L’organisation du bureau facilitée par un logiciel en nuage

Les indépendants et les entrepreneurs ne savent que trop bien à quel point une comptabilité correcte peut et doit prendre du temps. Ces activités de bureau ne coûtent pas seulement du temps, mais aussi des …

L’organisation du bureau facilitée par un logiciel en nuage

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Les indépendants et les entrepreneurs ne savent que trop bien à quel point une comptabilité correcte peut et doit prendre du temps. Ces activités de bureau ne coûtent pas seulement du temps, mais aussi des nerfs. Lorsque le fisc frappe à la porte, tout doit être en ordre. Les logiciels de bureautique modernes aident les indépendants et les entreprises dans cette tâche.

Comptabilité Factures, offres et bien plus encore

L’un des aspects essentiels de la comptabilité est l’établissement des factures. Outre l’adresse, la désignation des articles livrés ou des services fournis ainsi que les quantités, les prix individuels de chaque produit/service et le prix total, TVA comprise, doivent figurer sur chaque facture.

la fin d’une journée de travail ou d’un projet, les indépendants et les entreprises doivent disposer d’un récapitulatif des prestations et, une fois le travail terminé, d’un récapitulatif des coûts liés à l’établissement d’une facture. Cela est indispensable, entre autres, pour la déclaration fiscale. En outre, divers justificatifs et copies doivent être joints à la déclaration fiscale.

Les programmes de facturation modernes facilitent la comptabilité

Si, par le passé, tous les documents devaient être méticuleusement conservés et triés, la comptabilité est aujourd’hui beaucoup plus simple grâce aux programmes informatiques modernes. Il existe des logiciels spéciaux pour la comptabilité classique, pour la gestion des commandes et des achats ainsi que des outils pour les fiches de paie. Ce qui manquait jusqu’à présent : un programme qui englobe toutes les fonctions importantes pour la gestion de l’entreprise et des clients : L’écriture des factures, la gestion des documents et des clients ainsi que l’organisation des stocks.

Une alternative : les logiciels de bureautique modernes

Les logiciels de bureautique en ligne, comme par exemple sevDesk, qui peut même être utilisé dans une variante gratuite, ont pour objectif de combler cette lacune. Le programme de facturation en ligne basé sur le cloud du logiciel cité en exemple a été développé avant tout pour les indépendants, les créateurs d’entreprise et les petites et moyennes entreprises (PME). Lors de la création d’une facture, l’adresse du client et les désignations des articles sont automatiquement filtrées à partir des données de base. De plus, le programme de facturation remplit automatiquement les informations légales obligatoires.

Les utilisateurs de sevDesk ont plusieurs possibilités pour envoyer une facture ou une offre. Premièrement, l’envoi d’une facture se fait en ligne via le programme lui-même. Les e-mails sont alors créés au format PDF et envoyés en pièce jointe. Deuxièmement, grâce à l’interface postale intégrée dans le programme, l’envoi par courrier se fait en ligne. Le temps et les frais d’impression, de mise sous pli et d’affranchissement ainsi que le passage au bureau de poste ou la recherche d’une boîte aux lettres sont supprimés. Ceux qui souhaitent s’occuper eux-mêmes de la procédure postale peuvent – troisième possibilité – enregistrer la facture sous forme de document PDF, l’imprimer et effectuer eux-mêmes toutes les autres étapes jusqu’à l’envoi personnel.

Autres fonctions :

  • La création et la gestion de plusieurs centres de coûts à l’aide de la fonction « Livre de caisse ».
  • A l’aide de la fonction « Gestion des stocks », sevDesk fournit un aperçu des stocks.
  • Création d’une prévision de chiffre d’affaires grâce à l’analyse de toutes les offres et commandes commerciales.
  • Le travail mobile est possible grâce à une application pour smartphones.
  • Archivage des e-mails et autres processus commerciaux importants.

Opportunités et risques du cloud computing

En ces temps de cybercriminalité croissante, les clients hésitent souvent à stocker leurs données, parfois sensibles, en ligne sur un nuage. Ce que l’on appelle le cloud computing présente deux avantages majeurs pour les entreprises : D’une part, elles font des économies, car les investissements en matériel et en logiciels diminuent, et d’autre part, elles peuvent travailler plus efficacement, car les utilisateurs ont accès à leurs données stockées et aux ressources informatiques de partout.

Malgré l’augmentation du nombre d’utilisateurs, d’autres utilisateurs potentiels du cloud restent inquiets et sceptiques, selon une étude de KPMG, en raison des discussions persistantes sur les mesures d’espionnage des services secrets étatiques et de l’augmentation de l’espionnage économique. Le Cloud Monitor 2014 a été réalisé par Bitkom Research GmbH à la demande de la société d’audit KPMG, cette étude a été réalisée chaque année entre 2011 et 2014. Elle examine l’état actuel et l’utilisation du cloud computing au fil du temps afin de mettre en évidence les évolutions dans différents secteurs et tailles d’entreprises.

Voici un aperçu de quelques résultats de l’étude actuelle de KMPG :

  • 40% des entreprises interrogées utilisent le cloud computing, 29% supplémentaires prévoient de l’utiliser et en ont au moins discuté au niveau de la direction.
  • La grande majorité des utilisateurs privés (83 %) et publics (67 %) du cloud décrivent leurs expériences jusqu’à présent comme positives.
  • Parallèlement, 74 % des entreprises considèrent la cybercriminalité par des particuliers, des entreprises ou des services secrets comme un réel danger.
  • 49 % des entreprises interrogées ont déclaré que l’affaire de la NSA avait eu un impact négatif sur leur attitude vis-à-vis du cloud computing public. En ce qui concerne le cloud privé, ce chiffre est similaire.
  • 51% ont tiré les conséquences de la surveillance des services secrets.
  • D’après cette étude, 25 % sont favorables à un cloud national, même si cela implique des coûts supplémentaires.

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