Nous traversons une période de turbulences, tant du point de vue économique que technique. C’est pourquoi la rentabilité ainsi que l’utilisation efficace de la technologie sont d’une grande importance. Des études américaines montrent que l’employé de bureau moyen passe chaque mois environ 40 heures en formation et en réunion. Pendant ce temps, qui correspond à une semaine de travail complète, les personnes concernées ne sont souvent pas en mesure de travailler de manière productive. Les processus de travail compliqués et inutiles compliquent la journée de travail – non seulement pour le travail autonome, mais aussi pour le travail en équipe. C’est pourquoi il est extrêmement important de créer un environnement de travail productif.

Analyse de l’existant et des besoins : où sont les déficits, comment peut-on les améliorer ?

Des millions de personnes dans le monde passent de nombreuses heures de leur vie dans un bureau. Il est dans leur intérêt et dans celui de l’employeur que les employés effectuent des tâches aussi rapidement et qualitativement que possible. La productivité est influencée par de nombreux facteurs, notamment le climat intérieur, le bruit et l’éclairage. Les employés doivent d’abord faire une analyse de la situation et voir si et où il y a des problèmes. Ils doivent ensuite réfléchir à la manière dont ils peuvent les résoudre.

Éclairage

L’éclairage est le point le plus important pour une meilleure productivité. Des études montrent que la performance humaine est la plus forte le matin, qu’elle s’affaiblit lentement à midi et qu’elle atteint son point le plus bas la nuit. La raison en est la production de cortisol, l’hormone du stress, stimulée par la lumière du jour, qui réveille l’homme et le rend plus concentré. La lumière du jour n’est toutefois pas suffisamment disponible dans de nombreux bureaux, et il faut alors recourir à la lumière artificielle. L’éclairage blanc lumière du jour nécessite environ 5.600 kelvins, la lumière blanche chaude (3.000 kelvins) a un effet relaxant et convient aux pièces dans lesquelles les employés font des pauses.

Climat ambiant

Un climat ambiant sain sur le lieu de travail [PDF ; 476 KB] contribue à ce que les employés se sentent bien et puissent travailler de manière productive. Des températures élevées en été et froides en hiver réduisent les performances, entraînent de l’insatisfaction et mettent la santé en danger. C’est justement en ces temps de canicule estivale que le sujet de la climatisation fait l’objet de débats passionnés : sont-ils nocifs pour la santé ou contribuent-ils au confort sur le lieu de travail ?

La température ambiante dans les bureaux allemands doit être comprise entre 17 et 20 degrés Celsius. Mais la température intérieure doit s’aligner sur la température extérieure : La différence ne doit pas dépasser six à huit degrés. S’il fait 35 degrés dehors, la température intérieure ne doit pas être inférieure à 27 degrés. Une différence de température trop importante ne sollicite pas seulement la circulation sanguine, l’air froid assèche également les muqueuses et rend ainsi les personnes plus vulnérables aux bactéries et aux virus.

Le bruit

Les claviers qui claquent, les radios qui chantent, les conversations bruyantes et le bruit agaçant de l’imprimante – tous ces éléments influencent les performances d’une personne. En principe, chaque personne essaie de chasser les bruits gênants de sa conscience. Mais ce faisant, il impose à son corps un travail supplémentaire qui entraîne une fatigue prématurée et un manque de concentration. Le niveau sonore dans un bureau ne devrait donc pas dépasser la valeur de 70 dB(A).

Pour minimiser les nuisances sonores, il est judicieux de placer les photocopieuses ainsi que les imprimantes laser et à jet d’encre dans des pièces séparées. En outre, tous les locaux de travail devraient disposer de sols, de plafonds, de meubles et de fenêtres absorbant les sons.

Le poste de travail : le strict nécessaire

Le bureau est le lieu de travail central d’un employé de bureau. Malheureusement, il est loin d’être productif : d’innombrables pense-bêtes sont collés sur l’écran et oubliés là, des dossiers sont empilés les uns sur les autres sur la table et, quelque part sous le chaos de papier, on trouve certainement encore le petit-déjeuner d’il y a deux semaines. Il devrait être évident que l’on ne peut pas travailler de manière productive dans un tel environnement. C’est pourquoi il faut

• Sur le bureau, il ne devrait y avoir que le strict nécessaire :
  • Stylo
  • Bloc-notes
  • marqueur
  • etc.
• Les personnes qui travaillent quotidiennement avec des dossiers devraient les ranger dans une armoire spéciale.
• Accordez également de l’attention à l’ergonomie :
  • Un bon positionnement de l’écran permet d’éviter les reflets et les contrastes trop importants avec l’arrière-plan.
  • Une chaise ergonomique rend la position assise agréable et ménage le dos.
  • Un bureau réglable en hauteur permet de l’adapter exactement à sa taille et assure ainsi un travail confortable.

