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Normal.dot et autres – Modèles de documents dans Word

Aceline Giguère
Office-Vorlagen

Quiconque travaille avec Word utilise des modèles de documents. Les modèles de documents sont des modèles pour toutes sortes de documents, de la feuille blanche avec les paramètres par défaut de Word aux modèles fonctionnels pour les lettres, les fax ou les factures. Les modèles de document enregistrent les textes, les macros, les styles et les paramètres. Des modèles de documents adaptés à chaque objectif de travail facilitent la création de documents similaires ou sécurisent des environnements de travail spécifiques. Nous avons réuni quelquesinformations importantessur l’utilisation du modèle de document Normal.dot et d’autres modèles de document. L’article se concentre sur Normal.dot et, plus tard, sur le travail avec d’autres modèles de documents.

  • Le modèle de document normal.dot est le modèle standard pour tous les documents « vides ».
  • Ce modèle contient des indications telles que la police, la taille, mais aussi le formatage des paragraphes et bien d’autres choses encore.
  • Il est très facile de créer ses propres modèles.

Remarque: le texte est basé sur les anciennes versions d’Office, mais il est toujours valable pour les versions plus récentes. Dans la mise à jour Normal.dot(x) et Cie – Word 2007 pour les débutants, nous abordons les nouveautés depuis le format dotx.

Généralités

Chaque document que vous créez ou ouvrez dans Word est basé sur un modèle de document déjà existant. Tous les utilisateurs n’en sont pas conscients. De même, le fait que de nombreuses actions sur un document impliquent des modifications dans les modèles de document ne saute pas aux yeux jusqu’à ce que Word demande, lors de l’enregistrement, si les modifications apportées au modèle de document doivent également être enregistrées ou – souvent de manière encore plus déroutante – indique que les modifications apportées à un fichier portant le nom Normal.dot ne peuvent pas être enregistrées parce que celui-ci est verrouillé par un autre utilisateur. Dans la plupart des cas, un bon conseil fait défaut et la décision est prise au hasard. En général, il ne se passe rien de particulier et la décision prise ne reste pas en mémoire. La situation est pire lorsque l’on réagit aux conseils souvent bien intentionnés des forums et que l’on supprime le fichier Normal.dot pour faire fonctionner un Word qui ne réagit pas ou mal. Après une telle suppression, le fichier Normal.dot de l’utilisateur est recréé avec les paramètres par défaut. Cela résout souvent les problèmes avec Word, mais dans ce cas, toutes les modifications apportées consciemment ou inconsciemment au modèle sont naturellement perdues.

En ce qui concerne les modèles de documents, l’utilisateur est donc confronté à deux types de problèmes : premièrement, il ne peut pas passer à côté du sujet. Même si vous n’en étiez pas conscient jusqu’à présent, chaque fois que vous créez un nouveau document en utilisant le bouton « Nouveau » de la barre d’outils standard, vous créez un document qui est automatiquement lié au modèle de document Normal.dot. Une connaissance de base de ce modèle est donc nécessaire. Deuxièmement, vous apprendrez dans les explications ultérieures comment utiliser les modèles de document de manière ciblée.

