Pour les start-ups et les petites entreprises en particulier, il n’est souvent pas rentable de payer une personne pour s’occuper des salaires. Comme les conseillers fiscaux et les bureaux de paie traditionnels sont très chers, de plus en plus d’entreprises externalisent leur comptabilité salariale en ligne. Les différents prestataires se distinguent par l’étendue des fonctions et par l’automatisation/le suivi personnalisé. Découvrez dans ce guide quelles sont les possibilités d’externalisation de la comptabilité salariale en ligne. Nous vous informons en outre sur les prestations typiques des fournisseurs et vous présentons des alternatives possibles.
- Dans la comptabilité salariale en ligne, il suffit en général de saisir toutes les données pertinentes dans le cloud ou le logiciel. Votre prestataire de services se charge ensuite de l’établissement des décomptes, des déclarations au fisc et de bien d’autres choses encore.
- De plus, les prestataires vérifient l’exactitude et la plausibilité de vos saisies afin d’éviter les erreurs courantes lors du décompte des salaires.
- Des systèmes en ligne sont également proposés par des conseillers fiscaux. Chez ces derniers, vous payez un peu plus cher, mais vous bénéficiez d’un interlocuteur personnel qui vérifie non seulement l’exactitude de vos données, mais aussi leur efficacité.
Table des matières
1. la comptabilité salariale en ligne
L’image idéale de la comptabilité salariale en ligne est en fait assez simple à expliquer : vous saisissez toutes les données pertinentes de vos employés et ne devez vous occuper de rien d’autre. Les fiches de paie, les inscriptions et les radiations des employés et toutes les déclarations pertinentes au fisc ou aux organismes de sécurité sociale sont automatisées. Cela permet d’accélérer considérablement le processus de comptabilité.
En outre, le programme de comptabilité attire votre attention sur les justificatifs nécessaires en fonction du type d’emploi. Les formulaires utilisés sont, dans le meilleur des cas, utilisables par des non-initiés et offrent néanmoins de l’espace pour des processus commerciaux complexes.
Les modèles existants sur le marché se distinguent principalement par deux aspects :
- La saisie des données se fait soit via un logiciel de comptabilité (par ex. de Lexware ou DATEV), soit directement dans le navigateur via une solution cloud.
- En option, les données préparées peuvent ensuite être envoyées à un conseiller fiscal. Ainsi, le conseiller fiscal économise du temps et vous de l’argent.
Tant les solutions cloud que les solutions logicielles offrent généralement un accès très confortable à toutes les données pertinentes. Les modèles les plus simples proposent la tenue de comptes de salaires, l’établissement de fiches de paie et une gestion des données de base des collaborateurs. D’un autre côté, il existe des packs complets qui couvrent tous les domaines liés au personnel, maîtrisent la comptabilité en partie double et peuvent accessoirement établir des bilans.
Les autres caractéristiques possibles des outils sont
- La vérification de la plausibilité des saisies afin d’éviter directement les erreurs.
- L’interface DATEV pour la transmission des données au conseiller fiscal.
- Interface Dakota pour la transmission des déclarations aux organismes de sécurité sociale.
- Interface ELSTER pour la transmission de données à l’administration fiscale.
- Possibilité d’accorder aux contrôleurs d’entreprise l’accès à vos données.
- La préparation ou l’exécution automatique de virements.
- La prise en compte des lois spécifiques au secteur.
- L’établissement d’une analyse de gestion d’entreprise (BWA).
Info : certains fournisseurs (notamment les cabinets spécialisés dans le conseil fiscal) proposent exclusivement des formules complètes qui incluent, pour un peu plus cher, un interlocuteur personnel. Celui-ci vérifie l’exactitude de vos données, fait faire ce qui doit être fait manuellement et se tient à votre disposition pour répondre à vos questions pendant une période limitée par mois.
