De plus en plus de documents peuvent être signés en ligne, par exemple des contrats ou des demandes. Cependant, toutes les façons de signer en ligne ne sont pas juridiquement valables ou pertinentes devant un tribunal. Dans la rédaction, nous avons listé ici 3 manières de signer différents types de documents et de se mettre du côté de la sécurité juridique.

1. signature numérique vs. signature électronique : Quand utiliser quoi ?

Numérique et électronique sont souvent utilisés comme synonymes. Si certaines caractéristiques se recoupent dans ces types de signature de documents, il existe néanmoins des différences importantes. Nous avons rassemblé ici quelques-unes de ces différences :

• Signature numérique: procédé technique et mathématique permettant d’atteindre un certain niveau de sécurité. Le cryptage de la signature permet de déterminer des valeurs dites de hachage, grâce auxquelles les falsifications peuvent être détectées ultérieurement. Le destinataire du document signé peut décrypter les valeurs de hachage et les comparer. Si celles-ci concordent, il ne s’agit pas d’une contrefaçon. Il existe des fournisseurs en ligne qui peuvent vous fournir une signature numérique.
• Lasignature électronique: Il s’agit ici d’un terme juridique qui poursuit l’attribution univoque d’une signature à une personne.

Remarque: toutes les manières d’apposer une signature en ligne sur un document ne sont pas juridiquement valables dans le monde entier.

2. 3 façons de signer des documents de manière juridiquement valable

Dans l’UE , toutes les formes de signature numérique et électronique sont juridiquement valables. Seul le degré de sécurité de chaque signature et son poids devant un tribunal diffèrent.

2.1 La signature numérique simple : Commandes, procès-verbaux et documentation

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La manière la plus simple de signer un document en ligne est d’insérer une image, par exemple en la scannant, de la signature manuscrite. En option, si cela a été convenu avec toutes les parties concernées par le contrat, la simple écriture du nom au clavier de l’ordinateur peut également suffire.

Cette manière de signer un document en ligne est juridiquement valable, mais elle comporte un risque de sécurité élevé. En justice, la signature peut être prise en compte, mais elle peut aussi être facilement contestée.

En raison du faible niveau de sécurité, cette forme de signature n’est utilisée que dans les cas suivants :

• Accords informels
• Accords internes à l’entreprise
• Commandes, documentations, procès-verbaux

Conseil: la plupart des universités utilisent la voie de la signature simple pour les devoirs ou les examens, en combinaison avec la carte d’étudiant.

2.2 Signature avancée : Salle de sport, caisse maladie et autres

Après la signature simple, des normes de sécurité plus élevées peuvent également être appliquées. Celles-ci doivent être à l’abri de toute manipulation, doivent pouvoir être attribuées à une personne précise et cette personne doit pouvoir prouver, en cas de doute, qu’elle a apposé cette signature.

Pour ce faire, on utilise souvent des cartes à puce sur lesquelles sont enregistrées les données de la personne concernée. Cette procédure est utilisée pour les contrats non formels qui ne sont pas soumis à d’autres dispositions légales. Il s’agit par exemple des contrats conclus dans les centres de fitness, les saunas ou les clubs de sport.

Devant les tribunaux, cette procédure de signature de documents en ligne a plus de poids et peut difficilement être contestée.

2.3 Signatures remplaçant la signature manuscrite : Sécurité sociale et décomptes

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Cette procédure est la variante la plus sûre, qui ne doit être garantie que dans certaines conditions. Il s’agit avant tout de procédures juridiques, comme les décomptes de rémunération ou les assurances sociales. En plus de la procédure de cryptage de la signature avancée, un certificat d’un fournisseur de services de certification vient ici s’ajouter.

Pour pouvoir apposer une telle signature, la personne qui signe doit s’enregistrer auprès de ce fournisseur et se faire certifier par sa carte d’identité, c’est-à-dire prouver son identité. Ensuite, la personne qui signe est certifiée comme possédant une clé publique de signature. La plupart du temps, ces clés de signature ont une certaine durée de validité avant d’expirer. Les documents peuvent alors être signés.

3. comment signer électroniquement ?

Pour les contrats informels, il est possible d’apposer des signatures de manière simple. Soyez toutefois conscient que les signatures électroniques simples ont peu de valeur devant les tribunaux.

S’il s’agit d’accords internes à l’entreprise, de documentations ou de signatures de devoirs, vous pouvez, en accord avec les personnes concernées, renoncer à des normes de sécurité élevées.

Pour signer, utilisez certaines applications qui possèdent des licences certifiées. Les documents correspondants peuvent y être téléchargés et une signature peut y être établie.

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D’autres possibilités sont offertes par la numérisation d’une signature manuscrite qui sera ensuite insérée dans un document sous forme de graphique.

La fonction de dessin offre également un moyen de signer des documents en ligne. Pour cela, il est préférable d’utiliser une tablette avec un stylet, ce qui rapproche votre signature d’une signature manuscrite sur papier.