Modèles de documents et textes automatiques dans Word

Les entrées AutoText (également appelées éléments de texte) sont enregistrées dans des modèles de documents et doivent simplifier le travail avec des textes standard. Avec les moyens de bord de Word, cela fonctionne déjà bien, …

Modèles de documents et textes automatiques dans Word

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Les entrées AutoText (également appelées éléments de texte) sont enregistrées dans des modèles de documents et doivent simplifier le travail avec des textes standard. Avec les moyens de bord de Word, cela fonctionne déjà bien, mais pas toujours assez bien. L’article présente un modèle de solution pour gérer efficacement les entrées AutoText : créer, enregistrer, imprimer, utiliser et corriger. Ainsi, la demande souvent répétée dans la pratique d’une liste imprimée des entrées AutoText définies à des fins différentes est réalisée et simplifiée de telle sorte que la gestion s’effectue ouvertement dans un document au lieu d’être invisible dans un modèle de document. En même temps, les relations entre le modèle de document Normal.dot, les modèles de document globaux et « normaux » sont expliquées à l’exemple des entrées AutoText.

Généralités

La gestion des entrées AutoText s’effectue dans Word pour toutes les versions selon une procédure simple : Un texte quelconque est inséré dans un document à l’aide d’une abréviation. L’abréviation et le texte sont enregistrés de manière invisible dans un modèle de document lors de leur création. Comme personne ne s’en préoccupe vraiment, il s’agit généralement du modèle de document global habituel Normal.dot. Comme ces entrées AutoText ne peuvent pas être rendues visibles avec les moyens de bord de Word, il convient d’utiliser un autre procédé pour travailler avec des entrées AutoText. Il s’agit de combiner un modèle de document spécial avec un document basé sur ce modèle, qui contient les entrées AutoText en texte clair. A première vue, cette méthode semble un peu plus compliquée, mais dans la pratique, elle présente des avantages évidents.

Les AutoTexts – généralement aussi désignés par le terme d’éléments de texte – sont déposés de manière invisible dans les modèles de document et y sont enregistrés. Cela fait partie des tâches des modèles de document, ce qui distingue ces objets Word des « documents normaux ». Tous les documents Microsoft Word sont basés sur un modèle de document. Un modèle de document définit les structures de base d’un document et contient des paramètres de document tels que les entrées AutoText, les polices, les configurations de touches, les macros, les menus, la mise en page, les mises en forme spéciales et les styles. Si un modèle de document n’est pas explicitement attribué au document, Word agit de manière autonome : Chaque nouveau document vide, créé automatiquement au démarrage de Word, est basé sur le modèle de document Normal.dot.

En règle générale, les modèles de documents contiennent des textes types à des fins spécifiques, par exemple des modèles de lettres ou de fax. Les modèles de document tels que les modèles de mémo et de fax, que Word affiche dans la boîte de dialogue « Nouveau » (à partir de la version 2002 : « Modèles »), contiennent des paramètres et des fonctions supplémentaires qui ne sont disponibles que pour les documents basés sur ces modèles de document.

En revanche, les modèles de document globaux, y compris le modèle de document Normal.dot, contiennent des paramètres qui sont disponibles pour tous les documents. Le texte éventuellement contenu dans ces modèles de document n’est pas important pour l’utilisation du modèle de document : il n’est visible que lorsque le modèle de document lui-même est ouvert pour être modifié. Tout modèle autre que Normal.dot peut être transformé en modèle global : De nombreux outils pour Word placent un modèle de document dans le répertoire StartUp de Word (répertoire AutoStart de Word) ou activent leur jeu de commandes via un modèle de document rendu globalement disponible. Lesquels peuvent être contrôlés via Outils -> Modèles et AddIns. Toutes les entrées dans la partie inférieure sont disponibles globalement. Si la case ne peut pas être décochée devant un tel modèle global, cela signifie que le modèle de document correspondant est placé dans le répertoire StartUp de Word.

AutoTexte

Les AutoTextes sont des éléments typiques des modèles de documents. Dans le langage de Word, un AutoText est un emplacement de stockage pour des textes ou des graphiques qui sont fréquemment utilisés. Il peut s’agir par exemple d’une clause standard d’un contrat, d’une liste de distribution, de formules de salutations ou d’objets similaires. Une composition quelconque de textes ou de graphiques est consignée comme entrée AutoText lorsqu’un nom unique est attribué à une sélection faite auparavant avec la commande « Insérer » -> « AutoText » -> « Nouveau ». Immédiatement après la création, l’entrée AutoText n’est toutefois pas encore enregistrée : Ce n’est que lorsque le modèle de document attribué à l’entrée AutoText est enregistré, soit manuellement, soit en quittant Word. Il s’agit d’une méthode de travail des versions modernes de Word, qui était différente dans les premières versions de Word. Les suites Office d’autres fabricants procèdent souvent différemment : un fichier spécial de blocs de texte y rassemble les blocs de texte créés et les met à disposition pour le contrôle et l’édition.

