OpenOffice.org/StarOffice et Microsoft Office

Une préoccupation particulière des développeurs d’OpenOffice.org/StarOffice a toujours été de concevoir la collaboration avec Microsoft Office. C’est à cette fonction qu’OpenOffice.org/StarOffice sera jugé, tant sous Windows que sous Linux, tant que Microsoft pourra se permettre …

OpenOffice.org/StarOffice et Microsoft Office

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Une préoccupation particulière des développeurs d’OpenOffice.org/StarOffice a toujours été de concevoir la collaboration avec Microsoft Office. C’est à cette fonction qu’OpenOffice.org/StarOffice sera jugé, tant sous Windows que sous Linux, tant que Microsoft pourra se permettre d’ignorer son concurrent sérieux sur le système d’exploitation Windows. La diffusion de Windows et donc souvent aussi de Microsoft Office sur un grand nombre d’ordinateurs est actuellement incontournable.

C’est pourquoi une migration de Microsoft Office vers OpenOffice.org/StarOffice n’a de sens que si l’on tient compte des conséquences possibles sur l’échange de données. C’est d’autant plus important si, en plus, on change de système d’exploitation et qu’on migre vers une distribution Linux. L’article décrit quelques-uns des problèmes qui se posent à cet égard. Il met l’accent sur le passage à long terme de Microsoft Windows/Office à Linux/OpenOffice.org ou StarOffice. Que la destination du bureau soit OpenOffice.org ou StarOffice peut être négligé, les déclarations de base concernant l’échange de documents sont également valables pour le passage de Microsoft Office à OpenOffice.org/StarOffice en conservant le système d’exploitation Windows.

Problématique

Le cas le plus fréquent dans la pratique est le souhait de passer lentement de Windows à Linux ou de Microsoft Office à OpenOffice.org/StarOffice. Lors de l’exploitation parallèle de Windows et de Linux sur un ordinateur Windows existant, souvent prévue, des problèmes techniques apparaissent. Il faut absolument tenir compte du fait qu’avant d’installer Linux sur un système Windows XP avec un seul disque dur au format NTFS, il faut modifier le partitionnement du disque dur existant avec un autre programme que le programme d’installation de la distribution Linux. Cela peut se faire par exemple avec les produits Acronis. Certaines distributions Linux, par exemple SuSE Linux Office Desktop, sont accompagnées d’une édition spéciale d’Acronis OS Selector 8.0 pour SuSE Linux, qui permet de réduire la partition NTFS avant l’exécution du programme d’installation afin de créer de l’espace non alloué pour les partitions Linux. Il est très important de savoir (certaines demandes sur le forum parlent d’elles-mêmes) : Sans préparation adéquate, une partition NTFS existante est souvent supprimée par erreur lors de l’installation de Linux, s’il s’agit de la seule partition disponible dans le système.

Avant de procéder à un échange de données avec Microsoft Office ou même à une migration de Microsoft Office sous Windows vers OpenOffice.org/StarOffice sous Linux, il convient de bien réfléchir à l’objectif visé et de se demander si cela est réalisable dans l’environnement de travail donné.

Scénario 1

Vous avez un ordinateur sur lequel il n’y avait au départ que Windows avec Microsoft Office et sur lequel Linux avec OpenOffice.org/StarOffice a été installé plus tard – en prenant les précautions nécessaires. Vous décidez à chaque démarrage lequel des systèmes sera lancé et vous souhaitez tester Linux avec OpenOffice.org/StarOffice pendant un certain temps avant de prendre la décision à long terme de passer à Linux. Cela nécessite les préparatifs suivants :

Vous avez besoin dans ce cas d’un lecteur de données sur votre ordinateur, sur lequel vous placez aussi bien les fichiers créés avec OpenOffice.org/StarOffice que les fichiers créés avec Microsoft Office. Pour ce faire, il est judicieux de partitionner une partie du disque dur et de formater cette partie en FAT. Il s’agit certes d’un système de fichiers plus ancien, mais c’est précisément pour cette raison qu’il est reconnu par les deux systèmes d’exploitation. Avec Linux, vous pouvez certes accéder directement au disque dur Windows dans la plupart des distributions modernes, par ex. dans le Sun Java Desktop System, via une icône de bureau créée lors de l’installation, mais vous ne pouvez pas y déposer de fichiers.

C’est là que les choses deviennent un peu problématiques, du moins pour les utilisateurs de Linux inexpérimentés. Le point de départ est la préparation réussie de l’installation : vous avez absolument veillé, lors de l’installation de Linux, soit à ce qu’une telle partition existe déjà avant l’installation, soit à ce qu’une telle partition ait été créée lors de l’installation.

