Tous les mois, chaque employé reçoit son bulletin de salaire. Mais ce qui va de soi pour les travailleurs est une tâche qui prend du temps à l’employeur. Si une entreprise vient d’ouvrir et que l’exploitant est encore inexpérimenté en matière de décompte de salaire, cette tâche peut prendre plusieurs jours. En effet, il y a des choses importantes à prendre en compte.

Comment se compose la fiche de salaire ?

Tout d’abord, il faut clarifier ce que doit contenir exactement la fiche de salaire. Comme il sert à calculer les cotisations de sécurité sociale et les déductions fiscales, ces dernières sont justement énumérées individuellement.

Cotisations de sécurité sociale :

• Assurance maladie
• Assurance dépendance
• Assurance pension
• Assurance chômage

Déductions fiscales:

• Impôt sur le salaire
• Impôt ecclésiastique
• Supplément de solidarité

Cela peut sembler simple au premier abord, même si en fin de compte il y a encore beaucoup d’autres choses à prendre en compte, comme l’explique également un article sur imacc.de. De plus, il ne faut pas oublier que les pourcentages peuvent varier d’un salarié à l’autre, par exemple pour l’impôt religieux. Divers paramètres de calcul, des cas particuliers et des exceptions compliquent en outre le principe. En conséquence, l’établissement du décompte de l’impôt sur les salaires devient un véritable gouffre à temps.

Étant donné qu’un décompte de salaire est prescrit par la loi et qu’un employé peut donc l’exiger de l’employeur dans tous les cas, il n’est pas étonnant que de nombreuses entreprises externalisent le décompte de salaire et confient cette tâche à un conseiller fiscal par exemple – après tout, cela permet de limiter les erreurs et l’employeur peut se consacrer à son activité principale.

Mais le problème est évident : cela génère des coûts supplémentaires. Une entreprise à but lucratif qui ne cesse de croître devra donc dépenser beaucoup d’argent pour l’établissement des fiches de paie.

Il semble donc que l’entrepreneur ait deux possibilités : Confier ses propres données à des tiers, payer beaucoup d’argent et confier le travail à une personne externe (en se reposant entièrement sur son savoir-faire), ou bien réaliser soi-même les décomptes de salaire, y consacrer beaucoup de temps et perdre également de l’argent – en raison de la perte de travail qui en résulte à un autre endroit.

Mais le fait est qu’il existe plusieurs possibilités de laisser les fiches de salaire à l’intérieur de l’entreprise tout en économisant du temps et de l’argent – sous la forme d’un logiciel moderne de gestion des salaires.

Des progiciels qui font sens

1. WISO Salaires

L’émission télévisée WISO est certainement connue de la plupart des gens. Ce magazine économique et de consommation de la ZDF propose chaque lundi des sujets intéressants pour différents groupes cibles. Sur la page d’accueil de l’émission, les utilisateurs trouvent divers guides qui ont généralement du corps et de l’esprit. La rédaction s’occupe également des entrepreneurs et a mis sur le marché le logiciel « WISO Lohn & Gehalt », un programme qui facilite le décompte des salaires, surtout pour les petites entreprises.

Petites entreprises parce qu’il est possible de décompter jusqu’à 15 salariés. Les données importantes des caisses d’assurance maladie et des agences pour l’emploi sont déjà enregistrées dans le programme et sont constamment mises à jour. En outre, il est possible de déclarer en ligne les données de l’assurance sociale conformément au §22 DEÜV et de déclarer l’impôt sur le salaire en ligne avec ELSTER. Grâce à la banque en ligne intégrée, les décomptes peuvent même être effectués directement à partir du logiciel.

Comme plus de 30 types de salaires différents sont définis, il est également possible avec ce programme de rédiger un décompte de salaire pour les mini-jobbers, etc. Dans l’ensemble, l’utilisateur obtient avec « WISO Salaires » un paquet complet, dans lequel tout a été pensé. Il doit toutefois mettre la main au porte-monnaie : le logiciel coûte 99,99 euros pour 365 jours – mais au final, il est garanti d’être moins cher que la facture d’un conseiller fiscal !