La procédure actuelle de Microsoft Word pour l’enregistrement des entrées AutoText, associée aux modèles de documents disponibles en permanence, a des conséquences pour le travail pratique qui ne sont pas toujours agréables.

La première conséquence est que les AutoTextes existants ne peuvent être visualisés qu’incomplètement dans un aperçu via la commande Outils -> Correction automatique (à partir de Word 2002 : Outils -> Correction automatique -> Options) dans l’onglet AutoTexte (voir ill. 1). Il n’est pas possible d’éditer une entrée.

Fig. 1 : Entrées AutoText placées dans le modèle global de document Normal.dot

En outre, la commande Fichier -> Imprimer dans la partie inférieure offre certes la possibilité de sélectionner les AutoTexts des modèles de document actifs pour l’impression. Mais dans ce cas, tous les AutoTexts sont toujours imprimés. Il s’agit également de ceux qui se trouvent dans le modèle de document Normal.dot chargé en permanence. Lors de l’installation, Word contient déjà environ 60 entrées AutoText dans le fichier Normal.dot. Même si le sens de telles entrées AutoText comme « Tout l’amour » ou « Pfüati » n’est pas évident au premier coup d’œil, ces standards ne devraient pas être supprimés. Ces fragments sont généralement utilisés par Word pour alimenter les assistants, par exemple la multitude de formules de salutations pour l’assistant de lettres. De plus, Word reconstruit de toute façon ces entrées lorsqu’un nouveau Normal.dot est créé. Tout effort pour les supprimer serait donc vain. Dans ce contexte, on prend souvent douloureusement conscience de la deuxième conséquence : le fichier Normal.dot est bien trop fragile pour y conserver tous les éléments de texte. En cas d’endommagement, ce modèle global est souvent rapidement supprimé suite à des remarques du support ou dans des contributions à des forums – les entrées AutoText disparaissent.

Quelle est la pratique pour rendre les entrées AutoText visibles et les utiliser ? Dans la pratique, on essaie souvent de classer les entrées AutoText de manière ouverte dans un modèle afin de pouvoir au moins les voir. Ce stockage « ouvert » des entrées AutoText en tant que contenu textuel d’un modèle de document est toutefois suffisamment compliqué : pour éditer les entrées AutoText ou pour les imprimer, le modèle de document lui-même doit être ouvert pour être édité. Cela est souvent compliqué en raison des emplacements de stockage principalement cachés. De plus, certains modèles de document peuvent déjà contenir du texte standard différent, de sorte que les éléments de texte qui y sont stockés ouvertement seraient gênants.

En outre, il est sans importance pour la vue d’ensemble souhaitée que toutes les entrées AutoText soient enregistrées de manière invisible dans le fichier Normal.dot ou que, par exemple, les niveaux de rappel soient enregistrés sous forme de texte et de module dans un modèle de document spécial (exemple rechnung.dot). Les deux variantes sont tout aussi compliquées et sources d’erreurs.

La création des documents

Pour les raisons mentionnées ci-dessus, une combinaison d’un modèle de document pour AutoTexte et d’un fichier correspondant, qui documente les AutoTextes définis tout en les sauvegardant, a fait ses preuves dans la pratique. Pour une gestion efficace des entrées AutoText, deux objets sont donc nécessaires : un modèle de document autre que Normal.dot et un document basé sur ce modèle de document. La procédure suivante permet de créer ces deux documents.

Le modèle de document vide

Le premier objet, le nouveau modèle de document, doit plus tard mettre à disposition les éléments de texte. Il ne contient pas de texte, il sert uniquement d’enveloppe.

  • Choisissez la commande Fichier -> Nouveau. Dans Word à partir de la version 2002, sélectionnez ensuite dans le domaine de tâches Nouveau document le lien pour accéder aux modèles sur l’ordinateur. La boîte de dialogue Nouveau (jusqu’à Word 2000) ou Modèles (à partir de Word 2002) apparaît.
  • Le focus est sur Document vide, ne modifiez pas cette valeur par défaut.
  • Activez l’option Modèle dans la partie inférieure de la boîte de dialogue et cliquez sur OK. Word crée un document vide avec le nom Modèle1.
  • Sélectionnez la commande Fichier -> Enregistrer sous.
  • Donnez un nom au modèle, par exemple Textbausteine.dot et cliquez sur Enregistrer.
  • Fermez le modèle de document nouvellement créé.

Ces étapes sont nécessaires si un modèle de document spécial doit être créé exclusivement pour les éléments de texte globaux. Cela signifie que les entrées AutoText qu’il contient sont disponibles pour tous les documents (usage linguistique : sous Word global).