Transformer les gadgets en machines de productivité grâce à des tweaks

Il n’y a pas que le bureau qui peut être optimisé, mais aussi le PC, le smartphone et la tablette – c’est-à-dire tout ce que l’on utilise pour le travail quotidien. Nombre de ces appareils sont loin d’être pratiques dans leur version standard. Avec des applications adaptées, ils peuvent toutefois être utilisés de manière productive.

Gestion des tâches

• Producteev : une liste de choses à faire gratuite avec toutes les fonctions de base essentielles. Les tâches peuvent être synchronisées sur toutes les plateformes (iOS, Android, Mac, Windows).
• Wunderlist : Une liste de choses à faire également gratuite et visuellement très attrayante. Elle couvre également la plateforme Kindle Fire et propose une version web.

Gestion du temps

• Wieldy : un gestionnaire de listes de choses à faire basé sur le principe « Getting Things Done ». Le logiciel nécessite au moins Windows XP et est également disponible en version portable.
• ManicTime : ce logiciel enregistre l’heure de début et de fin des programmes utilisés et enregistre ainsi leur durée d’utilisation.

Communication

• Skype : un logiciel gratuit de téléphonie IP, désormais propriété de Microsoft. Il est disponible pour tous les systèmes d’exploitation d’ordinateurs et de smartphones courants.
• Thunderbird : un logiciel gratuit pour une gestion simple des e-mails.

Recherche d’informations

• L’annuaire local : L’annuaire est disponible sous forme d’application pour les ordinateurs Windows.
• Wikipédia : La plus grande encyclopédie du monde a développé ses propres applications pour son portail et est notamment disponible sous forme d’application Windows 8.

Gestion de fichiers

• La boîte de dépôt : Le service de stockage en ligne le plus connu au monde se prête parfaitement au travail en groupe grâce à son application native.
• Evernote : application permettant de créer et de synchroniser des notes. Pratiquement tous les fichiers peuvent être déposés dans un compte Evernote payant.

Édition de documents

• LibreOffice : une suite bureautique basée sur Open Office.
• Notepad++ : une alternative gratuite à l’éditeur intégré de Windows. Il offre de nombreuses fonctions supplémentaires telles que la coloration syntaxique, l’autocomplétion et bien d’autres.

Utile

• TeamViewer : Permet la maintenance à distance d’ordinateurs via le réseau ou Internet.
• Total Commander : une alternative populaire à l’Explorateur Windows qui facilite le travail productif.

Bureau à domicile : même principe, autres problèmes

Avec l’ère numérique, il n’est plus rare que les gens travaillent à domicile. Ils aménagent un bureau à domicile et effectuent leur travail sans devoir quitter leur domicile. Le principe de base de la productivité est le même que celui décrit précédemment, mais à la maison, il y a quelques obstacles que l’on ne rencontre pas au bureau :

• Éliminer les distractions : Promener le chien, aider le voisin à faire un travail de jardinage ou se déconnecter un instant pour écouter de la musique : les tueurs de la productivité sont nombreux dans le bureau à domicile. Un bon aménagement du bureau permet de les éliminer, mais il faut tout de même une bonne dose de maîtrise de soi. La règle générale est la suivante : le bureau à domicile doit ressembler à un bureau à domicile, sans canapé confortable, console de jeux, etc. – alors la productivité dans le bureau à domicile sera au rendez-vous.
• Vie privée et travail : beaucoup de gens ne comprennent pas qu’il n’y a pas de différence entre travailler à la maison ou au bureau – on doit effectuer exactement les mêmes tâches dans le même laps de temps. Il faut le faire comprendre à toutes les personnes de sa vie, y compris à sa famille.
• S’étudier soi-même : Les règles existent pour être transgressées. Il en va de même pour le home-office. Peu importe le nombre de règles que l’on se fixe, on finit toujours par enfreindre l’une ou l’autre. Il est important de s’observer soi-même et d’apprendre comment mieux gérer la situation.
• Un équipement adapté : l’environnement immédiat n’est pas le seul à pouvoir limiter la productivité, un équipement inadapté constitue également un obstacle. Par exemple, si vous imprimez chaque jour une quantité énorme de pages de texte et que vous optez pour une imprimante à jet d’encre, vous perdez du temps et de l’argent. Dans ce cas, une imprimante laser serait un meilleur choix. Les différences entre une imprimante à jet d’encre et une imprimante laser sont expliquées ici dans cet article. Bien entendu, d’autres appareils peuvent également limiter la productivité : un développeur de jeux qui travaille avec un PC peu performant mettra plus de temps à réaliser son travail. Il peut compenser l’investissement dans un appareil performant par le gain de temps qui en résulte.