Nous recevons presque quotidiennement des appels à l’aide d’utilisateurs qui ont sauvegardé de manière incomplète ou pas du tout les données du programme Microsoft Outlook et Outlook Express avant une nouvelle installation ou un déménagement d’ordinateur et qui cherchent maintenant des conseils pour accéder à nouveau à leurs anciens courriels. Avec quelques connaissances sur le client de messagerie qui enregistre ses données et les bons outils, le transfert des données du programme sur un autre ordinateur ou la sauvegarde avant une nouvelle installation ne pose plus de problème.

1. où se trouve quoi ?

Microsoft Outlook et Outlook Express n’ont que le prénom en commun. Sinon, il n’y a guère de points communs entre les deux programmes. Cela se voit également dans le type de fichiers que les programmes créent et gèrent.

Remarque: Dans ce qui suit, nous allons aborder certains fichiers système qui ne sont peut-être pas visibles chez vous parce que les paramètres dans l’Explorateur sous Outils -> Options des dossiers -> Affichage n’ont pas encore été modifiés. Pour cet article, vous devriez donc y effectuer les réglages suivants :

Activer l’affichage des fichiers et dossiers cachés

Afficher l’extension des types de fichiers connus

Attention: les explications suivantes pour Microsoft Outlook ne s’appliquent pas au fonctionnement avec un serveur Exchange.

1.1 Outlook Express

Outlook Express ne convient que pour l’envoi de courriers électroniques et les groupes de discussion. Le programme enregistre ces fichiers dans différents fichiers dans un dossier spécifique. Celui-ci se trouve en général sous C:\NDocuments et paramètres\NUSERNAME\NParamètres locaux\NDonnées de l’application\Identités{Numéro d’identité}\Microsoft\Outlook Express.

Fichiers Outlook Express

En outre, Outlook Express lui-même affiche le chemin d’accès au dossier de messagerie. La boîte de dialogue correspondante se cache derrière Outils -> Options -> Maintenance -> Dossier de stockage.

Dossier de stockage Outlook Express

Dans Outlook Express, les contacts sont enregistrés séparément dans le carnet d’adresses. Le chemin d’accès se trouve dans le registre sous HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft WAB\WAB4\WabFile Name et s’appelle en général C:\Documents et réglages\USERNAME\Données d’application\Microsoft Address Book\USERNAME.wab

Tous les autres paramètres, tels que les règles de filtrage et les expéditeurs bloqués, sont enregistrés par Outlook Express dans le registre, tout comme les données de compte pour le courrier et les groupes de discussion.

1.2 MS Outlook

Le cœur de tous les fichiers MS Outlook est le fichier « Personal Store », en abrégé fichier PST. Dans ce fichier, MS Outlook enregistre toutes les informations, à l’exception des catégories, des signatures, des règles, des carnets d’adresses personnels, de la mise en page de la barre Outlook, des paramètres d’impression et de page ainsi que des comptes de messagerie.

Le fichier PST s’appelle Outlook.pst et se trouve par défaut dans le dossier C:\NDocuments et paramètres\NOutlook, ou C:\NUtilisé\NOutlook, selon le système d’exploitation.

Vous pouvez toutefois facilement déterminer vous-même l’emplacement de votre fichier PST. Pour ce faire, cliquez sur Outils -> Options -> Configuration du courrier électronique, puis sur Fichiers de données. Tous les fichiers PST utilisés sont listés ici.

MS Outlook Dossier de stockage du fichier PST

Sous Paramètres, vous obtenez des informations supplémentaires sur chaque fichier PST.

MS Outlook Dossier de stockage du fichier PST

Une autre manière de déterminer le chemin d’accès à son propre fichier PST est de passer par le menu contextuel du « Dossier personnel » et là par les propriétés.

MS Outlook Dossier de stockage du fichier PST via le menu contextuel

Sous le bouton « Avancé » dans le menu suivant, vous trouverez alors le chemin exact du fichier PST utilisé.