2) Prescriptions légales relatives à la comptabilité salariale
Certificat GKV
Le certificat GKV distingue les prestataires qui remplissent les exigences légales en matière de transmission de données aux caisses d’assurance maladie.
En principe, chaque employeur est tenu de fournir à chaque employé un décompte indiquant la composition exacte du salaire ou du traitement. La loi définit les informations qui doivent figurer sur le bulletin de paie.
En outre, les obligations d’assurance des travailleurs doivent être respectées. Tous les documents relatifs à la fiche de salaire doivent être conservés dans leur intégralité et de manière inaltérable. Les déclarations obligatoires à l’administration fiscale et aux organismes de sécurité sociale doivent également être respectées.
En outre, la directive GoBD impose désormais de mettre à la disposition de l’administration fiscale toutes les données pertinentes sous forme numérique (comme support de données ou interface) en cas de contrôle fiscal. De même, toute modification future de la législation doit être prise en compte par un programme à l’avenir.
Un programme de comptabilité salariale en ligne doit fournir tout cela afin de garantir le respect des dispositions légales. En effet, en cas d’erreurs, celles-ci et les frais liés à leur détection doivent être payés dans un délai d’un mois.
3. ce que coûte la comptabilité salariale en ligne
En règle générale, les logiciels ou les solutions „cloud“ qui fonctionnent de manière automatisée ou qui accompagnent les processus manuels sont les moins chers. En règle générale, plus l’entreprise est petite, plus un programme de comptabilité suffisant est bon marché.
Aujourd’hui, la plupart des fournisseurs sont passés d’un logiciel qui paraît chaque année à un programme qui est constamment mis à jour et qui est payé par abonnement. Vous trouverez dans l’aperçu suivant les offres des principaux fournisseurs pour les petites entreprises. Il existe également des offres plus complètes, couvrant 200 employés ou plus.
| Fournisseur | Prix | Employés inclus |
|---|---|---|
| WISO Salaires & Paie | à partir de 112,81€ par an | 15 |
| lexware | à partir de 17,90€ par mois | 50 |
| sage one | 67€ par mois | 20 |
Conseil : Si vous souhaitez utiliser ces programmes de manière autonome, vous devez au moins avoir des connaissances de base en matière de droit du travail, de la sécurité sociale et de l’impôt sur les salaires. Pour les non-initiés, il est recommandé de dépenser un peu plus d’argent afin de pouvoir compter sur une assistance disponible en permanence en cas de questions et d’apprendre les bases.
Il est possiblede souscriredes packs complets qui, outre la comptabilité salariale en ligne, comprennent également les éventuelles corrections effectuées par un conseiller fiscal, à partir d’environ 10 euros par mois et par employé.
Renseignez-vous à l’avance sur les fonctions dont votre entreprise a besoin et sur le temps ou le personnel que vous pouvez investir. Vous pouvez par exemple vous informer sur les fournisseurs et l’étendue des fonctions en consultant un test complet de logiciels de comptabilité.
Vous pouvez ensuite tester gratuitement la plupart des fournisseurs et décider finalement lequel répond le mieux à vos attentes. En outre, il est important de lire attentivement le catalogue de prestations des offres et de veiller à une politique de prix transparente. Souvent, des frais supplémentaires sont facturés pour certains certificats ou services, par exemple.
3.1 Logiciel de comptabilité gratuit
Les programmes gratuits ne sont capables de contribuer à la comptabilité salariale que de manière très limitée. Les programmes purement freeware ne répondent généralement pas aux exigences légales, ne disposent pas des interfaces nécessaires ou du moins ne sont pas constamment mis à jour.
Les versions gratuites des programmes payants sont si limitées qu’il faut payer au plus tard après l’expiration d’une période d’essai ou pour certaines prestations essentielles du programme.
C’est pourquoi nous déconseillons les outils gratuits pour le décompte des salaires. Ils ne vous offrent pas la garantie suffisante que toutes les normes légales sont respectées.