Le modèle de document standard

L’information la plus importante sur les modèles de documents est donc déjà donnée : Word enregistre tous les paramètres de base d’un utilisateur dans un fichier appelé Normal.dot. Ce fichier n’existe toutefois que lorsqu’un utilisateur connecté sous Windows démarre Word pour la première fois. Word demande alors quelles informations utilisateur doivent être utilisées. La majorité des utilisateurs ont simplement confirmé cette question, comme la plupart des autres boîtes de dialogue, et ont ainsi enregistré la première modification du fichier Normal.dot qu’ils venaient de créer. Ce nouveau fichier se trouve généralement dans le répertoire C:\Documents et paramètres\[nom d’utilisateur]\Données d’application\Microsoft\Modèles ou C:\Users\(utilisateur)\[nom d’utilisateur]\AppData\Roaming\Microsoft\Modèles, selon le système d’exploitation. C’est de ce fichier propre à l’utilisateur qu’il s’agit et il n’est pas vide dès le départ. Il connaît déjà une série de textes automatiques courts et d’autres automatismes ainsi que les paramètres de base de Word. Mais cela comprend également les paramètres importants pour l’utilisateur, comme la langue par défaut, la police par défaut et la taille de police par défaut. Ceux qui ont lu attentivement jusqu’ici connaissent déjà un moyen de modifier la taille de police par défaut pour tous les documents à venir. Correct : chercher Normal.dot via l’Explorateur Windows et l’ouvrir pour le modifier. Sélectionner l’ensemble du document avec [CTRL]+[A], modifier la taille ou la police de caractères et enregistrer. C’est possible, mais compliqué. Le premier piège est déjà l’Explorateur Windows, car un double-clic sur le fichier Normal.dot localisé avec succès ne l’ouvre pas, mais crée un nouveau fichier. Pour ouvrir un modèle de document, il faut cliquer avec le bouton droit de la souris sur le fichier et ensuite cliquer sur la commande « Modifier ». Au cas où des lecteurs attentifs auraient tout de suite regardé dans l’Explorateur Windows : Vous ne pouvez voir les extensions de fichiers que si les options de dossier sont configurées en conséquence dans le système. Pour ce faire, utilisez la commande Démarrer -> Panneau de configuration -> Options des dossiers -> Affichage et désactivez la case à cocher « Masquer les extensions pour les types de fichiers connus ». Dans les anciennes versions de Word, il n’existait que la procédure décrite ci-dessus pour modifier la police par défaut. Mais les gémissements des utilisateurs sont probablement parvenus jusqu’à Microsoft et il existe donc une procédure conviviale pour les réglages de base importants.

Modifier la police par défaut

La procédure conviviale de modification d’un paramètre par défaut sera illustrée à l’aide de l’exemple de la police par défaut, mais elle peut être rapidement appliquée à d’autres paramètres avec un peu d’attention. Comment essaierait-on de modifier une police si l’on ne devait pas utiliser les icônes de la barre d’outils Standard ? C’est vrai, la commande est Format -> Caractères. C’est là que vous régleriez la police et la confirmeriez. Cette procédure permet également de modifier le standard pour tous les documents à venir. Plus tôt vous le ferez, moins vous aurez de documents à adapter ultérieurement ou moins vous aurez de travail avec les nouveaux documents que vous créerez. La procédure la plus sûre est la suivante :

Comme tous les nouveaux documents vides sont basés sur le modèle de document Normal.dot modifié, il vous suffit ensuite de redémarrer Word pour profiter de la police modifiée dans le nouveau document qui apparaît automatiquement. Si vous regardez de plus près les boîtes de dialogue utilisées à l’avenir, vous trouverez également le bouton Standard mentionné dans les boîtes de dialogue Fichier -> Mise en page; Tableau -> Insérer Tableau -> AutoFormat; Insérer -> Date et heure; et Outils -> Langue -> Définir la langue.

Fig. 1 : Modification de la police par défaut de Word
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Modifier les paramètres de base

En y regardant de plus près, la procédure décrite ci-dessus n’est valable que pour les propriétés des pages et les éléments de texte. La plupart des paramètres de base de Word sont modifiés à l’aide de trois commandes du menu Outils.

Fig. 2 : Modifications d’une barre d’outils de Normal.dot

Malheureusement, le problème de l’adaptation des paramètres de base n’est pas toujours aussi simple que celui qui vient d’être décrit. Mais si vous regardez attentivement lors du formatage ou de l’insertion d’objets, vous trouverez des termes tels que Enregistrer les dimensions pour les nouveaux tableaux (Tableau -> Insertion -> Tableau) et des formulations similaires derrière lesquelles se cachent des accès à des spécifications pour l’utilisation standard des objets correspondants.