Si vous constatez à ce stade qu’il vous manque une telle partition d’échange, alors vous êtes à court de ressources pour Linux si une seule partition Windows existante est formatée avec le système de fichiers NTFS. Sous Windows XP, c’est le système de fichiers habituel. Vous n’auriez alors le choix qu’entre la partition Linux Swap et la partition root. Les deux sont des partitions système que vous ne pouvez pas modifier dans le système en cours. Dans ce cas, la seule alternative est de démarrer à partir du CD en mode rescue et de modifier manuellement la partition système de Linux.

Il est nettement préférable d’utiliser un programme qui démarre à partir du CD et propose le partitionnement dans les deux cas. Il est par exemple recommandé d’utiliser Acronis Disk Director, qui réduit la taille de la partition NTFS et des partitions Linux selon les besoins et recrée les partitions souhaitées. Les utilisateurs inexpérimentés de tels programmes devraient toutefois préférer la réduction de la partition Windows : Une modification des partitions Linux entraîne souvent un traitement manuel ultérieur des gestionnaires de démarrage de Linux. Ceux qui craignent tout ce travail peuvent toutefois s’y soustraire : Une bonne alternative pour l’échange de données entre les systèmes à partir de Windows 2000 et Linux sont les clés USB qui sont reconnues par les deux systèmes.

Si une partition de données avec un système FAT était déjà présente lors de l’installation de Linux, ce dernier a certes trouvé la partition lors de l’installation, mais ne l’a pas forcément montée immédiatement dans le système de fichiers. Vous devez rattraper cela : vous avez besoin d’un dossier qui sert de point de montage. Dans le cas (habituel) où la partition FAT n’est pas montée, vous créez un nouveau point de montage et montez manuellement le disque dur dans le système de fichiers. Sous SuSE Linux, vous trouverez pour ce cas le programme partitionneur de disque dur. Ce programme vous indique, après avoir ignoré l’avertissement, l’emplacement attribué à la partition de données : si vous y trouvez le disque de remplacement, tout est OK. Si ce n’est pas le cas, vous devez intervenir : vous vous connectez en tant que root et créez d’abord un nouveau dossier dans le gestionnaire de fichiers du système, par exemple /windows/data. Démarrez ensuite une session de terminal et saisissez la commande suivante derrière le prompt, en l’adaptant bien sûr à votre situation : mount-/dev/hda5-/windows/data. Notez les espaces (-) et veillez à respecter les majuscules et les minuscules ! En tapant à nouveau mount, vous contrôlez le résultat. Le disque dur est ainsi monté dans le système de fichiers.

Si ce lecteur d’échange est installé et monté et que vous y avez déposé les fichiers souhaités, vous êtes déjà arrivé au but : toutes les applications principales d’OpenOffice.org/StarOffice sont en mesure d’importer des fichiers de Microsoft Office 97/2000/XP, de les traiter et de les enregistrer à nouveau dans le format de fichier concerné. Il est toutefois conseillé dans tous les cas d’installer sur l’ordinateur Windows soit la variante Windows de StarOffice, soit la variante Windows d’OpenOffice.org, gratuite et librement disponible. Ainsi, vous pouvez déjà traiter les documents « pour vous entraîner » sur l’ordinateur Windows avec les outils mis à disposition par OpenOffice.org/StarOffice sous Linux.

Scénario 2

Vous disposez d’un ordinateur sur lequel seul Linux est installé. Dans ce cas, vous n’avez aucun problème avec vos propres fichiers, puisqu’ils sont désormais créés avec OpenOffice.org/StarOffice. Dans ce cas, les réflexions ne portent que sur l’échange de données avec des fichiers plus anciens ou avec des personnes étrangères au système.

Une variante de ce scénario se produit lorsque, dans un réseau, on passe progressivement d’un environnement Windows à un environnement Linux.

  • Les anciens fichiers OpenOffice.org/StarOffice ne posent aucun problème. OpenOffice.org/StarOffice ouvre ces fichiers sans perte d’informations, quel que soit le système d’exploitation utilisé.
  • Les fichiers existants de Microsoft Office ou les fichiers que vous recevez dans ce format peuvent également être ouverts avec OpenOffice.org/StarOffice. Toutes les applications principales du paquet sont en mesure d’importer des fichiers de Microsoft Office 97/2000/XP, de les modifier et de les enregistrer à nouveau dans le format de fichier concerné. Il faut toutefois tenir compte des pertes de formatage.
  • Comme vous ne pouvez pas vous attendre à ce qu’une personne étrangère au système travaille également avec OpenOffice.org/StarOffice, vous devez veiller à une bonne compréhension. Si la personne en face de vous ne doit que lire ou imprimer les documents que vous avez créés, créez des documents PDF à partir de vos documents avant de les partager – une fonction qui est déjà disponible dans OpenOffice.org/StarOffice sans programme supplémentaire. Sinon, exportez simplement les documents OpenOffice.org/StarOffice dans le format de Microsoft Office après avoir enregistré l’état actuel du travail.

