De nombreux créateurs d’entreprise ne démarrent pas leur activité indépendante dans des lieux prestigieux ou dans de grands bureaux, loin de là. Non, ils commencent dans leur propre salon, dans le grenier ou dans le garage. Un tel poste de travail est souvent amplement suffisant dans les maigres débuts d’une start-up. En théorie, un fondateur peut planifier son travail et même relier différents secteurs de l’entreprise sans l’aide d’un logiciel. Il arrive toutefois un moment où un soutien est nécessaire. C’est alors qu’un système ERP devient intéressant, non seulement parce qu’il relie les domaines de travail, mais aussi parce qu’il aide à identifier le potentiel d’amélioration. Mais qu’est-ce qu’un tel système ? Quelles sont les conditions nécessaires et dans quels domaines est-il idéal ? Cet article en donne un aperçu.

Système ERP – qu’est-ce que c’est au juste ?

Derrière l’abréviation ERP se cache « Enterprise Resource Planning ». Ce logiciel intègre diverses applications commerciales et données d’exploitation. Ces domaines sont réunis dans une base de données centrale où ils sont traités. La plupart des systèmes ERP intègrent les domaines suivants :

• Ressources humaines – tout ce qui concerne les employés, les intérimaires et même la direction est géré par ce domaine.
• Applications mobiles – la plupart des entrepreneurs travaillent avec des applications mobiles. Pour assurer une synchronisation constante, les applications peuvent être combinées avec ce domaine du système.
• Gestion des documents – les bons de livraison, les factures, les fiches du personnel, les étiquettes des marchandises et les bordereaux d’expédition – les documents relèvent de ce domaine.
• Gestion de projets – l’agenda d’un créateur d’entreprise. Il peut y créer des projets et les planifier de manière à pouvoir terminer le travail dans les délais.
• Workflow – cette section couvre parfois les étapes de travail nécessaires.
• Business Intelligence – cette section du système évalue les différents processus et aide à déceler les potentiels d’amélioration.

Les tâches principales de l’ERP varient d’une entreprise à l’autre. La solution peut se révéler particulièrement efficace dans les entreprises de production, car elle permet d’assurer la planification des besoins en matériel jusque dans les moindres détails.

Quels sont les avantages d’un système ERP ?

Tous ceux qui ont déjà eu affaire à des logiciels ou à des solutions informatiques connaissent les phrases toutes faites. Bien sûr, chaque système et chaque programme a des avantages, mais il est souvent difficile de comprendre pourquoi ce système est bon pour soi. D’une certaine manière, cela s’applique également à la solution ERP, car là aussi, chacun doit décider pour lui-même si le système entre en ligne de compte pour lui et si les avantages du système peuvent aider sa propre entreprise :

• Base de données – le système ERP réalise une base de données qui est identique et accessible pour tous les départements. Le flux d’informations entre les départements est ainsi amélioré. Ce point s’applique également aux fondateurs informatiques qui collaborent avec d’autres personnes pour des projets. Le graphiste pourrait par exemple avoir accès aux données que le programmeur voit également.
• Transparence – étant donné que le logiciel relie entre eux tous les secteurs de l’entreprise et que les contenus peuvent être consultés, il en résulte une transparence accrue.
• Optimisation – dès qu’un système ERP est installé, les processus de travail existants sont automatiquement contrôlés. Le logiciel aide à respecter certains processus et veille, grâce à la programmation, à ce que la documentation juridique soit correcte et directe.
• Collaboration – grâce aux documents en réseau et au système de gestion, les équipes d’autres sites peuvent également collaborer de manière durable et avoir accès à des données actuelles.
• Gain de temps – la documentation d’un système ERP exige une certaine procédure. Celle-ci a un impact sur l’exécution des tâches, car le logiciel guide plus ou moins à travers le processus. Comme toutes les informations se trouvent au même endroit, le temps de recherche diminue. De nombreuses entreprises en tirent un avantage concurrentiel.
• Réduction des coûts – un système ERP permet souvent de réduire les frais administratifs. Comme les livraisons de marchandises ou les commandes de réapprovisionnement peuvent être programmées avec précision, il est même possible de réduire les stocks.
• Motivation – dans chaque entreprise, il y a des tâches routinières que personne n’a envie de faire et qui sont ennuyeuses. Le système ERP relie automatiquement un grand nombre de ces tâches à d’autres processus, de sorte que les données ne doivent pas être saisies en une seule fois en grande quantité. En conséquence, les tâches routinières et souvent les heures supplémentaires sont supprimées.

Conditions préalables

La question qui se pose maintenant est de savoir quelles conditions préalables doivent être réunies pour un système ERP. Un créateur d’entreprise qui, jusqu’à présent, se débrouillait sans problème avec un ordinateur portable et peut-être un PC, doit-il directement aménager une salle de serveurs dans son garage ? Non, bien sûr que non. Les systèmes ERP existent en différentes variantes, de sorte que chacun peut les utiliser :

• Utilisateurs de Windows – il existe diverses offres pour les utilisateurs de Windows. Même Microsoft a sa propre solution ERP, mais celle-ci s’adresse aux gros utilisateurs.
• Utilisateurs d’applications – ici aussi, il existe bien sûr de nombreuses solutions sur le marché.

En fin de compte, le système de l’ordinateur final n’a pas d’importance. Comme la fusion des données a lieu sur un serveur, seuls les points d’accès sont déterminants. Selon la taille du système, un serveur privé peut également ne pas suffire. Les fondateurs ou les petites entreprises sont souvent mieux conseillés avec un système ERP basé sur le cloud :

• Stockage – les données sont stockées dans le cloud et peuvent être consultées en permanence.
• Service – le service des services en nuage est souvent très bon, même pour les petites entreprises. Il n’est pas nécessaire de disposer d’une informatique propre dans l’entreprise.
• Coûts – les systèmes ERP basés sur un cloud sont moins chers par rapport aux coûts d’entretien d’un propre serveur, de sa maintenance et du personnel informatique.

Il est important de savoir que chaque ERP peut être adapté à ses propres besoins. Pour cela, les créateurs d’entreprise doivent toutefois regarder de près ce que contiennent les différents contrats de licence et si certains points doivent être achetés en plus. Les produits destinés aux grands groupes, en particulier, ne sont pas toujours clairement réglementés à cet égard. Chaque entrepreneur devrait également envisager une formation au début, car les systèmes doivent être appris pour que tout fonctionne correctement. Ceux qui ont déjà travaillé avec SAP, par exemple, savent pourquoi.

Conclusion – utile à long terme

À long terme, un système ERP taillé sur mesure pour une entreprise est certainement utile. Pour cela, il est bon de l’intégrer le plus tôt possible dans le travail, car il n’y a plus de transfert de données et le potentiel d’erreurs lors du transfert de données est nettement plus faible. De plus, les processus de travail peuvent désormais être directement professionnalisés dès le début, ce qui permet bien sûr de réduire les coûts et de mieux démarrer en tant qu’entrepreneur.