Vous êtes sur le point de créer votre propre entreprise et vous souhaitez mettre de la structure dans les différents domaines de votre société? Des logiciels spéciaux peuvent mettre de l’ordre dans le chaos. Grâce à de nombreuses fonctions pratiques , ils facilitent la vue d’ensemble sur les collaborateurs, les clients, les projets, les finances et bien plus encore.

Dans cet article, vous en apprendrez plus sur les logiciels destinés aux différents secteurs de l’entreprise, sur les coûts auxquels vous pouvez vous attendre et sur les conseils qui permettront à votre entreprise d’être entièrement équipée pour le démarrage numérique.

1. 5 logiciels pour une meilleure vue d’ensemble

La première question qui se pose est de savoir de quels logiciels vous avez besoin. Pour y voir plus clair, nous vous présentons dans le tableau ci-dessous quelques catégories de logiciels et leurs fonctions, qui peuvent vous aider à vous organiser et vous être utiles pour le bon déroulement de vos activités.

Domaine d’application	Fonction et avantages du logiciel
Comptabilité/facturation	enregistre toutes les opérations relatives au patrimoine de l’entreprise facilite l’établissement des fiches de salaire et le calcul des assurances sociales offre une meilleure vue d’ensemble dans le domaine de la comptabilité, de sorte que les factures ouvertes et les paiements en suspens ne sont pas oubliés.
Gestion des contacts/de la relation client	collecte les données de contact ainsi que d’autres données pertinentes des clients, des services et d’autres entreprises qui sont en contact avec vous toutes les données sont stockées de manière centralisée et permettent ainsi d’avoir une vue d’ensemble du client permet d’optimiser la relation avec les clients et les entreprises
Gestion de projet	aident à gérer les projets à long terme et les objectifs de l’équipe permettent de coordonner des tâches individuelles et de mesurer les progrès réalisés Les ressources peuvent être planifiées et utilisées de manière judicieuse
Gestion du personnel/ressources humaines	regroupe les informations sur le personnel en un seul endroit pour gérer le recrutement, la mesure et l’évaluation des performances et la formation des employés peuvent être adaptées aux besoins de l’entreprise
Communication	optimise notamment la communication interne avec les collaborateurs permet une communication en temps réel et des interactions directes outre les services de messagerie électronique, des services de chat et des programmes de visiophonie sont utilisés ici

Tous ces programmes ont en commun le fait qu’ils aident à garder une vue d’ensemble dans leur domaine respectif , qu’ils peuvent accélérer et simplifier les processus d’entreprise. Néanmoins, vous avez besoin de connaissances plus approfondies dans les différentes catégories, en particulier dans les domaines compliqués comme la finance et la comptabilité, afin de garantir le succès de votre entreprise. Par exemple, certains logiciels RH intègrent non seulement la collecte de données sur les employés, mais aussi des fonctions de recrutement, de gestion des temps, de gestion des salaires et bien plus encore.

2. de nombreux logiciels d’entreprise sont disponibles gratuitement

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Si vous en êtes encore au tout début de votre entreprise, le budget est généralement encore assez clair et les dépenses importantes ne sont effectuées qu’avec beaucoup de prudence. Pour votre avantage, de nombreux logiciels populaires pour les entreprises sont accessibles gratuitement ou pour une somme modique.

Pour les licences individuelles, les coûts varient dans une fourchette basse à un chiffre, mais les outils professionnels avec une palette de fonctions particulièrement large peuvent coûter entre 1.000 et 2.000 €. De nombreuses entreprises proposent toutefois de facturer mensuellement ces coûts pour leurs logiciels et de les utiliser ainsi sous la forme d’un modèle d’abonnement.

Conseil : Tout comme les ordinateurs et le matériel informatique, les logiciels font également partie des biens économiques numériques qui peuvent être déduits des impôts et ce, quel que soit le montant des frais d’acquisition.

3. logiciels basés sur le cloud vs. logiciels basés sur le serveur : quels sont les avantages et les inconvénients ?

Un logiciel basé sur un serveur, également appelé logiciel sur site, est téléchargé et installé sur un serveur personnel, par exemple votre ordinateur. Pour cela, il est généralement nécessaire d’acheter une licence. L’avantage d’une telle solution est que vous pouvez l‘utiliser en grande partie hors ligne. Toutefois, vos données et celles de vos clients et partenaires doivent être enregistrées sous votre propre responsabilité et des frais supplémentaires peuvent être occasionnés pour les mises à jour et les prestations d’assistance.

Un logiciel basé sur le cloud est un programme accessible via un navigateur. Il fonctionne la plupart du temps selon le principe SaaS („Software as a Service“) et permet ainsi aux collaborateurs d’accéder au logiciel indépendamment de leur emplacement. Les logiciels basés sur le cloud sont généralement „loués“, souvent moyennant des frais mensuels. Les avantages et les inconvénients des logiciels basés sur le cloud figurent dans le comparatif suivant :

4. autres conseils et outils pour un démarrage réussi

Bien que nous ayons déjà couvert de nombreux grands domaines pour lesquels les logiciels peuvent être particulièrement utiles, nous ne voudrions pas vous priver de quelques autres aides pratiques et d’outils plus spécifiques.

4.1 Utiliser des logiciels et des outils SEO pour une meilleure visibilité

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Un logiciel spécialisé dans l’optimisation des mots-clés et capable de mettre en évidence des termes et des données de recherche importants peut ainsi assurer une meilleure visibilité et une plus grande portée de votre site web. Les outils de référencement peuvent soit couvrir un seul des domaines suivants, soit en combiner différents.

• Recherche de mots-clés
• Surveillance et suivi du référencement
• Optimisation du contenu
• Crawling et/ou SEO hors page

4.2 Faire progresser le marketing avec des logiciels

Les solutions logicielles utilisées dans le domaine du marketing facilitent l’organisation et la création de contenus, ainsi que l’analyse, l’optimisation et la distribution de ceux-ci pour les plateformes et les canaux internes, mais aussi externes à l’entreprise. Ils permettent par exemple d’améliorer le comportement des utilisateurs ou ce que l’on appelle l’expérience utilisateur et peuvent donner un aperçu des données y afférentes.

4.3 Garder une vue d’ensemble des visiteurs du site web

Les outils dits de Web Analytics peuvent documenter les visites de votre site web, en se concentrant généralement sur le nombre de visiteurs, la durée de la session de chaque utilisateur et le moyen par lequel les visiteurs sont arrivés sur le site. Grâce à ces informations, vous pouvez savoir quels contenus fonctionnent bien et analyser complètement votre site pour ensuite l’optimiser.