Microsoft Outlook est souvent utilisé comme logiciel de calendrier, tant dans les entreprises que dans le domaine privé. Mais il existe aussi d’autres solutions en dehors d’Outlook qui, selon l’utilisation et les exigences, peuvent même convaincre gratuitement. Dans l’article suivant, nous vous présentons donc une petite sélection de logiciels de calendrier gratuits qui peuvent être utilisés aussi bien par les utilisateurs privés que par les entreprises.

1. tâches d’un logiciel de calendrier

Il n’existe pratiquement plus de logiciel de calendrier pur, qui n’est qu’un planificateur de rendez-vous doté d’autres fonctions, comme par exemple la gestion des contacts. Le représentant le plus connu de ce type de logiciel était Lotus Organizer, dont l’utilisation et l’apparence ressemblaient à celles d’un agenda classique avec des doubles pages. Lotus Organizer n’a plus été développé depuis 2003 et a été abandonné en 2013 par son nouveau propriétaire, IBM.

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Les logiciels d’agenda actuels sont souvent des PIM (Personal Information Manager) complets qui, en plus de la gestion des rendez-vous et des contacts, offrent également une gestion des notes, un client de messagerie et – selon le produit – des fonctions de groupe compatibles avec le réseau telles que les boîtes aux lettres communes, la coordination de réunions, les sondages, etc. Une connexion au cloud permet la synchronisation entre différentes plates-formes, par exemple les applications de calendrier pour smartphone et ordinateur de bureau.

Pour notre présentation, nous nous sommes toutefois concentrés sur les fonctions de calendrier et avons résumé dans le tableau récapitulatif ci-dessous les fonctionnalités que nous jugeons pertinentes. Toutes les alternatives gratuites à Outlook ont dû se mesurer au leader du marché. Vous trouverez en revanche une comparaison des différents programmes de messagerie dans notre article séparé.

2. Microsoft Outlook – sans alternatives ?

Microsoft Outlook fait partie des logiciels de calendrier les plus utilisés sur les PC Windows, même si le PIM, qui fait partie du pack Office, dispose de nombreuses autres fonctions, comme le montre notre présentation d’Outlook. Cela s’explique surtout par le fait qu’Outlook se complète idéalement avec les autres produits Office de Microsoft et qu’il est également inclus dans les abonnements Microsoft 365 (anciennement Office 365) pour les particuliers.

Le point fort d’Outlook est la gestion du courrier électronique avec de nombreuses boîtes aux lettres. Les contacts ainsi qu’un planificateur de rendez-vous et de tâches y sont étroitement liés. Outlook peut définir des rendez-vous ou des événements à des heures précises, rechercher des rendez-vous libres, attribuer des rendez-vous à une ou plusieurs catégories, les marquer en couleur, définir des priorités pour les rendez-vous, rappeler le rendez-vous à l’utilisateur, créer des rendez-vous récurrents et bien plus encore.

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Le calendrier peut être affiché en vue journalière, semaine de travail, semaine ou mois. Les tâches sont affichées sur demande dans la barre latérale. Il est également possible de créer plusieurs calendriers, par exemple privé et professionnel, et de les afficher individuellement ou ensemble. Les entrées peuvent être affectées à des catégories spécifiques par le biais de couleurs.

Des calendriers étrangers importés au format ICS ou VCS peuvent être intégrés comme calendriers web. Pour les contenus iCloud du monde Apple, Apple propose même avec iCloud pour Windows un pont vers Outlook afin d’utiliser les contacts, les tâches et les calendriers dans Outlook. Ceux qui utilisent en complément un agenda en papier véritable se réjouiront des nombreux formats d’impression pour Filofax, Chronoplan et autres, qui peuvent encore être personnalisés. Tous les services et programmes présentés ici permettent d’imprimer des fichiers PDF via l’imprimante PDF de Windows.

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2.1. compatible réseau ? Seulement avec Exchange Server

Outlook ne dévoile vraiment ses atouts qu’en combinaison avec un serveur Exchange payant. Dès que celui-ci est actif, les profils des utilisateurs sont gérés de manière centralisée. Les calendriers peuvent alors être partagés et utilisés en commun avec d’autres utilisateurs. D’autres fonctions, telles que les invitations automatiques à des réunions ou la vérification qu’un utilisateur n’est pas déjà planifié pour un rendez-vous, peuvent en principe être effectuées via le serveur Exchange, que Microsoft propose également aux petites entreprises ne disposant pas de leur propre serveur Exchange avec les plans d’abonnement Microsoft 365 Business. Avec les applications mobiles Outlook, le PIM peut également être utilisé sur le smartphone.