Dossier d’enregistrement MS Outlook du fichier PST

Il se peut que vous trouviez encore un fichier Archive.pst dans le dossier d’enregistrement du fichier Outlook.pst. Celui-ci représente l’archive dans laquelle MS Outlook déplace les éléments lors de l’archivage et les déplace ainsi du fichier PST proprement dit. Les paramètres d’archivage sont définis globalement dans MS Outlook lui-même sous Outils -> Options ou pour chaque dossier d’éléments individuellement via son menu contextuel.

Les paramètres de la barre d’icônes et de la barre de menu sont enregistrés dans le fichier outcmd.dat. Le fichier doit se trouver dans C:\NDocuments et paramètres\NUSERNAME\Nous devons utiliser les données d’application de Microsoft\NOutlook.

Dans le fichier extend.dat (même dossier que outcmd.dat) se trouvent des informations sur les addins installés pour MS Outlook.

Lessignatures se trouvent sous C:\NDocuments et paramètres\NUSERNAME\NDonnées d’application\NMicrosoft\NSignatures et se composent toujours de 3 fichiers par signature.

MS Outlook : signatures

Si l’on utilise des carnets d’adresses personnels au lieu des contacts Outlook, il faut rechercher les fichiers PAB via la recherche de fichiers Windows et les sauvegarder également.

Tout le reste se trouve également dans la base de données du registre de MS Outlook.

2. sauvegarder les données – de préférence avec des programmes

La sauvegarde de tous les éléments de MS Outlook et Outlook Express n’est pas simple, car elle nécessite plusieurs étapes. Selon le programme utilisé, il faudrait sauvegarder le dossier de messagerie ou le fichier PST, sauvegarder d’autres fichiers et encore exporter les règles et les comptes de messagerie des programmes ou du registre. Il existe un grand nombre de programmes gratuits et de sharewares.

Pour MS Outlook, MOBackup et OutBack Plus ont fait leurs preuves. Les deux programmes sont en mesure de sauvegarder tous les paramètres et fichiers importants pour MS Outlook et de les restaurer si nécessaire. Il est également possible de sauvegarder d’autres fichiers comme les favoris ou des fichiers librement définissables. J’ai moi-même utilisé OutBack Plus à plusieurs reprises avec succès. Bien que les deux programmes soient des sharewares, ils peuvent être utilisés sans restriction pour le transport des données de messagerie d’un PC à l’autre pendant la phase d’essai de 30 ou 15 jours.

OutBack Plus

Pour Outlook Express, il existe non seulement un bon shareware comme Express Assist (fabricant d’OutBack Plus, voir ci-dessus), mais aussi un bon freeware pour sauvegarder tous les fichiers, par exemple Outlook Express Freebie Backup.

Pour ceux qui souhaitent tout de même mettre la main à la pâte, nous vous invitons à lire ce qui suit.

3. remarque lors de la sauvegarde des données sur CD/DVD

Si les fichiers sont restaurés à partir d’un support de données tel qu’un CD, le statut « protégé en écriture » doit être supprimé manuellement (bouton droit de la souris – > Propriétés -> Décocher « protégé en écriture »).

Supprimer la protection en écriture

4. sauvegarde et restauration manuelles pour Outlook Express

4.1 Dossier de sauvegarde complet

Le dossier de stockage des messages (voir 1.1) peut être entièrement sauvegardé. Si l’on souhaite le restaurer ultérieurement, il suffit de copier le dossier dans un répertoire, de supprimer la protection en écriture de tous les fichiers et d’indiquer ensuite le chemin d’accès avec les anciens messages via Maintenance -> Dossier de stockage.

Modifier l’emplacement de sauvegarde d’Outlook Express

Outlook Express constate alors qu’il s’agit d’un autre dossier de messagerie et le signale.

Modifier l’emplacement d’Outlook Express

Si l’on confirme par Oui, le nouveau dossier de messagerie et son contenu seront utilisés après un redémarrage.