Si cela n’est pas souhaité, ces étapes préparatoires peuvent être supprimées pour des documentations ou des types de documents spécifiques, si un modèle existe déjà. Dans ce cas, appliquez les étapes suivantes par analogie à votre propre modèle, qui ne devrait toutefois pas contenir de texte propre. Notez toutefois que dans ce cas, il n’est pas non plus nécessaire d' »élever » le modèle au rang de modèle global (voir paragraphe « Modèles de blocs globaux »). Si cette étape est supprimée par la suite, les entrées AutoText ne seront disponibles que pour les documents basés sur le modèle de document.

Le document pour les entrées AutoText

Ci-dessous, vous créez un document basé sur le modèle. Ce document n’a qu’une seule fonction : il est le réceptacle de toutes les entrées AutoText qui s’inscrivent dans le contexte factuel du modèle de document. C’est à partir de ce document que sont définies les entrées AutoText, qui sont ensuite enregistrées dans le modèle de document correspondant.

  • Sélectionnez la commande Fichier -> Nouveau. Dans Word à partir de la version 2002, sélectionnez ensuite dans le volet de tâches Nouveau document le lien permettant d’accéder aux modèles sur l’ordinateur. La boîte de dialogue Nouveau (Word 2000) ou Modèles (à partir de Word 2002) apparaît.
  • Dans la boîte de dialogue, le modèle que vous venez de créer est sélectionné et confirmé.

Avec cette commande, un nouveau document est créé, qui doit documenter les textes modèles et les mettre à disposition pour être utilisés dans le modèle de document. Pour cela, un détour est alors choisi : Les entrées AutoText sont déposées de manière visible dans le document, mais sont transférées de manière tout aussi invisible dans le modèle de document lors de l’enregistrement.

Création des entrées AutoText

Dans le document nouvellement créé, inscrivez maintenant tous les textes souhaités avec le formatage correct. En complément, vous pouvez bien sûr utiliser le presse-papiers pour copier des textes d’autres documents dans le nouveau document. Laissez suffisamment de place entre les différents éléments de texte pour l’ajout des abréviations. Vous obtiendrez ainsi pas à pas un document avec des éléments de texte clairement visibles.

Définir la destination d’enregistrement

Avant de créer les premiers éléments de texte, il faut définir la cible. Cette étape est nécessaire car sinon, tous les éléments de texte nouvellement définis atterrissent automatiquement dans le modèle global Normal.dot. Vous devez donc basculer une seule fois.

  • Sélectionnez la commande Outils -> Correction automatique (à partir de Word 2002 : Outils -> Options decorrection automatique).
  • Passez à l’onglet AutoText.
  • Dans la zone de liste Rechercher dans, définissez le modèle de document correct (voir ill. 2).
Fig. 2 : Sélection de l’emplacement des entrées AutoText

Créer des éléments de texte

Vous commencez ensuite à stocker les éléments de texte. Vous devez lire très attentivement les textes types avant de définir les entrées AutoText et essayer d’éliminer toutes les erreurs. Si vous ne découvrez des erreurs qu’au moment d’utiliser les entrées AutoText, le travail de correction sera plus important que si vous effectuez les modifications tout de suite, même avec la procédure décrite.

Cette étape a encore un effet particulier si, avant de définir les entrées AutoText, vous attribuez aux textes correspondants une feuille de style dont le nom correspond à l’objectif du module. Vous trouverez alors plus tard dans le sous-menu de la commande Insérer -> AutoText une structure des entrées AutoText qui correspond exactement aux noms des styles. Ainsi, vous pouvez par exemple attribuer aux « textes normaux » la feuille de style Standard, aux textes standard pour les niveaux de rappel une feuille de style Rappels, tout simplement en sélectionnant le texte avec la souris (doit être fait de toute façon pour créer l’entrée AutoText). Décidez exactement si vous voulez inclure ou non le dernier marqueur de paragraphe dans la sélection. Utilisez d’abord la combinaison de touches[Ctrl]+[Maj]+[S] ou cliquez dans le champ de saisie Style en haut à gauche de la barre d’outils standard. Dans les deux cas, l’entrée qui s’y trouve devrait être sélectionnée. Quoi qu’il en soit : supprimer et utiliser son propre identifiant, par ex. rappels, lettres recommandées et confirmer impérativement avec la touche « Entrée ».