2. Lexware Renseignements sur les salaires 2014

Avec « Lexware Lohnauskunft 2014 », l’acheteur obtient un programme qui n’a certes pas le même effet d’assistance que celui de WISO, mais qui remplit néanmoins son objectif. Pour un prix de 49,99 euros, il propose avant tout des solutions. La manière dont doit se présenter un décompte de salaire est expliquée ici de manière facilement compréhensible. De plus, l’utilisateur obtient des informations importantes sur d’autres thèmes comme les classes d’imposition et les véhicules de service. Ce logiciel pourrait donc être considéré comme un guide plutôt que comme un programme facilitant le travail – mais il est néanmoins utile pour ceux qui souhaitent à l’avenir réaliser eux-mêmes l’ensemble de leurs fiches de paie.

3. Lexware Salaire 2014

Un autre logiciel de la maison Lexware, « Salaire + Paie 2014 », propose en revanche une gamme beaucoup plus large à ses utilisateurs. Selon Lexware lui-même, plus de 100.000 entreprises ont déjà recours à ce programme. Ce n’est pas étonnant, car il offre de nombreuses aides. Par exemple, la possibilité de transmettre les déclarations d’impôts sur les salaires et les attestations de cotisations directement à l’administration fiscale permet de gagner beaucoup de temps.

L’avantage de ce logiciel réside en outre clairement dans le fait qu’il permet de calculer la paie de bien plus de 15 collaborateurs. Jusqu’à 50 pour être précis, et même jusqu’à 500 avec l’édition pro/premium. Ici aussi, il est possible d’avoir une bonne vue d’ensemble de la gestion à l’aide de nombreux assistants (gestion des absences, gestion de la caisse maladie par exemple).

Pour un prix à partir de 16,90 euros par mois (ou à partir de 249,90 euros en cas d’achat unique), le progiciel n’est toutefois pas forcément bon marché.

4. Sage simpleSalaire

La société Sage Software est un fournisseur de logiciels et de services de gestion d’entreprise qui opère dans le monde entier. Sage einfachLohn est – comme son nom le laisse supposer – un autre logiciel pour les décomptes de salaire, qui marque des points surtout par son utilisation. Un assistant de paie intuitif guide l’utilisateur à travers les différentes étapes, de sorte qu’il ne lui reste plus qu’à imprimer les fiches de paie mises à disposition. En outre, ce logiciel permet également de faire établir les déclarations légales obligatoires, qu’il suffit ensuite d’envoyer. La gestion des collaborateurs et le calendrier des absences sont également disponibles, de sorte que ce programme, qui inclut un collaborateur pour un prix de 5,90 euros par mois, convient surtout aux petites entreprises. Pour un premier test, le logiciel est par exemple disponible sur le TelekomCloud.

5. Produits gratuits

Il en existe aussi dans le domaine des logiciels de gestion des salaires : les produits freeware. Ils sont sans aucun doute séduisants. Ils offrent soi-disant un ensemble de prestations pour lesquelles il faut payer une certaine somme d’argent dans d’autres entreprises. Mais la prudence est de mise et il convient avant tout de réfléchir à la question suivante : Pourquoi un tel logiciel peut-il être proposé gratuitement alors que des entreprises sérieuses le font payer ? La réponse est évidente – parce qu’en règle générale, ces logiciels ne sont pas sérieux (les exceptions confirment bien sûr la règle). Cela commence par le fait que les programmes sont obsolètes et que les dispositions légales actuelles ne sont pas intégrées. Ou qu’une entreprise douteuse souhaite accéder à des données sensibles de l’entreprise. Ou encore parce que l’utilisateur n’a pas vu les petits caractères et qu’il est soudainement tombé dans un piège d’abonnement coûteux. Les entrepreneurs devraient donc plutôt recourir à des produits payants, mais sérieux.