Cette méthode peut également être utilisée pour transférer les messages sur un autre lecteur, si l’on réinitialise souvent son système avec des programmes d’image. Si le dossier de messagerie se trouvait toujours sur C :, les messages seraient à nouveau sur l’ancien état après la réécriture de l’image et les plus récents seraient ainsi perdus.

4.2 Importer des courriels

Une autre solution (au lieu de remplacer le dossier de messagerie complet) est de passer par la structure des dossiers. Tout d’abord, il faut à nouveau sauvegarder la structure complète des dossiers.

Sous Fichier -> Importer -> Messages ->

Importer des messages Outlook Express

on sélectionne Outlook Express 6, puis « Importer un e-mail à partir d’une structure de dossier OE6 ».

Importer des e-mails Outlook Express

Sélectionner maintenant le dossier de stockage qui contient les mails sauvegardés. Le filtre d’importation fusionne alors les courriels sauvegardés avec le nouveau dossier de données.

4.3 Carnet d’adresses

Il est préférable de sauvegarder le carnet d’adresses manuellement et de le recopier plus tard à l’ancien emplacement. En option, il est possible de définir un autre chemin pour le fichier WAB via le registre et de le transférer ainsi sur une autre partition.

Il est également possible d’importer et d’exporter le carnet d’adresses. La fonction correspondante se trouve dans Outlook Express dans le menu « Fichier » sous « Importer » ou « Exporter ». Choisissez à chaque fois comme format de fichier « Fichier texte, séparé par des virgules ».

4.4 Comptes de messagerie et de nouvelles

Les comptes de messagerie et de nouvelles doivent être exportés au préalable dans Outlook Express et réimportés de la même manière. On accède au menu correspondant par Outils -> Comptes.

Exporter des comptes Outlook Express

Attention: les mots de passe sont perdus lors de l’importation et doivent être notés au préalable. Ceux qui les ont oubliés peuvent les rendre visibles avant l’exportation à l’aide d’outils comme X-Pass ou BulletsPassView.

4.5 Règles de filtrage

Il est plus difficile de sauvegarder les règles de filtrage qui sont stockées dans le registre. Pour les exporter, il faut aller dans le registre via Démarrer-> Exécuter dans la branche HKEY_CURRENT_USER\NIdentities\{numéro d’identité}\Software\Microsoft\Outlook Express\5.0\Rules et la sauvegarder via Menu contextuel -> Exporter.

Exporter des règles Outlook Express

La réécriture est problématique dans la mesure où le numéro d’identité a été modifié suite à une nouvelle installation. Dans ce cas, il faut d’abord modifier le fichier de règles avec un éditeur de texte avant de l’importer et remplacer l’ancien numéro d’identité par le nouveau. Le nouveau numéro d’identification est indiqué dans le dossier d’enregistrement des données de messagerie après une nouvelle installation (voir point 1) ou dans le registre sous HKEY_CURRENT_USER\NIdentities.

Dans l’article 276511 de la base de connaissances, Microsoft décrit à nouveau en détail comment rétablir les règles et les expéditeurs bloqués. Notez à cet égard que le numéro d’identification doit toujours être placé entre accolades si vous travaillez avec des remplacements. Le simple numéro d’identification ne donne pas de résultat. Il faut donc toujours lire HKEY_CURRENT_USER\NIdentities\N{numéro d’identité} … correctement.

5. sauvegarde et restauration manuelles pour MS Outlook

5.1 Fichier PST

Comme nous l’avons déjà expliqué au point 1.2, le fichier PST est la pièce maîtresse de MS Outlook. Outre la sauvegarde manuelle sur un autre support de données ou sur une autre partition, Microsoft propose également un addin gratuit qui sauvegarde le fichier PST à intervalles réguliers. L’add-in MS Outlook : sauvegarde pour les dossiers personnels fonctionne avec MS Outlook à partir de la version 2002.

