Les lettres manuscrites sont aujourd’hui déjà une rareté. La majeure partie de la correspondance entre les entreprises, les particuliers et les entreprises, mais aussi entre les particuliers, est aujourd’hui réalisée via des traitements de texte. Alors que Word et consorts donnent un coup de main pour l’écriture et la correction orthographique, les modèles de lettres fournis ne correspondent en aucun cas aux normes en vigueur. Dans l’article suivant, nous nous penchons donc sur les normes DIN 5008 (règles d’écriture et de présentation pour le traitement de texte) et DIN 676 (présentation des lettres commerciales).

DIN – pour quoi ?

En Allemagne, pays de l’ordre, il existe un grand nombre de normes fixes, appelées normes DIN, qui sont formulées par l’Institut allemand de normalisation (Deutsches Institut für Normung e.V.), principalement dans le but de réglementer de manière uniforme un processus ou la nature d’une chose. Au niveau international, les normes sont fixées par l’Organisation internationale de normalisation (ISO). Un aperçu de toutes les normes DIN est disponible ici. Les normes DIN ont le caractère de recommandations et ne sont donc généralement pas obligatoires. Toutefois, des entreprises comme la Deutsche Post s’alignent sur ces normes DIN, par exemple pour faciliter la lecture automatique des adresses des destinataires.

Les normes DIN 5008 et DIN 676 sont pertinentes pour le sujet de cet article.
Malheureusement, les normes DIN ne sont vendues en ligne par Beuth Verlag GmbH que contre paiement, de sorte qu’il n’est pas possible de les consulter facilement sur Internet.

DIN 5008 – Conception de lettres

Une lettre d’affaires devrait s’orienter sur la norme DIN 5008. Cette norme DIN régit les règles d’écriture et de présentation pour le traitement de texte et donc également pour les lettres électroniques. Ce qui est valable pour le domaine professionnel devrait également s’imposer dans le domaine privé. Avec leurs modèles, Word et autres ne peuvent malheureusement aider l’utilisateur à respecter la norme DIN que dans une certaine mesure, car de nombreuses erreurs sont commises par la saisie de l’utilisateur.

DIN 676 – Mise en page des lettres

La norme DIN 676 décrit la répartition des pages A4 conformément à la norme DIN.

La ligne de fuite à gauche (marge latérale) est ici de 24,1 mm, à droite de 8,1 mm. Une marge inférieure n’est pas prescrite. Il est recommandé d’avoir une marge de 20 à 30 mm. Nous utilisons 30 mm.

Il existe deux formulaires différents :

Formulaire A pour les lettres commerciales avec un petit en-tête

L’en-tête a ici une hauteur de 27 mm – convient surtout pour la petite forme courte sans logo. L’en-tête est suivi du champ d’adresse à partir de 33,9 mm. Le premier repère de pliage est mesuré à 87 mm du bord de la feuille en haut, le deuxième repère de pliage est mesuré à 105 mm du bas, de sorte que le pliage crée un décalage.

Forme A Cliquez sur l’image pour l’agrandir

Forme B pour les lettres commerciales avec en-tête étendu

L’en-tête mesure ici 45 mm de haut et offre suffisamment de place pour un logo et d’autres indications. L’en-tête est suivi du champ d’adresse à partir de 50,8 mm. Le premier repère de pliage se situe à 105 mm du bord supérieur de la feuille, le deuxième repère de pliage à 87 mm du bord inférieur de la feuille. Le pliage permet d’affleurer la lettre.

Forme B Cliquez sur l’image pour l’agrandir

Structure d’une lettre commerciale

Une lettre se compose des sections suivantes :

– En-tête de lettre
– Zone d’adresse et bloc d’informations
– Ligne des signes de référence
– Objet de la lettre
– Zone de texte
– Pied de page de la lettre

En-tête de lettre

L’en-tête de lettre contient en général le nom de l’entreprise, le logo, etc. Selon la présentation de la lettre utilisée (DIN 676), il mesure 27 mm (variante A) ou 45 mm (variante B) de haut, à partir du bord supérieur de la feuille.

Champ d’adresse

Le champ d’adresse proprement dit contient la plupart des erreurs, d’autant plus que la norme DIN a été modifiée et rendue obligatoire au 01.01.2007. La norme DIN devrait être respectée ici surtout parce que le champ d’adresse est conçu pour être lisible par une machine pour le tri entièrement automatique. La police de caractères devrait ici être lisible par machine en 10 à 12 pt, p. ex. Arial, Courier, Helvetica.

