Un premier article a déjà traité des changements généraux dans Office 2007, mais derrière la nouvelle interface, il y a aussi eu des changements dans les programmes individuels. Parmi les nombreuses fonctions de Word 2007, Jörg Schumacher (PCDjoe) a sélectionné quelques fonctions importantes pour le passage d’une version précédente, qui ne sont pas visibles au premier coup d’œil, et les présente ici.

Passer à la nouvelle version

Tout d’abord, je tiens à rassurer tous les nouveaux utilisateurs en leur disant que, selon moi, le travail avec le nouveau Word peut se faire rapidement de manière fluide et confortable – à condition que vous ayez identifié le bouton en haut à gauche (bouton Office) comme étant le bouton de commande central et que vous ne le considériez pas comme un ornement. Les utilisateurs expérimentés de Word remarqueront rapidement, lors du premier coup d’œil, que certaines choses importantes sont très différentes dans l’utilisation de la nouvelle version : Les barres d’outils personnalisées, les raccourcis clavier et les macros sont absents, tandis que l’autocorrection fonctionne.

Cette différence de comportement est due au fait qu’une partie des paramètres était stockée dans l’ancien fichier Normal.dot et qu’elle manque maintenant, car lors de la mise à jour, Word ne reprend pas l’ancien fichier Normal.dot dans le nouveau format, contrairement aux versions précédentes, mais crée un nouveau fichier dans le nouveau format. Malgré toutes les circonstances, j’ai trouvé cela positif, mon ancien Normal.dot avait vraiment besoin d’être nettoyé. Nous verrons plus tard comment procéder.

En revanche, les entrées d’autocorrection sont stockées dans un fichier séparé, qui est également mis à disposition pour la nouvelle version. Toutefois, si des add-ins étaient encore installés dans l’ancienne version, ils sont placés dans un onglet appelé add-ins. Les personnes qui changent de logiciel doivent donc d’abord faire revivre leurs paramètres individuels dans le cadre du nouveau Word. L’effort à fournir dépend essentiellement des anciens paramètres.

Figure 1 : éléments de contrôle importants lors du passage à Word. Cliquez sur l’image pour l’agrandir

Dans la suite de l’article, je présente une méthode simple sans le nettoyage annoncé et une méthode de migration qui prend un peu plus de temps, mais qui est néanmoins recommandée. Word 2007 n’a certes pas repris automatiquement le fichier Normal.dot de la version précédente, mais il ne l’a pas non plus supprimé. Vous trouverez à l’emplacement d’origine un fichier Normalxx.dot, où xx est le numéro de la version précédente. Toutes les macros personnalisées, les raccourcis clavier, les styles, les barres d’outils et les textes automatiques y sont toujours présents. Le nouveau modèle de document standard porte le nom de Normal.dotm et peut donc également accueillir des macros (voir article 1). Les personnes qui passent à la nouvelle version ont maintenant le choix entre continuer à utiliser l’ancien Normal.dot en complément du nouveau ou transférer les éléments qui y figurent dans la nouvelle version et renoncer ensuite à l’ancien Normal.dot.

Réutiliser les anciens paramètres

Les personnes qui souhaitent reprendre facilement leurs anciens paramètres n’ont besoin que d’une seule opération. Cette opération est certes un peu longue, mais elle n’est nécessaire qu’une seule fois : en partant de la bulle, le chemin mène aux Add-Ins via les options de Word.

Figure 2 : Autrefois Outils->Modèles et Add-Ins, aujourd’hui un peu plus loin. Cliquez sur l’image pour l’agrandir

Là, tout en bas, sous Gérer, choisissez dans la liste l’entrée Word-Add-Ins et cliquez ensuite sur Aller à. La boîte de dialogue suivante est identique à la boîte de dialogue Modèles de documents et Add-Ins des versions précédentes. Après avoir cliqué sur Ajouter, vous localisez ici les modèles de documents dont vous avez besoin dans la nouvelle version. Dans mon cas, il s’agit de deux modèles, l’ancien Normal.dot et un modèle de macro. Avant de confirmer avec OK, il est important que les cases soient cochées. Après ces étapes, presque tout est à nouveau comme d’habitude : vous trouverez vos propres réglages de menus et de barres d’outils dans l’onglet Add-Ins, les AutoTexts, les macros et les combinaisons de touches fonctionnent comme avant.