Que stocke le fichier Normal.dot ?

Il devrait déjà être clair que le fichier nommé Normal.dot enregistre les paramètres par défaut pour le fonctionnement de Word. Mais il y a d’autres objets qui se retrouvent dans le Nomal.dot sans que l’utilisateur s’en aperçoive lorsqu’il manipule de tels objets. Pourtant, la connaissance de ces objets, à l’aide d’une stratégie appropriée, peut s’avérer utile pour travailler avec Word.

Tout d’abord, le modèle de document contient des formats de caractères et de paragraphes dans une sorte de modèle par défaut pour tous les documents. Si vous cliquez sur la flèche de la liste de la barre d’outils Format en maintenant la touche [SHIFT] enfoncée, Word ouvre la liste de tous les styles contenus dans le modèle de document actuel (voir fig. 3).

Fig. 3 : Accès aux styles
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Rappel : un style est un modèle d’objet texte dont les propriétés peuvent être transmises à ces objets par le biais d’un nom. Faites l’expérience : Écrire du texte, passer à la zone de liste Style avec la combinaison de touches [CTRL]+[MAJ]+[S], y écrire le petit mot TITRE et valider avec [ENTER]. De cette manière simple, vous avez attribué au texte les propriétés d’une feuille de style déjà contenue dans Normal.dot. Si vous avez ouvert la liste à titre d’essai, vous avez certainement découvert d’autres noms de format intéressants. Vous pourriez alors avoir envie d’adapter ces styles existants à vos propres idées. Prenons l’exemple suivant : tous les titres doivent désormais apparaître en rouge. La procédure varie un peu selon la version, mais elle mène toujours à la même boîte de dialogue. L’entrée est la commande Format -> Style. Dans la boîte de dialogue qui apparaît, la feuille de style du paragraphe actuel est sélectionnée. Passez en haut à Tous les styles et sélectionnez ensuite le style Titre dans la liste en bas. Cliquez ensuite sur Modifier.

Fig. 4 : Modification d’un modèle

Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, vous avez la main sur le style : un clic sur le bouton de la police rouge suffit pour le document actuel. Mais ce qui devrait nous intéresser, c’est de savoir comment la modification atteint également le modèle de document. Pour cela, la case à cocher Ajouter au modèle doit être activée. C’est toujours le modèle actuel qui est visé (voir ill. 4).

Attention d’ailleurs à la case à cocher Actualiser automatiquement: Si cette case est cochée, toute modification apportée à un texte avec ce modèle sera immédiatement appliquée à tous les textes du même document. Ceci est très lourd de conséquences lorsqu’il s’agit de la feuille de style générale Standard utilisée dans un document, qui est généralement attribuée automatiquement à tous les paragraphes dans un premier temps. Ensuite, cette modification n’est sauvegardée que dans le document.

La prise en compte réelle de ce paramètre n’a lieu qu’après l’enregistrement du modèle de document. Dans le cas de Normal.dot, cet enregistrement automatique n’a lieu qu’à la fermeture de Word, pour les autres modèles de document, toujours à la fermeture du dernier document ouvert qui repose sur ce modèle. C’est nettement trop tard, il vaudrait mieux enregistrer immédiatement. C’est pourquoi nous faisons ici une petite digression qui montre d’autres éléments qui sont enregistrés dans Normal.dot : les combinaisons de touches pour les fonctions fréquemment utilisées. Dans le cas présent, il s’agit de la définition d’une combinaison de touches permettant de déclencher l’enregistrement de tous les documents ouverts, y compris les modèles de documents.