Le champ d’adresse a une taille de 45×85 mm, commence à une hauteur de 33,9 mm (formulaire A) ou de 50,8 mm (formulaire B) et se trouve à 20 mm du bord gauche de la feuille. Avec une marge de 24,1 mm, le champ d’adresse dépasse donc de 4,1 mm vers la gauche. Les 5 premiers mm du champ d’adresse restent vides ou peuvent être utilisés pour l’adresse de l’expéditeur sous forme abrégée. Dans ce cas, celle-ci doit toutefois être écrite dans une police beaucoup plus petite (6 pt) afin de se distinguer de l’adresse proprement dite.

Grâce au pliage dans la mise en page de la lettre selon la forme B, l’adresse de l’expéditeur est alors encore visible dans la fenêtre d’adresse de l’enveloppe.

Le champ d’adresse comprend 9 lignes au total. Les 3 premières lignes sont destinées à des ajouts et des remarques, tandis que les 6 lignes suivantes sont uniquement destinées à l’adresse. Les lignes non utilisées restent simplement vides en haut ou en bas.

Structure :

1 à ici pour les mentions
2 et des compléments comme p. ex.
3 Recommandé, Personnel, ne pas réexpédier, complété de bas en haut (3, 2, 1)
4 L’adresse commence toujours à partir d’ici.
5 Les éventuelles lignes restantes en dessous restent
6 simplement vide
7
8
9 jusqu’ici pour l’adresse

Exemple :

1
2 En personne
3 Lettre recommandée
4 Entreprise Modèle
5 Madame
6 Maria Mustermann
7 Rue de l’échantillon 1
8 11111 Modèleville
9

La ligne vide souvent utilisée entre la rue et le domicile est supprimée depuis la modification de la norme DIN. Cela permet d’améliorer la lisibilité à la machine, de simplifier la distribution et de gagner une ligne supplémentaire pour l’adresse du destinataire. De même, il n’y a plus de ligne blanche entre la zone réservée aux ajouts/remarques et l’adresse.

Si le destinataire réside à l’étranger, le nom de la localité et le pays du destinataire (en allemand) sont écrits en majuscules. En revanche, la lettre du pays précédant le code postal est supprimée.

Exemple :

1
2
3 Lettre recommandée
4 Entreprise Modèle
5 Madame
6 Maria Mustermann
7 Rue de l’échantillon 1
8 1111 VILLE MODÈLE
9 PAYS DE L’ÉCHANTILLON

Les quartiers d’une ville sont insérés, si nécessaire, avant la rue. (voir aussi la brochure d’information de la poste).

Exemple

1
2
3 Personnel
4 Entreprise Modèle
5 Mme Maria Mustermann
6 Beul
7 Musterstraße 1
8 53225 Bonn
9

Bloc d’information

Une lettre peut également contenir un bloc d’informations. Celui-ci commence à la même hauteur que le champ d’adresse (33,9 ou 50,8 mm), à une distance du bord de la page de 125,7 mm (ou 101,6 mm de la ligne de fuite pour une marge de 24,1 mm).

Dans le bloc d’information se trouve une ligne de communication si d’autres indications telles que télécopie, e-mail ou Internet sont nécessaires. La position est prédéfinie (indications à partir du bord de la feuille ou de la ligne de fuite) : Télécopie (125,7/101,6), E-mail (151,1/127,0), Internet (176,5/152,4). Les textes relatifs à ces 3 positions sont alignés à gauche en dessous.

Le bloc d’information peut également contenir les indications d’une ligne de signe de référence et la remplacer. Il comprend alors les indications comme dans la ligne de référence, la date étant placée en première position et les mots-clés comme „Votre message du“ étant suivis de deux points et du texte correspondant. Les mots clés doubles tels que „votre signe“, „votre message du“ sont écrits sur deux lignes. Tous les mots clés commencent à 125,7 mm du bord de la feuille ou à 101,6 mm de la ligne de fuite.

Ligne de référence

La ligne de référence comprend en règle générale des indications sur le numéro de dossier ou la date de la référence, le propre numéro de dossier, l’auteur et le numéro direct ainsi que la date. Elle commence à une hauteur de 80,4 mm pour le formulaire A et à une hauteur de 97,4 mm pour le formulaire B. La distance d’un mot-clé à l’autre est de 50,8 mm.

Vous pouvez également concevoir la ligne de référence avec un tableau, etc. Dans ce cas, il est préférable d’utiliser une taille de police plus petite (6 pt ont fait leurs preuves).

Si vous n’utilisez pas de ligne de référence, la date doit figurer dans le bloc d’information (voir ci-dessus), à la première ligne en dessous du champ d’adresse (à 125,7 mm du bord gauche de la feuille ou à 101,6 mm de la ligne de fuite).