Importation à partir de Microsoft Office

Il est en principe possible de charger un document Word, un tableau Excel ou une présentation PowerPoint dans OpenOffice.org/StarOffice, de le visualiser et de le modifier. OpenOffice.org/StarOffice reconnaît toutes les mises en forme et de nombreuses fonctions de champs utilisées dans Microsoft Office. Les pertes doivent être prises en compte malgré les bons filtres d’OpenOffice.org/StarOffice.

Exportation vers Microsoft Office

L’exportation s’effectue simplement dans OpenOffice.org/StarOffice via la commande Fichier/ »Enregistrer sous ». Dans la zone de liste Type de fichier, les différentes versions d’OpenOffice.org/StarOffice et de Microsoft Office sont disponibles comme type d’enregistrement. Les pertes doivent être prises en compte malgré les bons filtres d’OpenOffice.org/StarOffice. Selon le type de fichier, seuls les formats de fichiers qui correspondent au contexte apparaissent. Par exemple, si un document Word est ouvert, les options de stockage pour les feuilles de calcul et les présentations ne sont pas affichées.

Problèmes lors de l’échange de données

OpenOffice.org/StarOffice disposent de très bons filtres pour l’échange de données. Cela se remarque au fait que les documents peuvent souvent être échangés presque sans problème, par exemple entre Word et OpenOffice.org/StarOffice Writer. Les styles définis dans Microsoft Word, par exemple, sont même repris.

L’échange de données n’est toutefois pas possible sans problème : l’idée qui apparaît souvent dans la pratique de traiter un fichier tantôt avec Microsoft Word, tantôt avec OpenOffice.org/StarOffice Writer, passe – malgré d’excellents filtres – à côté de la réalité. Il est impossible de prédire les problèmes que vous rencontrerez dans le détail lors de l’échange de données. Les méthodes de travail utilisées sont trop différentes.

Certaines possibilités de mise en page et attributs de format dans des documents Microsoft Office complexes sont traités différemment dans OpenOffice.org/StarOffice ou ne sont pas pris en charge. Il en résulte que les fichiers convertis doivent être post-formatés manuellement. La part de post-traitement est proportionnelle à la complexité de la structure et du formatage du document source.

L’échange de documents avec d’autres utilisateurs peut néanmoins être réalisé avec succès en respectant quelques règles de base. Il n’est cependant pas question d’échanger des documents sans perte entre Microsoft Office et OpenOffice.org/StarOffice. Cela ne vaut que pour les documents jusqu’à un certain niveau. Les fonctions professionnelles spéciales pour lesquelles il n’existe pas d’équivalent dans l’application concernée ou qui sont réalisées de manière totalement différente dans les progiciels Office ne sont pas compatibles, ni dans un sens ni dans l’autre. Malheureusement, l’expérience montre que plus vous avez travaillé avec Microsoft Office de manière professionnelle, plus les pertes sont importantes lors de l’échange de données avec OpenOffice.org/StarOffice et inversement.

Ainsi, OpenOffice.org/StarOffice peut par exemple reconnaître et conserver les fonctions de champ dans un formulaire de facture de Word, mais les fonctions de tableau et l’alignement automatique des chiffres sur le séparateur décimal dans les tableaux Word sont par exemple perdus. De même, les fonctions de champ traduites qui accèdent aux propriétés de document définies par l’utilisateur dans Word, par exemple, n’ont aucun effet.

Le fait que d’autres polices de caractères soient utilisées dans l’environnement Windows et sous Linux n’est pas sans poser de problèmes lors de la conversion de documents. Souvent, cela signifie que les polices habituellement utilisées dans les documents ne peuvent plus être utilisées sous Linux/OpenOffice.org/StarOffice. Il faut savoir qu’OpenOffice.org/StarOffice affiche la police actuelle dans les documents convertis, mais utilise une police de remplacement pour l’impression et l’affichage. En clair : vous voyez la police Arial dans un document OpenOffice.org/StarOffice, parce que le document provient de Windows, mais une police de remplacement est souvent utilisée sous Linux – rapidement, les documents ont une autre apparence que d’habitude, au plus tard lors de l’impression.

En fin de compte, c’est une question de pratique et de renoncement à des fonctions spéciales si les documents doivent être échangés en permanence entre les paquets Office. Dans ce domaine, OpenOffice.org 1.1.4/StarOffice 7 ont fait un pas de plus par rapport aux versions précédentes, mais ils n’en sont probablement qu’au début d’une évolution prometteuse.

