Dans notre pays, la comptabilité est plus complexe que dans la plupart des autres pays du monde. Qu’il s’agisse d’une start-up unipersonnelle ou d’un grand groupe, presque toutes les entreprises sont confrontées au problème de la paperasserie et du gaspillage de ressources dû à la perte d’efficacité. Mais parfois, une partie au moins de la paperasserie et des tâches administratives qui s’accumulent est un problème dont l’entreprise est elle-même responsable. Les cinq conseils suivants permettent de réduire considérablement la bureaucratie dans les entreprises.

La bureaucratie coûte du temps et de l’argent aux entreprises

La bureaucratie dans chaque entreprise est si vaste qu’elle prend beaucoup de temps et génère donc des coûts élevés. C’est notamment le cas pour :

• la gestion des salaires
• Comptabilité
• Compte de recettes et de dépenses
• Taxe sur le chiffre d’affaires
• Traitement des commandes
• Gestion des marchandises

Les freelances devraient consacrer près de la moitié de leur temps de travail à la paperasserie, de sorte que le reste des bénéfices doit être généré pendant les quatre à cinq heures restantes de la journée. Les petites et moyennes entreprises (PME) ne sont souvent pas non plus en mesure de s’offrir des spécialistes pour l’entreprise, si bien qu’elles doivent externaliser la comptabilité pour une somme importante. Les grandes entreprises et les groupes investissent des sommes importantes dans des avocats, des conseillers fiscaux, des comptables et des experts financiers afin d’éviter des erreurs qui pourraient mettre en péril toute leur existence.

Une comptabilité qui fonctionne bien est la base de la réussite économique d’une entreprise. Si cette base n’est pas bonne, l’organisation de l’entreprise peut être ébranlée. Les clients et les collaborateurs sont de plus en plus mécontents, les processus ne sont pas rentables et le stock reste vide. Mais ce ne sont là que quelques-uns des problèmes consécutifs qui peuvent résulter d’une bureaucratie galopante et d’une comptabilité mal orientée qui en découle. Les cinq conseils suivants peuvent aider à réduire le surplus administratif et à se concentrer à nouveau sur l’essentiel.

Conseil 1 : gérer la comptabilité par logiciel

Heureusement, il existe de plus en plus de possibilités pour les entreprises d’effectuer au moins une grande partie de la comptabilité sur ordinateur. Il existe à cet effet des solutions complètes qui permettent d’optimiser et d’automatiser les processus. Ils sont ainsi réunis dans un grand ensemble, ce qui permet d’utiliser les ressources plus efficacement et donc de réduire les coûts. Les solutions commerciales complètes de Lexware, qui existent pour tous les types d’entreprises, sont un exemple de tels programmes. Les personnes qui optent pour une telle solution ont en permanence tous les chiffres de l’entreprise sous les yeux et peuvent consulter toutes les données et tous les documents d’un simple clic de souris. Cela augmente non seulement l’efficacité, mais aussi la transparence.

Conseil n° 2 : supprimer le papier

Les entreprises qui s’occupent de leur comptabilité avec une solution commerciale complète réduisent automatiquement leur consommation de papier. Néanmoins, il existe d’autres possibilités pour se rapprocher du rêve d’un bureau sans papier. Ainsi, il existe également des programmes faciles à utiliser pour les processus de commande et les listes de vacances qui aident à saisir, à archiver ou à partager des données sans utiliser de papier. Au lieu de cela, ils mettent les informations à disposition dans le cloud. La facture électronique en est un exemple : les solutions commerciales permettent certes d’établir des factures de manière simple et juridiquement sûre, mais de nombreuses entreprises continuent d’envoyer les factures établies par courrier. Selon une étude de la Deutsche Bank Research, la facture électronique permet d’économiser en moyenne 11,60 euros. Les entreprises qui envoient chaque mois plusieurs centaines de factures par la poste gaspillent donc beaucoup d’argent.

Conseil n° 3 : remplacer les e-mails par des plates-formes de collaboration légères

Dans la communication avec les partenaires commerciaux et les autres entreprises, les e-mails resteront irremplaçables à l’avenir. Toutefois, la plupart des e-mails qui arrivent chaque jour dans sa propre boîte aux lettres proviennent de collaborateurs internes. Autrefois, les collègues échangeaient des informations autour de la machine à café, aujourd’hui, ils écrivent rapidement un e-mail. Mais ce type de communication augmente les efforts, pour un bénéfice moindre. Les entreprises devraient donc utiliser des plateformes de collaboration légères qui fonctionnent de la même manière que WhatsApp ou Facebook. Les équipes peuvent ainsi échanger directement et facilement. Il est également possible de définir des groupes par thème ou par département, ce qui permet un échange ciblé. Cela permet également de rassembler toutes les informations utiles en un seul endroit, ce qui améliore la clarté et fait gagner du temps.

Conseil n° 4 : générer plus de mobilité

De nombreux travailleurs souhaitent plus de mobilité dans leur travail quotidien. C’est le cas par exemple des collaborateurs du service extérieur qui souhaitent également accéder à leur bureau en déplacement via une tablette ou un smartphone. De plus en plus de travailleurs considèrent le travail indépendant du temps et du lieu, également appelé informatique mobile, comme un enrichissement et estiment qu’il augmente l’efficacité du travail. Les entreprises devraient donc créer les conditions nécessaires à cet effet en numérisant les processus et les données et en les mettant à disposition dans le cloud. Pour de nombreux domaines du travail quotidien, il existe désormais des applications mobiles qui se distinguent par leur simplicité d’utilisation, comme par exemple pour la demande de congé ou pour le calcul des frais de déplacement. Cela aussi peut réduire considérablement la bureaucratie dans l’entreprise.

Conseil 5 : combattre l’esprit de silo

« Mon projet, mes connaissances, mon service » : ce type d’esprit de silo est encore très répandu parmi de nombreux collaborateurs. Les conseils susmentionnés en matière de numérisation et de réorganisation des processus peuvent toutefois aider à lutter contre cette pensée en silo, car les logiciels ne se laissent pas arrêter par les frontières entre les connaissances et les services. Au lieu de cela, de nouvelles structures sont créées en fonction des besoins réels de l’entreprise. Par exemple, dans une entreprise qui gère une boutique en ligne, le service informatique, la production, la gestion des marchandises et la comptabilité sont contraints de coopérer, car ils travaillent tous avec les mêmes données.