Activez la commande Outils -> Personnaliser. Cliquez en bas sur le bouton « Clavier ». Le reste est relativement simple : sélectionnez à droite la commande FichierToutEnregistrer et cliquez ensuite dans le champ de saisie Nouvelle combinaison de touches. Actionnez maintenant la nouvelle combinaison de touches, par ex. [ALT]+[CTRL]+[SHIFT]+[F12], qui n’est habituellement pas utilisée. Observez maintenant l’indication à côté de l’entrée Enregistrer dans. En général, les raccourcis clavier sont placés dans Normal.dot, mais il est possible de choisir n’importe quel autre modèle de document ouvert. En cas de conflit avec les mêmes combinaisons de touches dans plusieurs modèles ouverts simultanément, Word procéderait de manière très pragmatique : Le modèle de document associé au document actif a toujours la priorité. Les actions se terminent par un clic sur Affecter et un clic sur Fermer (voir fig. 5).

Fig. 5 : Attribuer une combinaison de touches
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Outre les formats de caractères et de paragraphes et les combinaisons de touches, Word enregistre également des entrées AutoText dans le modèle de document. Mais ce n’est pas le sujet ici, car il existe déjà un article à ce sujet sur WinTotal : « Modèles de documents et textes automatiques dans Word ».

Modèles de documents spéciaux

Il est très efficace de créer des modèles de documents spéciaux pour les documents récurrents. Il pourrait s’agir d’un modèle de document pour les lettres normales (par ex. Lettre.dot), pour les télécopies (Fax.dot) et pour les documents plus longs à caractère de rapport (Concept.dot). Chaque modèle est doté de structures typiques et accélère ainsi le processus de travail. Cette deuxième partie de l’article sur les modèles de documents dans Word donne un aperçu des possibilités de travail avec des modèles de documents spéciaux.

Remarque: pour Word 2007, veuillez consulter notre article séparé Normal.dot(x) et Cie – Word 2007 pour les débutants.

Généralités

Lesmodèles de documents sont des modèles de documents récurrents qui fournissent des textes et des fonctions adaptés à un usage spécifique. Un tel modèle de document contient par exemple des formats de caractères et de paragraphes, des AutoTexts et des macros spécifiques. Mais il peut aussi contenir des textes qu’un nouveau document doit déjà contenir : un en-tête de lettre avec l’adresse, un graphique avec le logo de l’entreprise, un champ d’adresse préfabriqué, un texte de formulaire ou un contrat avec des passages de texte obligatoires. Les modèles de documents sont parfaitement adaptés pour tenir à disposition des modèles de format propres et spécifiques pour certains travaux.

Un modèle de document se distingue extérieurement d’un fichier texte normal dans Word, tout d’abord par l’extension de fichier. Le modèle de document a l’extension dot, le document normal l’extension doc. L’emplacement de stockage est également différent. Alors que vous enregistrez les documents dans n’importe quel dossier, vous devriez enregistrer tous les modèles de document de manière à ce qu’ils soient immédiatement disponibles lorsque vous appelez la commande Fichier -> Nouveau. Lorsque vous créez un modèle de document, Word veille automatiquement à ce qu’il soit enregistré à l’endroit approprié. En attribuant le type de document Modèle, le document reçoit un marquage interne qui l’identifie comme modèle.

Vous pouvez accéder rapidement aux modèles fournis avec Word. Lorsque vous créez un fichier à l’aide de la commande Fichier -> Nouveau, Word s’attend à ce que vous sélectionniez un modèle dans la zone Commencer par un modèle (ou Modèles sur mon ordinateur) du volet de tâches Nouveau document. En général, vous y trouverez les modèles de documents installés (voir fig. 6).

Fig. 6 : Accès aux modèles installés

Mais si vous définissez en plus un dossier de documents avec la commande Outils -> Options dans l’onglet Emplacement du fichier, par exemple comme dossier pour les groupes de travail, Word traite les documents « normaux » qu’il contient comme des modèles de documents dans la boîte de dialogue Nouveau – indépendamment de l’extension du fichier. Après avoir cliqué sur OK, la particularité des modèles définis à partir de ce dossier entre en jeu : Word n’ouvre pas le fichier lui-même, mais met à disposition une copie en tant que nouveau document pour le traitement.