En général, les règles de base suivantes s’appliquent dans les environnements mixtes :

  • Évitez autant que possible de traiter des documents tantôt avec OpenOffice.org/StarOffice, tantôt avec Microsoft Office. Si vous ne pouvez pas l’éviter, renoncez à toutes les fonctions et à tous les formatages qui poseraient problème dans l’autre suite.
  • Renoncez à vouloir faire des présentations d’OpenOffice.org/StarOffice Impress avec Microsoft PowerPoint ou inversement. L’échange permanent entre OpenOffice.org/StarOffice Impress et Microsoft PowerPoint entraîne des pertes incalculables qui ne sont pas du tout bénéfiques pour une présentation.
  • Si vous avez créé une présentation avec Microsoft PowerPoint et que vous devez la présenter sur un autre ordinateur Windows sans PowerPoint, utilisez l’assistant Pack&Go dans PowerPoint sous Windows pour présenter la présentation avec le module d’exécution.
  • Si vous avez créé une présentation avec Microsoft PowerPoint et que vous devez la présenter sur un autre ordinateur Linux, convertissez la présentation avec OpenOffice.org/StarOffice et vérifiez soigneusement quelles fonctions ont été perdues lors de la conversion. N’essayez jamais de présenter une présentation Microsoft PowerPoint avec OpenOffice.org/StarOffice sans contrôle préalable !
  • Si vous avez créé une présentation avec OpenOffice.org ou StarOffice et que vous devez la présenter sur un ordinateur Windows, ne le faites pas non plus avec PowerPoint ! Dans ce cas, installez la variante Windows d’OpenOffice.org, qui est essentiellement identique à StarOffice et qui supporte surtout toutes les fonctionnalités de StarOffice Impress.
  • Utilisez toujours le format PDF pour le partage de documents OpenOffice.org/StarOffice Writer ou OpenOffice.org/StarOffice Calc qu’une tierce personne doit uniquement lire et imprimer.
  • Créez systématiquement en OpenOffice.org/StarOffice les nouveaux documents destinés uniquement à votre propre usage ou à la diffusion exclusive d’informations (au format PDF).
  • Les documents destinés à être partagés avec les utilisateurs de Microsoft Office peuvent également être créés dans OpenOffice.org/StarOffice. Lors de l’enregistrement, veillez toutefois à les classer immédiatement dans le format de Microsoft Office. Vous éviterez ainsi d’enregistrer par inadvertance un document destiné à l’échange ou à l’édition commune dans le format OpenOffice.org/StarOffice, que les utilisateurs de Microsoft Office ne peuvent généralement pas utiliser.
  • Si vous créez des documents avec des versions plus modernes de Microsoft Office et que ceux-ci sont destinés à être échangés avec OpenOffice.org/StarOffice, enregistrez-les déjà dans Microsoft Office dans un format de fichier adapté à l’échange. Le format approprié est celui qui inclut Microsoft Office dans sa version 97.

Code VBA à partir de Microsoft Office

Beaucoup de personnes qui passent de Microsoft Office à OpenOffice.org/StarOffice souhaitent également exécuter les solutions de macros enregistrées ou programmées sous Microsoft Office dans OpenOffice.org/StarOffice. Ce souhait est encore renforcé par le fait qu’après le chargement d’un document Office, il est possible d’accéder aux textes sources. Il faut toutefois être clair : Dans les versions actuelles d’OpenOffice.org/StarOffice, il n’est pas possible d’exécuter des macros depuis Microsoft Office. Une telle fonctionnalité ne semble pas non plus être prévue pour l’avenir.

Par nature, Microsoft Office et OpenOffice.org/StarOffice ne peuvent pas exécuter les mêmes codes de macro. Microsoft Office utilise le code VBA (Visual Basic for Applications) et StarOffice/OpenOffice.org le code StarBasic, qui est basé sur l’API OpenOffice.org. Bien que le langage de programmation soit ici similaire, les objets et les méthodes utilisés sont différents.

Si vous utilisez dans une application des macros dont vous souhaitez également utiliser les fonctions dans l’autre application, vous devez éditer les macros. Les macros des fichiers Microsoft Office peuvent être chargées dans OpenOffice.org et vous avez alors la possibilité de voir et d’éditer le code de la macro dans l’éditeur IDE de base OpenOffice.org. Le code de base de Microsoft Office est donc importé, mais pas exécuté. Rien n’empêche de modifier le code dans l’environnement de développement intégré d’OpenOffice.org/StarOffice, le code modifié est même correctement enregistré.

Ainsi, lors d’une migration générale de Microsoft Office vers OpenOffice.org/StarOffice, vous serez confronté à la tâche de réécrire les macros éventuellement existantes pour l’application dans OpenOffice.org/StarOffice.

