Que ce soit à titre privé ou professionnel, Outlook est généralement l’une des premières applications que l’utilisateur lance après le démarrage de l’ordinateur, à moins qu’il ne le fasse déjà automatiquement. L’outil de la maison Microsoft réunit les fonctions de client de messagerie, de calendrier et de planificateur de tâches sous une même interface et n’est donc pas devenu pour rien l’un des programmes les plus importants pour le quotidien des entreprises. Dans cet article, vous apprendrez ce qu’est exactement Microsoft Outlook et quelles sont les fonctionnalités qui vous facilitent le travail au quotidien.

1. gérer les rendez-vous, envoyer des e-mails : Gestion de l’information avec MS Outlook

Microsoft Outlook est un client de messagerie qui permet en premier lieu d’envoyer et de recevoir des messages via un serveur de messagerie. Cet outil est un successeur perfectionné du client Microsoft Exchange, dont les fonctions ont été combinées avec celles de Microsoft Schedule Plus.

Mais Outlook offre en outre de nombreuses autres fonctions, comme le calendrier intégré, qui vous permet de gérer et d’organiser vos rendez-vous ou vos tâches, ou encore les abonnements RSS, qui vous permettent de recevoir directement dans votre boîte de réception de nouveaux contenus intéressants.

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Les différentes applications sont « imbriquées » les unes dans les autres, ce qui vous permet par exemple d’ajouter des dates de naissance dans le calendrier directement à partir des e-mails. C’est la raison pour laquelle les entreprises utilisent volontiers Outlook comme logiciel d’organisation pour leurs collaborateurs.

Le fait qu’Outlook soit compatible avec le groupware est un autre argument en sa faveur. Cela signifie que toutes les fonctions du programme sont optimisées pour le travail en équipe. Sur la base d’un système de groupware correspondant (par ex. le serveur Microsoft Exchange), vous créez ainsi un classement et une gestion centralisés de tous les e-mails, rendez-vous, contacts ou tâches au sein d’un groupe de travail ou de l’entreprise.

1.1 Un outil pour tous les défis du Daily Business

Microsoft Outlook permet notamment d’effectuer les opérations suivantes:

• envoyer et recevoir des messages : Cela concerne certes en premier lieu les e-mails, mais vous pouvez également transmettre des fax directement à partir d’Outlook ou utiliser la fonction de messagerie vocale.
• Créer et gérer des rendez-vous et des tâches : Outlook s’occupe de la coordination de vos rendez-vous et tâches et vous rappelle à temps les rendez-vous à venir.
• Créer et gérer des contacts : Vous enregistrez ici les informations d’adresse et de téléphone pour vos collègues, clients et partenaires commerciaux et les insérez directement dans vos messages électroniques si nécessaire.
• Gérer les ressources : En combinaison avec un serveur Exchange, Outlook permet également de mettre en place un système de réservation de ressources (p. ex. salles ou appareils).
• Gérer des documents : Outlook offre différentes fonctions qui vous permettent de créer, copier, supprimer, renommer ou déplacer des dossiers et des documents Office.

Bon à savoir : Outlook convainc certes par ses nombreuses fonctions, mais les émoticônes ne font pas partie de ses points forts. Nous vous montrons ici comment personnaliser vos e-mails avec des expressions faciales appropriées.

2. Outlook Mobile : pour garder un œil sur vos messages même en déplacement

Outre la « version complète », que vous pouvez acquérir exclusivement avec le pack Office, Outlook existe également en version mobile pour les appareils Android, iOS et Windows 10. Les applications peuvent être téléchargées gratuitement dans le Store correspondant, mais présentent l’inconvénient par rapport à la version de bureau (payante) de ne disposer que d’un nombre limité de fonctions. Les apps sont toutefois un complément idéal pour synchroniser vos messages, rendez-vous et contacts et y accéder en déplacement.

Particulièrement pratique : avec l’application Outlook, vous pouvez également ouvrir des documents Word, Excel ou PowerPoint directement sur votre smartphone – par exemple pour vérifier brièvement l’agenda avant la réunion.

3. une interaction parfaite grâce à l’intégration d’Office

Comme nous l’avons déjà mentionné, Outlook fait partie de Microsoft Office et est donc en grande partie intégré dans les autres produits. Cela permet par exemple de consigner des processus de travail dans le journal Outlook ou d’envoyer des e-mails à partir de toutes les autres applications Office. En outre, il est également possible de créer des lettres en série dans Word, basées sur les adresses d’Outlook, ou d’attribuer des adresses d’expéditeur spécifiques à des documents individuels.

4. adapter Outlook encore mieux à vos besoins grâce à des extensions

Microsoft Outlook offre certes déjà un nombre impressionnant de fonctions, mais vous pouvez encore l’ élargir considérablement grâce à différents modules complémentaires et plug-ins. De nombreuses extensions sont gratuites, mais il existe également quelques offres payantes.

Avant de vous lancer dans une installation frénétique, n’oubliez pas que chaque outil supplémentaire rend votre client plus lent, ce qui peut entraîner des réactions plus lentes ou un temps de démarrage plus long. N’installez donc que des plugins utiles dont vous pourrez réellement profiter dans votre travail quotidien.

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Notez également que toutes les extensions ne sont pas compatibles avec toutes les versions d’Outlook et que leur installation peut entraîner un dysfonctionnement. Vous trouverez cependant toujours les informations correspondantes dans la description détaillée de chaque add-on/plug-in.

Conseil : Vous pouvez voir quelles extensions sont déjà installées dans votre client sous « Fichier -> Options -> Add-Ins ».

5. Outlook.com – L’alternative gratuite

Si vous envoyez et recevez uniquement des e-mails et que vous ne souhaitez pas acheter l’ensemble du pack Office pour cette raison, Microsoft propose également une boîte aux lettres gratuite avec Outlook.com, le successeur de Hotmail, dont le design est certes plus épuré, mais qui offre néanmoins un grand nombre de fonctionnalités.

Avec 15 Go, le service offre un espace de stockage généreux. Le dossier SPAM intégré veille à ce que seuls les contenus que vous souhaitez vraiment recevoir arrivent dans votre boîte de réception. Grâce à la connexion à Office Online et OneDrive , vous passez facilement d’une version web d’Excel, Word et autres, et pouvez par exemple partager des documents avec les autres applications d’un simple clic. L’importation de fichiers *.PST dans le dossier Outlook.com n’est malheureusement pas possible.

Veuillez noter que : Étant donné qu’Outlook.com n’est pas un logiciel, mais seulement un service cloud, le stockage des e-mails se fait en dehors de l’Allemagne (principalement sur des serveurs aux États-Unis). L’envoi, la réception et la lecture des e-mails se font alors via le navigateur, l’interface web ou les applications pour iOS et Android. Vous pouvez également intégrer la boîte aux lettres Outlook.com dans votre client de messagerie existant via IMAP ou POP3.

Vous trouverez un cours de base sur l’utilisation de Microsoft Outlook dans la vidéo suivante :

Bon à savoir : Si vous souhaitez renoncer complètement à une solution Microsoft, Mozilla Thunderbird est une autre alternative (également gratuite) à Outlook avec des fonctionnalités similaires.