L’orthographe de la date est réglementée par la norme DIN EN 28601. Dans les lettres commerciales, la date est toutefois écrite numériquement 2007-03-19 (AAAA-MM-JJ) ou alphanumériquement 19 mars 2007. L’ancienne orthographe (JJ.MM.AA) a été abandonnée avec la nouvelle norme DIN, mais elle est toujours utilisée.

Sujet

L’objet d’une lettre suit 2 lignes après la ligne de référence.
Si aucune ligne de signe de référence n’est utilisée, l’objet suit 2 lignes après le champ d’adresse, en se référant ici à la fin maximale du champ d’adresse et non à la fin réelle. Par conséquent, l’objet commence à la 12e ligne.

1
2
3 jusqu’ici Espace pour notes
4 Mme
5 Maria Mustermann
6 Rue du champ 1
7 11111 Ville test
8
9 Fin du champ d’adresse
10
11
12 Sujet

L’objet ne contient pas le mot sujet, comme on le lit encore souvent, peut s’étendre sur 2 lignes et ne se termine pas par un point. Le sujet peut être mis en évidence visuellement, par exemple par une impression en gras.

L’objet est suivi de deux lignes vides avant que le champ de texte ne commence.
Si vous n’utilisez pas de sujet, le champ de texte (2 lignes de haut) vient déjà à la place de la ligne de sujet.

Champ de texte

La zone de texte avec la formule de politesse, le texte et la formule de salutations se trouve 2 lignes après l’objet. La formule de politesse proprement dite doit être séparée du texte par une ligne, tout comme la formule de salutation. Après la formule de salutation, l’entreprise de l’auteur suit à nouveau à une ligne d’intervalle, puis jusqu’à 3 lignes vides (pour le cachet et la signature) et enfin le nom de l’auteur.

1 Formule de salutations
2
3 Société
4
5
6
7 Monsieur Mustermann

Le nom dans la dernière ligne ne doit pas être mis entre parenthèses ni entre tirets.

Une remarque sur les annexes ou une liste de distribution est également séparée du nom de l’auteur par au moins une ligne blanche (4 ont fait leurs preuves) et peut également être placée à droite des salutations (selon DIN 125,7 millimètres du bord gauche de la feuille). Le mot annexe peut être mentionné, mais il ne doit pas être écrit avec deux points ni souligné.

Pied de page

Le dernier élément d’une lettre DIN 5008 est le pied de page. Celui-ci comprend en règle générale l’accessibilité complète de l’entreprise, des indications sur la forme commerciale et le gérant, les coordonnées de contact, les coordonnées bancaires, etc.

Veuillez tenir compte des indications de structure suivantes :

• Les codes postaux ne sont pas structurés :
  11111 Teststadt
• Les codes bancaires sont divisés en deux blocs de trois et un bloc de deux, précédés de l’abréviation BLZ sans deux points :
  BLZ 123 123 12
• L’IBAN international est quant à lui divisé en 5 groupes de quatre et un groupe de deux :
  IBAN 1234 1234 1234 1234 1234 12
• Les numéros de boîte postale sont divisés en deux chiffres en partant de la droite :
  Boîte postale 1 12 12
• Les numéros de téléphone ne sont pas divisés. On met un espace entre l’indicatif régional et le numéro de téléphone :
  040 123456, international +49 40 123456
• Un numéro de poste peut être séparé par un trait :
  040 122-110
• Pour une meilleure lisibilité, certaines parties du numéro d’appel peuvent être mises en évidence par des couleurs :
  040 122-110
• Les indicatifs internationaux s’écrivent comme suit selon la norme DIN 5008 :
  +49 621 122-0

Modèle de lettre DIN pour au format DOC à télécharger

Vous trouverez un modèle basé sur les explications ci-dessus au format 676A et 676B à télécharger gratuitement sur WinTotal. Vous pouvez facilement adapter le modèle à vos besoins. Le modèle place correctement le marquage pour les pages suivantes en bas à droite (…).

Oublié quoi ?

Les règles relatives aux normes DIN 5008 et 676 sont, à mon avis, très complexes. Si vous trouvez des erreurs évidentes dans cette brève présentation ou si vous estimez que nous devons encore ajouter d’urgence l’une ou l’autre remarque, écrivez-nous. Nous les compléterons alors immédiatement. Sinon, nous tenons à souligner une fois de plus que les directives DIN ne sont que des recommandations. De nombreux détails sont également une question de goût et sont traités de manière variable par de nombreuses entreprises (p. ex. les marges).

Liens complémentaires

• Infos sur la norme DIN 5008
• Atelier DIN 5008
• Infos sur la norme DIN 676
• DINbrief.de