Pour la réécriture du fichier PST, trois solutions s’offrent à vous.

a.)
Vous remplacez simplement l’ancien fichier PST (probablement dans le dossier par défaut C:\NDocuments et réglages\NOUTLOOK ou C:\NOUTLOOK) par le fichier sauvegardé (le cas échéant, enlever la protection en écriture).

b.)
Vous pouvez également importer le fichier de données du fichier PST sauvegardé dans le nouveau via Fichier -> Importer -> Importer à partir d’autres programmes ou Fichiers -> Fichier de dossiers personnels (.pst).

MS Outlook : importer un PST

MS Outlook : importer PST

Vous disposez ici d’autres options pour éviter les doublons ou les autoriser.

c.)
Vous pouvez toutefois aussi supprimer le fichier PST créé automatiquement après le premier démarrage du programme MS Outlook (chemin d’accès voir ci-dessus). Au redémarrage suivant de MS Outlook, le fichier PST est signalé comme introuvable. L’application demande alors le chemin du fichier PST. Vous pouvez alors indiquer le chemin de sauvegarde avec l’ancien fichier PST. Veillez toutefois à ce que le fichier ne soit pas protégé en écriture. Les personnes qui ont des raccourcis individuels dans la barre Outlook devraient toutefois éviter d’utiliser cette méthode, car ils seraient alors perdus.

En outre, cette procédure entraîne un problème avec le carnet d’adresses, qui peut toutefois être résolu grâce à l’astuce dans les archives d’astuces WinTotal.

5.2 Règles

MS Outlook peut importer et exporter des règles de programme, telles qu’elles sont utilisées par exemple pour le courrier électronique, sans intervention dans le registre. Les boîtes de dialogue correspondantes se trouvent pour MS Outlook 2002 et 2003 sous Outils -> Règles et notifications -> Options et pour MS Outlook 2000 sous Outils -> Assistant de règles -> Options.

5.3 Comptes

Pour MS Outlook 2000, l’importation et l’exportation des comptes de messagerie ne posent aucun problème. Sous Outils -> Comptes -> Courrier électronique se trouvent des boutons pour l’importation et l’exportation.

Malheureusement, les choses sont beaucoup plus compliquées avec MS Outlook 2002 et 2003, car il n’y a tout simplement pas de possibilité d’importer et d’exporter. Outlook Express constitue ici une solution de secours. Pour cela, il faut créer tous les comptes de messagerie dans ce programme et les exporter dans des fichiers AIF. Si l’on réinstalle le système, on importe d’abord les comptes dans Outlook Express. Lorsqu’ils y sont présents et que MS Outlook est lancé pour la première fois, il reconnaît les comptes de mai dans Outlook Express et propose de les reprendre. Le processus peut également être lancé manuellement. Pour ce faire, cliquer sur Fichier -> Importer -> Importer les paramètres du compte de messagerie Internet. La boîte de dialogue suivante propose alors la reprise des comptes Outlook Express.

MS Outlook : Importer des comptes de messagerie

Le logiciel décrit au point 2 n’a en revanche aucun problème avec la sauvegarde des comptes de messagerie.

5.4 Autres fichiers

Tous les autres fichiers MS Outlook (voir 1.2) peuvent être sauvegardés et restaurés par la voie normale de la copie.

5.5 Alternative pour Office XP et 2003

Depuis Office XP, un assistant permettant de sauvegarder ses propres paramètres est installé sur demande. Le programme sauvegarde et restaure les paramètres individuels pour toutes les applications Office.

Assistant Office 2003

L’assistant enregistre les données dans un fichier OPS. Si l’on installe à nouveau Office sur le nouveau PC, on peut restaurer la sauvegarde enregistrée précédemment. L’outil ne sauvegarde cependant pas le fichier PST ni les règles de filtrage. Vous trouverez plus d’informations chez Microsoft.

6) Liens complémentaires

Vous trouverez de nombreuses pages sur le thème de la sauvegarde des données sous MS Outlook et Outlook Express dans la zone de liens sur WinTotal spécialement pour les programmes de messagerie.