Si vous ne sauvegardez pas à nouveau le code chargé avec un document de Microsoft Office, OpenOffice.org/StarOffice peut même détruire les virus de macro de Microsoft Office : Vous ouvrez le document dans OpenOffice.org/StarOffice et le sauvegardez à nouveau après avoir désactivé la fonction de sauvegarde du code dans OpenOffice.org/StarOffice : Ainsi, un macrovirus n’a aucune chance. Les détails de cette procédure sont réglés sous Outils/Options dans la branche Charger/Enregistrer sous Microsoft Office.

Conseils pour l’échange de données

Les documents normaux, créés avec les moyens habituels, ne posent guère de problèmes lors de l’échange de données. Le comportement d’OpenOffice.org/StarOffice est différent lorsque les limites du programme sont atteintes. Des pertes apparaissent alors lors de l’importation, car OpenOffice.org/StarOffice doit créer une solution de remplacement.

Les fonctionnalités de Microsoft Office énumérées ci-dessous peuvent poser quelques problèmes à OpenOffice.org/StarOffice lors de la conversion. Elles n’affectent toutefois pas le travail avec le contenu du document converti.

Le problème survient par exemple lorsqu’un graphique est placé dans l’en-tête dans Word et qu’il dépasse la limite supérieure de l’en-tête. Dans ce cas, le graphique glisse vers la limite de l’en-tête dans le document OpenOffice.org/StarOffice.

La reprise de paragraphes qui portent la même feuille de style (généralement Standard), mais qui sont néanmoins formatés différemment, pose également problème.

Dans les autres paires d’applications Microsoft Excel – StarOffce Calc ou Microsoft PowerPoint – OpenOffice.org/StarOffice Impress, les problèmes de compréhension se situent également dans les détails. Vous ne pouvez rien forcer, le succès vient en essayant.

Le convertisseur de documents d’OpenOffice.org/StarOffice pour la conversion de documents de Microsoft Office dans le format de fichier XML d’OpenOffice.org/StarOffice ne doit être utilisé que si vous souhaitez passer durablement de Microsoft Office à OpenOffice.org/StarOffice. Dans le cas contraire, vous devrez par la suite reconvertir chaque document séparément : Le convertisseur est à sens unique.

Microsoft Office Word – OpenOffice.org/StarOffice Writer

Lors de la reprise de données, OpenOffice.org/StarOffice Writer ont quelques problèmes avec les fonctions suivantes de Word. Naturellement, ces fonctionnalités posent également des problèmes dans l’autre sens :

  • Les AutoForms sont déplacés lors de l’échange de données et, dans de rares cas, sont complètement « oubliés ».
  • Les modifications enregistrées par le mode de modification sont perdues.
  • Les objets OLE sont naturellement perdus, car les serveurs OLE correspondants ne sont pas disponibles sous Linux.
  • Certains champs de contrôle et les fonctions de formulaire de Microsoft Office ne sont pas convertis.
  • Les répertoires de contenu et autres ne sont pas pris en charge.
  • Les tableaux, les cadres et les mises en forme sur plusieurs colonnes sont affectés dans leur mise en forme.
  • Les hyperliens et les repères de texte ne sont pas repris.
  • Les graphiques Microsoft WordArt sont convertis en objets FontWork si cela est indiqué dans la branche Microsoft Office du menu Outils/Options.
  • Les caractères ou textes animés deviennent du texte normal.

Le test d’exemples de modèles permet de tirer les conclusions suivantes, par exemple pour le partage de documents dans Microsoft Word et OpenOffice.org/StarOffice Writer :

  • Si vous placez des textes structurés dans des tableaux, veillez à utiliser des tableaux réguliers, en particulier dans les en-têtes ou les pieds de page. Dès que les tableaux Word ont plus de colonnes sur une ligne que sur une autre, il y a des problèmes dans OpenOffice.org/StarOffice. L’inverse est également vrai lors de l’exportation.
  • Ne placez pas les graphiques en dehors des marges de la page : Si nécessaire, modifiez les marges de la page. Il est toutefois préférable de renoncer complètement à cette variante.
  • Travaillez avec des styles de format ou de paragraphe, dans lesquels vous intégrez notamment les espaces entre les paragraphes.
  • Essayez progressivement si OpenOffice.org/StarOffice importe ou exporte correctement le document Word et renoncez à toutes les solutions qui n’aboutissent pas.
  • L’échange de données entre Word et OpenOffice.org/StarOffice ne signifie pas dans tous les cas que vous pouvez ouvrir un document tantôt avec Word, tantôt avec OpenOffice.org/StarOffice et avoir la même fonctionnalité. La pratique montre que cette procédure n’est possible qu’avec des documents proprement formatés.
  • Formaté proprement signifie que toutes les mises en forme dans Word ou OpenOffice.org/StarOffice sont réalisées avec des styles ou des feuilles de style. Cela peut donc signifier que vous devez par exemple procéder à des adaptations de modèles de lettres Word élaborés après leur importation dans OpenOffice.org/StarOffice et vice versa. En revanche, les contenus textuels écrits sont conservés et lisibles : une prestation d’OpenOffice.org/StarOffice que Word ne fournit pas dans le sens inverse.