Les documents et les modèles ont donc de nombreux points communs dans Word. À une exception près, vous pouvez en principe travailler avec les documents de la même manière qu’avec les modèles. Une différence importante réside dans le fait que vous pouvez attacher la fonctionnalité cachée d’un modèle de document à un autre modèle. Ainsi, vous rendez par exemple un modèle disponible pour d’autres domaines à l’aide de macros spéciales ou de combinaisons de touches (pour plus de détails, voir l’article « Modèles de documents et textes automatiques dans Word »).

Notez également une procédure avantageuse dans les versions récentes de Word (à partir de 2002) : Avec la commande Nouveau à partir d’un document existant, vous accédez également à un document « normal » : il s’ouvre toutefois en tant que copie, comme un modèle de document.

Le contenu des modèles de documents

Dans de nombreuses boîtes de dialogue de Word – par exemple lors de la définition des entrées AutoText ou après la commande Outils -> Personnaliser – vous avez le choix de l’emplacement de vos définitions. Cela a déjà été expliqué dans la première partie de l’article. Si vous décidez de manière ciblée quelle action appliquer à quel modèle de document, vous transformez au fil du temps les modèles de document en environnements de travail à des fins spécifiques ou le modèle de document global Normal.dot en un outil individuel complet. Chaque modèle de document à usage spécifique contient tout ce qui est nécessaire à l’exécution de la tâche spécifique :

Insérer du texte dans le modèle de document qui servira de base à une révision après l’attribution du modèle de document à un nouveau document.

Créer des modèles de document

Word met à votre disposition deux variantes pour créer des modèles de document. Vous créez un modèle depuis le début ou vous transformez un document « normal » en modèle.

Vous créez ainsi un modèle de document entièrement nouveau :

Toutefois, vous choisirez plus souvent l’autre option et transformerez un document existant en modèle de document. Dans le cadre de votre travail quotidien, vous créez la plupart du temps un document abouti sur une longue période, que vous élevez ensuite au rang de modèle de document afin de le protéger contre des modifications involontaires.

Pour transformer un document en modèle, il vous suffit de l’enregistrer spécialement :

L’ancien document est ensuite disponible dans la liste des modèles de document de la boîte de dialogue Nouveau.

Modèle pour une lettre avec champ d’adresse selon DIN 5008

L’un des modèles les plus importants est sans aucun doute celui d’une lettre avec champ d’adresse. Comme pour beaucoup de choses en Allemagne, il existe également une norme DIN pour une lettre lisible par machine. Cette norme DIN 5008 décrit en détail comment une lettre doit être structurée. Nous avons rédigé à ce sujet un article intitulé « Schreib mal wieder… Briefvorlagen und die gültigen DIN-Normen » (Écrire encore une fois… Les modèles de lettres et les normes DIN en vigueur), qui décrit comment créer un modèle selon cette norme DIN et propose également des modèles adaptés à télécharger.

Enregistrer les modifications dans les modèles de documents

Le modèle de document correspondant s’ouvre toujours en même temps qu’un document. Les modifications que vous apportez aux modèles ne sont pas sauvegardées jusqu’à ce que vous les enregistriez. Ce n’est que lorsque vous terminez le travail sur un document ou que vous utilisez la commande [Shift] + Fichier -> Enregistrer tout pour enregistrer les modifications en une seule fois que les modifications apportées au modèle de document sont sauvegardées. Mais au plus tard lorsque vous quittez le travail avec Word, toutes les modifications sont enregistrées à la demande – y compris celles apportées aux modèles de document.

La situation n’est différente que pour le modèle de document global Normal.dot. Les modifications apportées à ce modèle de document sont automatiquement enregistrées lorsque vous quittez Word, jusqu’à ce que vous activiez la case à cocher Demande automatique d’enregistrement de Normal.dot dans l’onglet Enregistrer de la commande Outils -> Options. Word affichera alors à chaque fermeture un message demandant si vous souhaitez enregistrer les modifications apportées aux paramètres par défaut. Vous pourriez ainsi également surveiller ce modèle de document.