3. logiciel de calendrier gratuit à télécharger

Outlook n’est pas gratuit et, en tant que simple logiciel de calendrier, il est bien trop complet. On trouve toutefois sur Internet d’autres planificateurs de rendez-vous gratuits et en français. Nous n’avons pas pris en compte les programmes shareware, comme CKalender ou Mailbird, ni les solutions non disponibles pour Windows, comme Evolution. Nous n’avons pas non plus considéré Mozilla SeaMonkey comme une autre alternative à Outlook, car le Thunderbird présenté ici est également issu de l’univers Mozilla et semble beaucoup plus frais et moderne.

3.1 Outlook.com, une alternative gratuite à Outlook

Avec le service web Outlook.com, Microsoft fait concurrence à Outlook en interne, du moins pour les utilisateurs privés. Le service de messagerie, qui combine les comptes MSN, Hotmail ou Microsoft Live, s’est transformé au fil du temps en une solution web utilisable pour la messagerie, les contacts, les tâches et les rendez-vous. Dans le package de Microsoft 365, les autres services tels que OneNote, Teams ou Skype sont également connectés, mais ce n’est pas une condition préalable. Vous pouvez donc utiliser Outlook.com gratuitement. L’interface est simple, mais remplit son rôle.

Vous pouvez afficher plusieurs calendriers et créer de nouveaux rendez-vous d’un double-clic. Le masque de saisie offre également la possibilité d’inviter d’autres participants via leur compte de messagerie ou de créer une description complète avec des pièces jointes et des images. Des catégories librement définissables facilitent la vue d’ensemble du calendrier.

Les calendriers peuvent également être partagés avec d’autres utilisateurs, à condition qu’ils disposent d’un compte sur Outlook.com. Les possibilités d’accès peuvent également être adaptées pour des utilisateurs individuels. Pour utiliser le calendrier en dehors du navigateur, il est possible d’utiliser les applications pour plateformes mobiles ou d ‘accéder à l’application de calendrier de Windows 10 et Windows 11. Outlook.com peut également intégrer et importer d’autres calendriers comme Google Calendar, l’exportation en tant que fichier ICS est cachée dans les paramètres (icône en forme de roue dentée -> Tous les paramètres Outlook).

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3.2 Application Calendrier dans Windows 10 et Windows 11 ?

Dans Windows 10 et le nouveau Windows 11, Microsoft a déjà intégré une gestion des rendez-vous très simple dans Windows avec l’application Calendrier. Celle-ci ne peut toutefois ni imprimer les rendez-vous sous une forme utilisable, ni les partager avec d’autres utilisateurs ou les exporter, et il lui manque également de nombreuses autres fonctions pour pouvoir s’imposer face à nos autres candidats. Le logiciel de calendrier dans Windows ne répond donc qu’aux exigences minimales des utilisateurs à domicile.

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L’un des avantages de l’application est toutefois que l’on peut y utiliser les calendriers d’Outlook.com et d’Outlook lui-même. L’étendue des fonctions est toutefois très limitée en combinaison avec un serveur Exchange, comme le montre la comparaison des applications de messagerie et de calendrier pour Windows 10 avec Outlook pour PC. Il est possible d’intégrer un calendrier de l’iCloud d’Apple. La procédure est toutefois un peu compliquée et nécessite un mot de passe spécifique à l’application, que vous pouvez générer via le site Internet d’iCloud.com.

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Si vous appliquez ce mot de passe en même temps que votre login iCloud, le logiciel de calendrier de Windows 10 et Windows 11 intègre les calendriers iCloud.

3.3 Google Agenda – la solution cloud

Bien que Google Agenda (également appelé G Agenda) ne soit pas un programme de bureau au sens classique du terme, le service gratuit dans le nuage G Agenda est très répandu. Cela s’explique d’une part par l’étroite imbrication avec d’autres services Google comme Gmail. D’autre part, le service web peut être utilisé de manière mobile sur toutes les plateformes ainsi que dans toutes les grandes administrations de calendrier via une interface API accessible et peut même être synchronisé entre Outlook et Google avec des outils tels que Outlook4Gmail.

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La présentation dans la fenêtre du navigateur est réduite à l’essentiel tout en restant claire. On peut choisir entre une vue journalière, une vue hebdomadaire, un mois, une année et un aperçu des rendez-vous. L’impression des rendez-vous n’est cependant pas aussi flexible qu’Outlook et ne propose pas de formats spéciaux. Google Agenda lui-même offre une planification claire des rendez-vous, qui peut également être partagée et coordonnée avec d’autres utilisateurs. Vous pouvez créer des rendez-vous, des tâches et des rappels, définir des rendez-vous récurrents, ajouter des participants et des lieux et ajouter une description et des pièces jointes.

