Que l’on soit salarié, indépendant ou entrepreneur, la saisie précise des heures travaillées est essentielle dans la vie professionnelle, car elle sert de base de calcul pour la rémunération. Alors qu’auparavant, les heures de travail devaient être documentées à l’aide d’une pointeuse ou d’un papier et d’un crayon, cette tâche est désormais prise en charge par des programmes gratuits de saisie du temps, qui proposent souvent toute une série d’autres fonctions pratiques. Non seulement vous vous simplifiez la bureaucratie, mais vous améliorez également la transparence. Dans cet article, nous vous présentons les meilleurs outils de documentation du temps de travail.
Pour une documentation juridiquement sûre, l’employeur doit enregistrer le début, la fin et la durée du temps de travail quotidien de ses employés. Les temps de pause ne font pas partie du temps de travail et doivent être déduits en conséquence. La loi sur le temps de travail (ArbZG) n’impose pas de forme particulière pour l’enregistrement du temps de travail. L’enregistrement doit simplement indiquer le temps de travail, qui ne doit pas dépasser huit heures par jour.
Dans cet article, nous vous présentons différents programmes de saisie du temps qui peuvent être utilisés aussi bien sur un ordinateur de bureau que sur un appareil mobile. Et la bonne vieille feuille Excel est loin d’avoir fait son temps. Vous trouverez sur Internet de nombreux modèles et échantillons pour la création d’une saisie des temps simple qui, contrairement à un outil commercial, peut également être complétée et adaptée à volonté.
Outre la saisie des temps proprement dite, qui peut se faire en ligne ou hors ligne, un bon outil de saisie des temps doit également proposer des fonctions avancées, comme par exemple la création automatique de rapports et de factures, l’intégration d’un calendrier ou l’exportation des données.
Table des matières
1. la saisie de temps gratuite : Aperçu des 3 meilleurs programmes
1.1. Toggl Track
Toggl Track est un programme de gestion du temps basé sur le cloud, destiné aux grandes et petites équipes. Cet outil permet un suivi simple et flexible des heures de travail et génère automatiquement des informations sur le temps consacré à une mission ou à un projet. Sur cette base, il est possible de générer des rapports et des diagrammes d’utilisation du temps et, si nécessaire, d’exporter les protocoles de temps sous forme de feuilles de calcul Excel ou de les envoyer par e-mail. L’intégration dans les applications de calendrier permet de convertir directement les événements à venir en entrées de temps.
Pour plus de transparence, Toggl Track permet également de partager des liens de rapports publics avec le client. Le logiciel est déjà conçu pour les explications juridiques les plus récentes et convient donc bien aux freelances. Les managers peuvent utiliser le module Toggl Planning, qui offre une vue d’ensemble visuelle de tous les processus commerciaux, des délais et de l’avancement des tâches dans une interface unique. La fonction de synchronisation permet en outre d’actualiser les données en temps réel sur tous les appareils.
Toogle Track est disponible en tant que programme de bureau pour Windows, Linux et Mac, en version en ligne et en tant qu’application pour iOS et Android. Il s’intègre également par API à la facturation et aux outils PM de tiers (par exemple Jira, Basecamp ou Trello).
1.2. Clockify Time Tracker
Clockify Time Tracker vous permet de garder une vue d’ensemble sur les plans de travail, les rapports, la clôture des projets et les heures facturables et les heures supplémentaires de vos collaborateurs. Vous pouvez décider vous-même si les heures doivent être consignées automatiquement ou manuellement. Les protocoles peuvent être attribués à des clients et des projets pertinents. En outre, des rapports hebdomadaires, mensuels ou annuels peuvent être générés. Comme Clockify supporte une taille d’équipe illimitée, vous pouvez ajouter autant d’utilisateurs que vous le souhaitez.
Grâce aux fonctions de gestion de projet et d’équipe, vous pouvez également créer des tâches et des estimations de temps et gérer les profils des membres. Pour une meilleure vue d’ensemble, il est en outre possible d’attribuer des tags à vos projets et même de les afficher graphiquement si nécessaire. L’exportation et le partage des données sont également possibles. L’outil convient aux petites et moyennes entreprises, aux indépendants et aux consultants, mais peut également être utilisé dans les universités et les écoles, dans la restauration ou dans l’artisanat.
Le déploiement de la solution gratuite de gestion du temps peut être basé sur le cloud, sur site ou en mode SaaS (Software as a Service) . Clockify est disponible pour Windows, Mac, Linux et Chromebook ainsi qu’en version mobile pour iOS et Android. Pour l’utiliser, il faut ouvrir un compte gratuit auprès du fabricant, mais vous pouvez aussi vous connecter avec votre compte Google.
1.3 Hubstaff
Hubstaff est un système simple de saisie des temps pour les petites et moyennes entreprises, les indépendants et les consultants. L’enregistrement des heures de travail se fait via un système de pointage intuitif. L’outil offre des fonctions telles que le suivi de l’activité, des rapports avancés, un suivi en temps réel, la possibilité d’une facturation automatique et un suivi GPS qui documente les temps au moyen d’une saisie mobile. Le suivi des temps peut être effectué en ligne ou hors ligne.
Hubstaff représente ainsi une solution optimale pour les donneurs d’ordre ou les supérieurs hiérarchiques qui souhaitent une documentation aussi complète et transparente que possible du temps de travail. De plus, Hubstaff permet aux responsables d’équipe d’envoyer des factures aux clients et de payer les collaborateurs sur la base du temps de travail et avec des taux de rémunération personnalisables.
Bon à savoir : depuis un arrêt de la Cour de justice européenne de mai 2019, les entreprises sont tenues de documenter les heures de travail de leurs employés. Cette obligation vise à protéger les travailleurs et à respecter les normes juridiques.
Hubstaff est disponible pour Windows, Mac, Linux et en tant qu’application mobile pour iOS et Android et s’intègre à plus de 30 outils tiers (par ex. Trello, Asana, Basecamp, GitHub ou PayPal). Pour l’utiliser, vous avez besoin d’un compte Hubstaff gratuit, sous lequel vous pouvez gérer un nombre illimité d’équipes et de projets. Vous avez en outre la possibilité d’attribuer différentes autorisations et paramètres à vos collaborateurs.
Le logiciel est gratuit pour un utilisateur, les mises à niveau sont facturées 7 USD par mois. Actuellement, le programme n’est toutefois disponible qu’en anglais.
2. saisie des temps gratuite : Documenter les heures de travail avec Excel
L’une des méthodes les plus populaires pour enregistrer les heures de travail privées ou professionnelles reste la bonne vieille feuille Excel. Vous trouverez sur Internet de nombreuses instructions gratuites et des modèles d’exemple pour la mise en place d’une saisie des temps individuelle et gratuite. Vous pouvez ainsi déterminer automatiquement vos heures de travail et même créer des factures et des rapports en appuyant sur un bouton.
Les modèles peuvent être réutilisés autant de fois que vous le souhaitez et peuvent être étendus et adaptés presque sans limite. Toutefois, contrairement aux outils de saisie des temps mentionnés ci-dessus, les modèles Excel ne peuvent être intégrés dans des logiciels tiers qu’avec beaucoup de difficultés, voire pas du tout. C’est pourquoi cette solution convient principalement aux indépendants et aux consultants ainsi qu’aux petites équipes.