Figure 3 : Activer l’ancien fichier Normal.dot

Reprendre les réglages de manière ciblée

Aussi simple que soit la première méthode, elle présente néanmoins un inconvénient : si l’ancien Normal.dot avait tendance à tomber en panne, vous avez probablement transféré ces anciennes charges dans le nouveau Word. De même, les macros centrales de l’ancien modèle standard comme AutoExcec, AutoExit et d’autres macros automatiques ne fonctionnent que si elles arrivent dans le nouveau Normal.dotm. Par conséquent, s’il vous manque encore quelque chose, vous devez entrer dans les détails comme décrit ci-dessous.

Une étape préliminaire d’affichage de ce que l’on appelle les outils de développement est utile à cet égard. Vous avez ainsi un accès direct à certains éléments qui, dans la version précédente, étaient classés dans le menu Outils. Ici aussi, tout commence par un clic sur le bouton et le bouton Options Word. Dans la branche Fréquemment utilisés, il faut ensuite cocher la case du paramètre Afficher l’onglet développeur dans le ruban et confirmer. Ensuite, l’onglet permet d’accéder par exemple aux modèles de documents qui, dans la première partie, n’étaient accessibles que par un chemin aussi fastidieux.

Figure 4 : Activation de l’onglet Outils de développement Cliquer sur l’image pour l’agrandir

Veillez tout d’abord à ce que, pour les étapes suivantes, l’ancien fichier Normal.dot ne soit pas monté comme modèle global comme décrit dans les étapes précédentes. Dans le cas contraire, les étapes décrites ne fonctionneront pas. Que pouvez-vous ou non transférer de l’ancien Normal.dot vers le nouveau ? Vous pouvez reprendre les styles, les macros et les textes automatiques, mais pas vos propres combinaisons de touches.

Si les raccourcis clavier sont si importants pour vous que vous ne souhaitez pas les recréer individuellement (recommandé), faites une copie de l’ancien fichier Normal.dot et renommez-le par exemple « Raccourcis clavier.dot ». Ouvrez ensuite le fichier pour l’éditer et supprimez toutes les macros de ce modèle via la commande Outils de développement -> Macros, après avoir sélectionné le modèle dans le champ de saisie Macros dans : pour ne voir que ces macros.

Les éventuels AutoTexts doivent également être supprimés de ce fichier. Nous verrons cela plus tard dans la section « Organiser les AutoTextes ». Si, une fois tous les travaux terminés, vous montez ce modèle comme modèle global, les combinaisons de touches seront à nouveau disponibles. Personnellement, je pense qu’il est plus judicieux de retravailler individuellement les combinaisons de touches dont vous vous souvenez encore ou que vous utilisez souvent (« Knubbel » -> bouton Options Word -> Personnaliser les combinaisons de touches).

Organiser les styles et les macros

Pour le transfert de styles et de macros de l’ancien Normal.dot vers le nouveau Normal.dotm, Word met à disposition, comme dans les versions précédentes, la fonction Organiser. Pour ce faire, cliquez sur Outils de développement -> Modèle de document -> Organiser. Le nouveau fichier Normal.dotm devrait déjà être visible à gauche. A droite, cliquez d’abord sur Fermer le fichier, puis sur Ouvrir le fichier (le bouton change). Ouvrez l’ancien fichier Normal.dot. Vous trouverez ensuite à droite les projets de macros et les modèles de format pour le transfert. C’est maintenant à vous de décider ce qui doit être repris dans le nouveau modèle standard.