Il existe des différences importantes dans l’utilisation des programmes. Bien que les bases du traitement de texte soient les mêmes, certaines fonctions sont réalisées de manière totalement différente.

  • OpenOffice.org/StarOffice Writer utilisent des modèles de page pour le formatage des différentes pages du document, tandis que Word utilise des sections. Ainsi, si vous avez choisi un paramètre particulier pour l’en-tête ou le pied de page de la première page dans un document Word, vous le retrouverez dans deux modèles de page spéciaux dans le styliste d’OpenOffice.org/StarOffice. Il ne s’agit toutefois pas des modèles de page Première page et Standard, mais de deux modèles de page nouvellement générés.
  • Les champs de formulaire et les champs pour le publipostage n’ont pas de correspondance entre eux. Vous devez donc reproduire la fonctionnalité des documents Word avec les champs de formulaire ou les champs d’OpenOffice.org/StarOffice. Une utilisation commune de ces documents n’est pas possible. N’oubliez pas que vous devez déclarer la source de données dans OpenOffice.org/StarOffice pour pouvoir accéder aux données.
  • Dans OpenOffice.org/StarOffice Writer, vous pouvez afficher la barre de calcul, comme elle est disponible dans OpenOffice.org/StarOffice Calc. Les calculs dans OpenOffice.org/StarOffice Writer sont donc plus étendus que ceux de Word et sont gérés différemment.

Ne cherchez pas trop longtemps des fonctions de Microsoft Office dans OpenOffice.org/StarOffice et vice versa. La possibilité d’échanger des données ne doit pas vous faire croire à tort qu’il existe un équivalent pour chaque fonction dans le programme analogue respectif. La question souvent posée dans les forums d’aide« Dans Microsoft xxx, je pouvais …. Comment s’appelle cette fonction dans OpenOffice.org/StarOffice ? » est faux dans la mesure où il n’existe toujours qu’une seule fonctionnalité similaire, qui penche tantôt d’un côté, tantôt de l’autre. Ainsi, vous n’avez pas à chercher les excellentes qualités de dessin d’OpenOffice.org/StarOffice dans Microsoft Office, pas plus que la possibilité de Microsoft Office d’animer des diagrammes dans OpenOffice.org/StarOffice.

OpenOffice.org/StarOffice Calc et Microsoft Excel

Cette paire de programmes est bien adaptée l’une à l’autre. Pour les documents Excel utilisés dans la pratique, il n’y a pratiquement pas d’incompatibilité au niveau habituel. Néanmoins, il existe également des incompatibilités dans ce domaine :

  • Les mêmes restrictions que celles mentionnées pour Microsoft Word s’appliquent aux AutoForms, aux objets OLE ainsi qu’à certains champs de contrôle et fonctions de formulaire Microsoft Office.
  • Les tableaux croisés dynamiques ne sont pas convertibles, le pilote de données d’OpenOffice.org/StarOffice Calc est nettement plus faible en termes de fonctionnalités que l’assistant de tableau croisé dynamique d’Excel.
  • Les nouveaux types de diagrammes d’Excel n’ont pas d’équivalents dans OpenOffice.org/StarOffice Calc ou dans le module de diagramme d’OpenOffice.org/StarOffice et entraînent des problèmes d’affichage.
  • La mise en forme conditionnelle est organisée différemment dans OpenOffice.org/StarOffice Calc. Les paramètres correspondants d’Excel ne sont pas repris dans OpenOffice.org/StarOffice Calc.
  • Certaines fonctions ou formules – généralement dans le « domaine utilisateur supérieur » – ne sont pas disponibles.

Vous ne devez pas vous attendre à ce que tous les calculs soient exécutés sans erreur, en particulier pour les feuilles de calcul électroniques dans OpenOffice.org/StarOffice Calc, même si c’est généralement le cas. En fin de compte, c’est vous qui êtes responsable de l’exactitude des calculs, et non le programme.

Les différences essentielles entre les programmes proviennent à nouveau du concept des modèles de page. Il est ainsi beaucoup plus facile d’imprimer des feuilles de calcul de la même manière dans OpenOffice.org/StarOffice Calc que dans Excel : Attribuez simplement un modèle de page conçu en conséquence. Notez également que, contrairement à Excel, OpenOffice.org/StarOffice Calc imprime par défaut non seulement la feuille de calcul actuelle, mais aussi toutes les feuilles du classeur. Vous devriez donc contrôler les paramètres d’impression avant d’imprimer.