Les calendriers peuvent être publiés sur le Web ou les interfaces peuvent être intégrées dans Exchange, Outlook et iCal ou migrer avec d’autres programmes via des fichiers ICS et CSV. Pour une utilisation dans les grandes entreprises, Google propose Google Workspace, une solution payante qui réunit le courrier, les contacts, l’agenda et Office en ligne en remplacement de Word ou Excel et permet une administration centralisée.

3.4 Lightning – en combinaison avec Thunderbird

Lightning devait tout d’abord être proposé par la Fondation Mozilla comme solution de calendrier open source autonome en complément du client de messagerie déjà très populaire Thunderbird, mais il a ensuite été proposé comme extension pour Thunderbird. Depuis la version 78, Lightning est intégré à Thunderbird, qui entre ainsi en concurrence avec Outlook, du moins pour les utilisateurs à domicile. Les points forts de Thunderbird étaient et sont toujours la gestion du courrier. Le calendrier lui-même offre les fonctions standard et sa présentation s’oriente très clairement vers Microsoft Outlook dans sa version 2007, il semble donc très dépassé.

Lightning peut synchroniser ses calendriers avec d’autres clients comme Google Calendar via les interfaces CalDav, iCal ou WCAPF. Les fonctions habituelles sont disponibles pour les rendez-vous. Les catégories prédéfinies avec différentes couleurs peuvent être complétées ou modifiées par des entrées personnelles. La présentation du calendrier est plutôt vieillotte par rapport aux concurrents et n’est plus à la pointe du progrès.

3.5. eM Client – le beau clone d’Outlook

eM Client, gratuit pour une utilisation privée, passe pour un clone moderne d’Outlook. Ce programme visuellement très moderne avec différents designs offre, en plus des fonctions de messagerie, une gestion des contacts, du calendrier et des rendez-vous. eM Client prend en charge, outre les protocoles de messagerie classiques, Exchange, Google et Google Workspace. Les pièces jointes peuvent être directement déposées dans des espaces de stockage en nuage comme Dropbox ou OneDrive. Au lieu d’envoyer les fichiers, ce sont alors les liens pour le dépôt dans le stockage en nuage qui sont envoyés ou les pièces jointes des mails entrants qui y sont déposées.

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La version gratuite est limitée en termes de fonctionnalités par rapport à la version achetée. Elle ne peut être utilisée qu’à titre privé et ne peut gérer que deux comptes de messagerie. En revanche, la variante gratuite offre également un support pour la communication cryptée via le cryptage PGP.

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Les fonctions de calendrier sont comparables à celles d’Outlook, leur présentation et leur utilisation sont même, de notre point de vue – subjectif – un peu plus agréables et plus claires. Outre le propre format de calendrier, il est possible d’intégrer des calendriers sous forme de CalDAV, Exchange, Outlook.com, Office 365 Business, Google Calendar, iCloud et iCalender.

3.6. EssentialPIM

EssentialPIM s’impose comme une autre alternative à Outlook, qui couvre l’ensemble du spectre avec le courrier, les contacts, le calendrier et les tâches. Le fabricant propose une variante freeware limitée qui, en comparaison avec EssentialPIM Pro et EssentialPIM Free, doit renoncer à de nombreuses fonctions, dont un pack de synchronisation avec des services tels que Google, iCloud, Outlook, CalDav, CardDav, etc.

Les fonctions de calendrier pertinentes pour cet article sont également limitées dans le freeware et manquent par exemple de catégories éditables ou de vues personnalisables ainsi que de fonctions d’impression avancées. Comme les tâches du calendrier ne sont également affichées que dans la version Pro, la version gratuite est inutilement limitée. En revanche, il existe également des applications mobiles pour les logiciels de calendrier gratuits, qui se synchronisent entre le client de bureau et les applications.

Celui qui peut vivre avec les limites du freeware obtient une variante performante et claire d’Outlook. La version Pro est disponible à partir de 36 euros, ce qui permet de changer de version ultérieurement. Une véritable utilisation multi-utilisateurs n’est possible qu’avec la licence EssentialPIM Pro Business à partir de 56 euros par utilisateur.

4. conclusion

Toutes les solutions présentées ici se présentent comme des logiciels de calendrier gratuits. En termes d’utilisation et de confort, nous pensons que le client eM, gratuit pour les utilisateurs privés, a clairement une longueur d’avance. Les services web de Google et Microsoft s’améliorent toutefois de plus en plus et peuvent être utilisés aussi bien via des applications que dans le navigateur, indépendamment de la plateforme. La solution embarquée de Windows 10 ou Windows 11 est très spartiate, mais elle est à notre avis déjà suffisante pour une gestion simple du calendrier. L’absence d’exportation limite toutefois inutilement cette solution en cas de changement de logiciel, de sorte que seule une combinaison d’un compte Outlook.com avec l’application de calendrier de Windows s’impose.