Changer de modèle de document

Normalement, vous décidez du modèle de document qui vous est attribué lorsque vous créez un document. Les modèles de document peuvent toutefois contenir des styles spéciaux ou des entrées AutoText dont vous ne disposez pas dans le modèle de document attribué. Pour utiliser un autre modèle de document, ouvrez la boîte de dialogue Modèles de documents et Add-ins avec la commande Outils -> Modèles et Add -ins. La case à cocher « Actualiser automatiquement les modèles de document » permet de s’assurer que les documents présentent les modèles de format actuels, éventuellement modifiés entre-temps dans le modèle de document. Si cette case est cochée, les styles du document actif sont mis à jour à chaque ouverture du document afin de correspondre aux styles du modèle de document lié (voir fig. 8).

Fig. 8 : Gérer les modèles de documents associés

Si vous sélectionnez le bouton Joindre, vous accédez à la boîte de dialogue Joindre le modèle. Dans cette boîte de dialogue, qui se gère exactement comme la boîte de dialogue « Ouvrir un fichier », vous sélectionnez le modèle de document souhaité. Ensuite, vous confirmez encore les boîtes de dialogue et vous avez lié le document à un autre modèle de document. Avec cette procédure, le texte standard éventuellement contenu dans le nouveau modèle de document n’est bien sûr pas inséré dans le texte. Pour utiliser le texte, vous devez créer un nouveau document sur la base de ce modèle de document ou copier le texte d’un autre document.

Autres modèles – accessibles à tous

Il n’est cependant pas nécessaire de remplacer le modèle de document attribué au document uniquement parce qu’un autre possède par exemple des entrées AutoText particulières. Il est également possible d’ériger d’autres modèles de document que le modèle Normal.dot en modèles globaux. En général, cela se fait automatiquement avec les modèles de certains programmes qui doivent fonctionner avec Word (p. ex. PDFMaker). Mais les modèles que vous copiez vous-même dans le répertoire de départ défini avec Outils -> Options dans l’onglet Emplacement des fichiers sont également chargés automatiquement comme modèles globaux au démarrage de Word.

Vous pouvez ainsi accéder temporairement aux textes automatiques ou aux macros d’un autre modèle de document :

La différence entre le modèle de document global « normal » Normal.dot et les autres modèles de document globaux réside dans le fait que vous ne pouvez modifier les modèles de document déclarés comme globaux qu’à la main (en les ouvrant pour les modifier), alors que toutes les modifications – par ex. les raccourcis clavier – sont immédiatement reprises dans le modèle de document global « normal ».

Gérer les éléments dans les modèles de document

Si vous créez régulièrement de nouveaux modèles de document pour des tâches de travail spécifiques, vous avez besoin d’un outil pour attribuer les éléments déjà contenus dans d’autres modèles de document à de nouveaux modèles de document. Word met cet outil à disposition avec le bouton Organiser dans les boîtes de dialogue – par ex. dans la boîte de dialogue appelée avec la commande Outils -> Modèles et Add-Ins.

Fig. 9 : La boîte de dialogue Organiser est le centre de commande pour la gestion des éléments de modèles.
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Dans la boîte de dialogue « Organiser », vous avez la possibilité de rendre disponibles des styles, des entrées AutoText, des barres d’outils modifiées ou des macros dans d’autres modèles.

Entrées de texte automatique dans Word

Outre les formats de caractères et de paragraphes et les combinaisons de touches, Word enregistre également des entrées AutoText dans le modèle de document. Mais ce n’est pas le sujet ici, car il existe déjà un article à ce sujet sur WinTotal : « Modèles de documents et textes automatiques dans Word ».

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