Dans le cas le plus simple, vous résolvez les problèmes d’impression en faisant glisser la feuille de calcul souhaitée tout à gauche dans l’onglet et en en faisant ainsi la première feuille. Dans ce cas, la feuille apparaît au début de l’ordre d’impression, ce qui vous permet de limiter facilement l’impression à cette feuille.

OpenOffice.org/StarOffice Impress et Microsoft PowerPoint

Une bonne présentation est associée à un grand prestige, une mauvaise présentation gâche la réputation plus vite qu’elle ne la construit. C’est l’expérience qu’ont dû faire tous les utilisateurs qui ont montré « en vitesse » une ancienne présentation PowerPoint avec OpenOffice.org/StarOffice. Les pertes sont trop importantes dans les détails, même si OpenOffice.org/StarOffice ne signale aucune erreur lors de la conversion. Dans le détail, les problèmes suivants apparaissent.

  • Les AutoForms sont déplacés, redimensionnés ou ne sont pas convertis du tout.
  • L’espacement des tabulations, des lignes et des paragraphes est modifié.
  • Les graphiques d’arrière-plan et autres éléments disposés dans les diapositives ou les masques de titre de PowerPoint sont perdus, car OpenOffice.org/StarOffice Impress suivent un autre concept avec les modèles de page.
  • Les objets groupés sont dissous, déplacés ou modifiés.
  • Certains effets multimédias ne sont pas pris en charge : Plus la version de PowerPoint est élevée, moins les animations ou les effets de transition sont compatibles.
  • La possibilité d’animer des diagrammes par catégorie ou par série n’est pas du tout disponible.

OpenOffice.org/StarOffice Impress offrent néanmoins un avantage important à l’utilisateur : grâce au concept des pages, chaque page de diapositive peut être nommée séparément. Contrairement à PowerPoint, le titre de la diapositive est utilisé comme nom de page. Cette différence de fonctionnement, en soi minime, trouve ses points forts dans les présentations où, comme dans un diaporama, les images se succèdent les unes aux autres.

Convertir les données

OpenOffice.org/StarOffice sont donc, contrairement à Microsoft Office, préparés à l’échange de données entre les applications. Le transport de données ne fonctionne toutefois toujours qu’à partir d’OpenOffice.org/StarOffice : Dans OpenOffice.org/StarOffice, vous choisissez par exemple la commande Fichier/ »Enregistrer sous » et ouvrez la liste des types de fichiers. Là, vous choisissez par exemple dans OpenOffice.org/StarOffice Writer l’entrée correspondante qui renvoie à Microsoft Word. Le programme convertit ensuite les données des documents OpenOffice.org/StarOffice dans un format compréhensible pour Word.

Pour ouvrir un fichier, il suffit également d’ouvrir un fichier Microsoft Office dans OpenOffice.org/StarOffice pour pouvoir le modifier sous OpenOffice.org/StarOffice. La conversion se fait alors automatiquement.

Il convient toutefois de noter que toutes les fonctions Office n’ont pas leur équivalent dans OpenOffice.org/StarOffice et inversement, toutes les fonctions OpenOffice.org/StarOffice n’ont pas leur équivalent dans les programmes Microsoft Office. Les fonctions de base comme les textes normaux, le formatage des caractères, des cellules et des paragraphes, les modèles de format, les formats de diapositives ainsi que les en-têtes et les pieds de page simples sont repris sans problème. Mais dès qu’il s’agit de champs de texte, de graphiques et de champs de formulaire, des problèmes considérables apparaissent parfois.

Il en va de même pour d’autres applications comme Excel et Calc. En cas d’utilisation parallèle des applications, vous devez vérifier très précisément quelles fonctions correspondent dans les deux applications afin de permettre un échange de données sans erreur.

Types de fichiers à échanger

Le plus simple pour l’échange de données est de choisir un compromis entre les suites :

  • Dans Microsoft Office, abaissez le type de fichier standard pour l’enregistrement, par exemple au niveau d’Office 97. Vous devez ainsi renoncer à quelques fonctions d’Office 2000/XP/2003, mais vous êtes parfaitement préparé à l’échange de données avec les utilisateurs d’Office de la plupart des versions actuelles d’Office et OpenOffice.org/StarOffice.
  • Sous OpenOffice.org/StarOffice, il est également possible de modifier le format de fichier par défaut : Dans la boîte de dialogue habituelle Outils/Options, vous pouvez définir les formats de Microsoft Office comme formats de fichier par défaut pour les différentes applications d’OpenOffice.org/StarOffice dans la branche Chargement Enregistrer/Général. Avec ce réglage, vous évitez de devoir constamment faire attention au format de fichier correct dans OpenOffice.org/StarOffice lors de l’enregistrement – OpenOffice.org/StarOffice travaille automatiquement au format Microsoft Office.