Figure 5 : Organiser les éléments de macroprojets et les feuilles de style Cliquez sur l’image pour l’agrandir

Organiser les AutoTextes

Si l’adaptation des AutoTextes vous a manqué lors des étapes précédentes, vous étiez comme moi. Microsoft est revenu au bon vieux temps et a organisé les AutoTextes dans un modèle propre. Dans le répertoire C:\Documents et paramètres\Données d’application\Microsoft\Document Building Blocks\1031, les nouveaux AutoTexte sont stockés dans le fichier « Building Blocks.dotx ». Pour ces blocs de texte et d’autres blocs, Word 2007 dispose d’une gestion des blocs – enfin et pour moi, un point fort de la nouvelle version, même si l’aperçu intégré est très petit. Les blocs sont des contenus réutilisables ou d’autres parties de documents qui sont enregistrés dans des catalogues. Pour la gestion, vous trouverez le bouton Modules rapides dans l’onglet Insertion. Dans le texte d’aide, les informations à ce sujet se trouvent encore sous Quickparts. Pour traiter les éléments de texte (AutoTexte) de l’ancien Normal.dot, vous devez d’abord monter ce modèle comme modèle global et ensuite seulement appeler l’organisateur.

Après l’appel de l’organisateur pour les blocs de construction, les blocs de construction deviennent visibles. Vous pouvez maintenant décider quels AutoTexte de l’ancien Normal.dot doivent survivre. Il suffit de cliquer sur ceux-ci, de sélectionner la commande Editer les propriétés et de modifier l’emplacement dans la boîte de dialogue qui apparaît. Vous avez le choix entre Building Blocks.dotx et le nouveau Normal.dotm. Je recommande toutefois d’utiliser un modèle de document créé spécialement à cet effet, comme je l’ai déjà proposé dans un précédent article. Pourquoi ? Le fichier Normal.dotm devrait être allégé pour des raisons de vitesse, le fichier Building Blocks.dotx pourrait éventuellement être recréé par Word en cas de réparation/installation, car des standards y sont enregistrés. Donc, d’abord Knubbel, Nouveau, Document vide, puis Knubbel, Enregistrer sous, Modèle Word, peut-être avec le nom Blocs de texte. Monter ensuite ce modèle comme modèle global, comme décrit précédemment. Ensuite, ce fichier est disponible dans l’organisateur de blocs en tant que destination pour le dépôt des AutoTexte.

Illustration 6 : Réorganisation des AutoTextes dans l’organiseur des blocs de construction Cliquez sur l’image pour l’agrandir

Ancien ou nouveau format de fichier ?

Une question tout aussi importante pour les débutants que la poursuite de l’utilisation de l’ancien fichier Normal.dot est de savoir si et quand le nouveau format de fichier doit être utilisé. Après les premiers tests, j’ai tendance à n’utiliser le mode de compatibilité que lorsque c’est absolument nécessaire. En forçant la compatibilité avec les versions précédentes, les nouveautés sont perdues et il est fréquent de voir une indication sur les fonctions désactivées. Le blogging à partir de Word 2007 en relation avec WordPress, par exemple, ne fonctionne que dans ce nouveau format.

Dans mes premières recommandations d’utilisation, j’avais encore recommandé le mode de compatibilité. Or, il existe désormais un Microsoft Office Compatibility Pack pour les formats de fichiers de Word, Excel et PowerPoint 2007. En installant le Compatibility Pack pour Microsoft Office 2000, Office XP ou Office 2003, vous pouvez ouvrir, modifier et enregistrer des fichiers avec les nouveaux formats de fichiers de Word, Excel et PowerPoint 2007. Le Compatibility Pack peut également être utilisé avec Microsoft Office Word Viewer 2003, Excel Viewer 2003 et PowerPoint Viewer 2003 pour afficher les fichiers dans ces nouveaux formats. Pour plus d’informations sur le Compatibility Pack, consultez l’article 923505 de la base de connaissances ou téléchargez-le directement sur WinTotal. Grâce au format de fichier ouvert, d’autres applications Office prennent également en charge ces formats (OpenOffice). Si l’on souhaite néanmoins modifier le mode d’enregistrement, on trouve les paramètres par défaut sous Knubbel, options Word dans la branche « Enregistrer ». Le format d’enregistrement par défaut peut y être défini dans la partie supérieure.