez dans la zone d’en-tête du document, puis cliquez sur „Basculer vers le pied de page“ pour accéder à la zone de pied de page qui doit contenir le numéro de page souhaité.
2. En cliquant sur l’icône Numéro de page, puis sur Numéros de page, vous trouverez tout en bas une entrée „Chiffres en gras“ qui, avec l’affichage „Page 1 sur 1“, est très proche de notre problème.

   

3. Après le collage, les zones avec les fonctions de champ devraient maintenant être visibles en gris.
   
4. Pour passer de la vue du résultat à la vue de la fonction de champ, le texte est entièrement sélectionné et la combinaison de touches SHIFT + F9 est activée. Alternativement, la commande „Fonctions de champ activées/désactivées“ se trouve dans le menu contextuel de la sélection.
   
5. Les crochets de champ et les fonctions sont ensuite visibles :
   

Dans cette illustration, on peut voir que la fonction de champ PAGE représente le nombre de pages de la page actuelle et NUMPAGES le nombre total de pages. Les soi-disant interrupteurs de champ commençant par * servent au formatage de l’affichage du nombre de pages et n’ont pas d’importance pour le problème actuel.

Si l’on n’exigeait pas que seul le nombre total de pages soit visible sur la dernière page, le problème serait résolu après quelques mises en forme finales. Les formatages ne doivent d’ailleurs être effectués que dans n’importe quel pied de page. Grâce à la particularité du pied de page, les modifications sont automatiquement répercutées sur toutes les pages.

Modifier manuellement les fonctions de champ

Si l’on se réfère à la problématique selon laquelle le nombre de pages (x) de (y) pages totales doit être affiché sur chaque page, mais que seul le nombre total de pages (y) doit être affiché sur la dernière page, la fonction de champ ci-dessus n’est pas encore suffisante. Il faut ajouter la condition que la partie ci-dessus ne soit utilisée que si le nombre de pages PAGE n’est pas égal au nombre total de pages NUMPAGES.

Word propose pour cela une fonction de champ IF qui ressemble à la formule si d’Excel :

Il suffit donc d’adapter la fonction de champ existante en conséquence :

1. La fonction de champ déjà existante dans le pied de page est sélectionnée et transférée dans une fonction de champ supérieure à l’aide de la combinaison de touches CTRL + F9. (Les boutons existants et le formatage ont été supprimés pour des raisons de clarté).
   
2. La fonction IF est créée conformément à la syntaxe illustrée ci-dessus. Les champs supplémentaires nécessaires sont placés dans des parenthèses de champ, créées avec CTRL + F9. Les deux textes alternatifs (texte si-vrai ou texte si-faux) apparaissent entre doubles apostrophes. Veillez absolument à ce que, dans la fonction Word, les espaces correctement placés séparent les éléments de la formule.
   
   La fonction de champ vérifie donc d’abord pour chaque page si le numéro de page actuel correspond au nombre total de pages, c’est-à-dire s’il s’agit de la dernière page. Si ce n’est pas le cas, le texte si-faux est affiché : page (x) de (y). Pour la dernière page, la condition est remplie. Dans ce cas, le texte si-vrai apparaît : page (y).
3. Enfin, la fonction de champ est sélectionnée et l’actualisation (nouveau calcul) est déclenchée avec la touche de fonction F9. La commande „Actualiser“ se trouve également dans le menu contextuel de la sélection.
4. Si une erreur survient, il est probable qu’un espace n’a pas été placé correctement quelque part, qu’il manque des apostrophes ou que les parenthèses de champ nécessaires n’ont pas été insérées ou l’ont été de manière incorrecte. Dans ce cas, le texte est entièrement sélectionné et la combinaison de touches SHIFT + F9 est activée. Corrigez les erreurs et actualisez à nouveau.

Comme nous n’avons pas défini de condition supplémentaire, la condition pour la dernière page est également remplie si le document ne comporte qu’une seule page. Si ce n’est pas le cas, il est possible de créer un pied de page indépendant pour la première page à l’aide du paramètre de mise en page „Première page différente“ et d’utiliser la solution décrite ici uniquement pour les pages suivantes.

Conseil . Le document Sample.docx contient la fonction de champ décrite ici dans le pied de page. En le copiant-collant, vous évitez de devoir le taper, ce qui est source d’erreurs, et vous pouvez reprendre la fonction de champ dans vos propres documents.

Ci-joint un exemple à télécharger : Sample

Imprimer

Lors du déclenchement de l’impression, toutes les fonctions de champ existantes sont d’abord actualisées dans le réglage standard de Word avant que le document actualisé ne soit envoyé à l’imprimante. Si l’on veut jouer la carte de la sécurité, il faut d’abord sélectionner l’ensemble du document avec CTRL + A, puis appuyer sur la touche de fonction F9. Cela permet d’accéder à toutes les fonctions de champ dans le document „normal“. En cas de problèmes avec les champs dans les en-têtes ou les pieds de page, ceux-ci doivent être actualisés séparément après le passage dans l’en-tête ou le pied de page. Cela se fait généralement en quittant ces zones, mais peut aussi se faire manuellement comme décrit.