Stratégies de transition

Le passage de Microsoft Office à OpenOffice.org/StarOffice ne peut pas se faire du jour au lendemain. La procédure choisie dans la pratique des entreprises – souvent aussi dans les institutions publiques pour des « raisons de coûts » – qui consiste à effacer un ordinateur avec Microsoft Windows et Office en sauvegardant les données d’application et à réinstaller Linux avec OpenOffice.org ou StarOffice, est pour le moins inefficace. Les problèmes sont trop souvent reportés sur l’utilisateur, qui doit consacrer un temps de travail précieux à la résolution de tâches quotidiennes dans des conditions inhabituelles. C’est pourquoi, d’après l’expérience des personnes qui ont fait la transition, il est recommandé de procéder de manière planifiée.

Bureau à domicile

Pour les utilisateurs dans le domaine privé, le scénario 1 décrit ci-dessus offre un bon point de départ.

  • Dans un premier temps, les ordinateurs Windows et Linux sont exploités en parallèle. Pour l’échange de données entre les systèmes, qui ne peuvent pas être démarrés en même temps, un support de données d’échange est créé ou utilisé – par exemple une clé USB ou un autre support de données externe.
  • La transition se fait progressivement : Les nouveaux documents sont créés dans OpenOffice.org/StarOffice au fur et à mesure de l’avancement du travail. Les documents de Microsoft Office sont transférés pas à pas vers OpenOffice.org/StarOffice.
  • Une fois la migration terminée, une image de la partition Windows est créée et la partition est supprimée.

Environnement d’entreprise

Dans l’environnement de l’entreprise également, il faut procéder avec précaution et par étapes. L’expérience a montré qu’une telle démarche ne peut pas être laissée au seul environnement informatique, mais qu’il s’agit d’un processus qui doit être accompagné par les niveaux de direction les plus divers.

  • La première étape consiste à analyser les besoins en termes de fonctions qui ont été réalisées avec l’ancien logiciel. Les éléments les plus importants doivent être identifiés. Pensez aux modèles de documents d’entreprise, à l’organisation du stockage des données, aux imprimantes ou serveurs d’impression installés. Il faut absolument réfléchir aux formats d’échange de données (formats Microsoft Office ou PDF) et prendre des décisions. Les préférences personnelles des utilisateurs doivent être prises en compte.
  • Une deuxième étape prépare l’identification des utilisateurs avec le nouveau logiciel, afin de montrer avant tout les avantages du changement. Cette étape peut être décrite au mieux par trois questions : Qu’est-ce qui est différent ? Qu’est-ce qui est mieux ? Qu’est-ce qui ne fonctionne pas ?
  • La troisième étape comprend la préparation de la formation. Il est particulièrement important d’identifier les power users des (anciens) logiciels. Ces utilisateurs, présents dans chaque entreprise, sont ceux qui ont le plus de facilité à utiliser les logiciels et à gérer la transition. Les formations doivent être séparées pour les utilisateurs puissants et les utilisateurs « normaux ». Pour que les utilisateurs se sentent à l’aise avec OpenOffice.org/StarOffice, un CD contenant les fichiers d’installation d’OpenOffice.org devrait être remis à la maison. L’expérience montre que le passage de Windows à Linux – ou à un gestionnaire de fenêtres comme Gnome ou KDE – est plus facile à gérer.
  • La formation des power users a lieu en premier. Ils sont initiés à la structure de Linux et aux fonctions d’aide et sont informés de la manière dont ils peuvent obtenir de l’aide externe sur Internet ou ailleurs.
  • La formation et la migration des utilisateurs « normaux » sont décisives pour le succès. La formation nécessite de bien choisir les groupes et de les composer en fonction du domaine d’activité et du niveau de connaissances. La migration doit avoir lieu au bon moment, c’est-à-dire pas juste avant les vacances, pas en période de pointe et pas pendant d’autres conversions.
  • Une assistance spéciale doit être fournie aux utilisateurs pendant les premiers jours suivant la migration. De bonnes expériences ont été faites en libérant des power users pour le support des collaborateurs.
  • Une fois la migration terminée, une phase de consolidation est nécessaire. Des réunions, des entretiens personnels et des questionnaires permettent de mesurer le succès, d’identifier les lacunes et de définir le contenu des formations de rappel.

La décision d’utiliser le nouveau logiciel et l’acquisition des licences nécessaires ne sont que le début d’une longue chaîne de tâches et de nouvelles décisions.

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