Pour définir (ensuite) les entrées AutoText, utilisez les étapes de travail suivantes après avoir marqué les parties de texte souhaitées :

  • Activez la commande Insérer -> AutoText -> Nouveau.
  • Attribuez une abréviation et confirmez-la (voir ill. 3). Veillez à ne pas définir par hasard une entrée AutoText avec la même abréviation dans Normal.dot et dans le modèle de bloc. Dans ce cas, c’est toujours l’entrée AutoText du fichier Normal.dot qui a la priorité.
  • Désélectionnez et inscrivez l’abréviation que vous venez d’utiliser dans le document au-dessus du texte correspondant.
  • Répétez ces étapes jusqu’à ce que tous les éléments de texte aient été traités.
Fig. 3 : Définition de l’abréviation pour une entrée AutoText

Pour contrôler, placez après la création de tous les blocs le curseur dans un paragraphe avec le style Standard (Important !) et ouvrez le sous-menu de la commande Insérer -> AutoText. Dans ce cas, tous les styles avec lesquels des entrées AutoText ont été créées apparaissent dans le menu (voir fig. 4).

Fig. 4 : Principe de classement des entrées AutoText dans le sous-menu sont des styles

La méthode utilisée par Word pour gérer les entrées AutoText dans le sous-menu de la commande Insertion -> AutoText peut sembler un peu déroutante au premier abord. Pourtant, il y a un système derrière : Le sous-menu affiche toujours exactement les entrées qui correspondent à la feuille de style actuelle. Il s’agit toujours de la feuille de style du paragraphe dans lequel le curseur clignote. Dans l’exemple illustré, le curseur se trouve dans un paragraphe de la feuille de style Standard. Dans ce cas, Word affiche toutes les entrées du modèle de document sélectionné auparavant (voir paragraphe « Définir la destination de l’enregistrement »), classées dans le style actif du paragraphe de texte lors de l’affectation.

Si, contrairement à cela, le curseur est placé par exemple dans un paragraphe de texte avec le modèle de format Rappels, Word masque les entrées AutoText avec un autre modèle de format et n’affiche que les blocs qui correspondent au modèle de format.

Finalisation

Enregistrez et fermez le document avec les textes. Tenez impérativement compte de la question de savoir si les modifications apportées au modèle de document doivent également être enregistrées. Ce n’est que lorsque vous avez répondu « oui » à cette question que les éléments de texte sont sauvegardés dans le modèle de document.

Ainsi, dans le cas le plus simple, vous avez déjà atteint l’objectif : le document révèle maintenant exactement les entrées AutoText et leurs abréviations qui, grâce à la procédure de création, sont en même temps stockées de manière invisible dans le modèle de document. C’est ici que se révèle le premier avantage de la procédure décrite : si vous perdez plus tard une entrée AutoText ou si elle est placée au mauvais endroit, elle est toujours présente dans le document de module en tant que modèle, avec l’abréviation prévue, et peut être redéfinie de manière simple. Seul obstacle : vous devez toujours définir au préalable la destination d’enregistrement (voir paragraphe « Définir la destination d’enregistrement »).

Modèles de blocs globaux

Avec la procédure décrite jusqu’ici, les entrées AutoText définies ne sont disponibles que si vous créez un document sur la base du modèle de document. Dans ce cas, le modèle de document sur lequel se base le document met automatiquement à disposition les entrées AutoText définies pour ce document. Ces éléments ne sont toutefois pas disponibles pour les documents basés sur d’autres modèles de document.

Si vous souhaitez atteindre l’objectif de la procédure décrite – toutes les entrées AutoText enregistrées dans le modèle de document doivent être disponibles dans tous les documents -, les éléments de texte doivent être mis à disposition de manière globale. Pour que les éléments de texte déposés après les étapes décrites jusqu’ici soient toujours disponibles, le modèle Textbausteine.dot est ancré dans le système – ou, en d’autres termes, élevé au rang de modèle de document global.

  • Sélectionnez la commande Outils -> Modèles et Add Ins.
  • Cliquez sur Ajouter dans la partie inférieure de la boîte de dialogue et localisez le modèle dans la boîte de dialogue de fichier qui suit.
  • Confirmez et contrôlez dans la boîte de dialogue Modèles et Add Ins si la case à cocher devant le modèle de document est activée (voir ill. 5). Dans ce cas, le modèle de document met immédiatement les éléments de texte à disposition pour tous les documents.
  • Confirmez la boîte de dialogue Modèles de documents et Add Ins en cliquant sur OK.
Fig. 5 : Dès maintenant, le modèle de document avec les entrées AutoText met les blocs de construction à disposition pour tous les documents

De cette manière élégante, il est possible de créer différents modèles de documents classés par thèmes AutoText et de les activer ou de les désactiver selon les besoins via la commande Outils -> Modèles et Add Ins à l’aide des cases à cocher correspondantes. Il est ainsi possible, par exemple, de réaliser des textes différents, adaptés à la situation, avec les mêmes abréviations dans des contextes différents. Il suffit d’activer ou de désactiver les modèles de documents associés. Cela est particulièrement important dans ce cas, car Word décide lui-même, en cas de présence de la même abréviation dans plusieurs modèles de documents ouverts simultanément, quelle entrée AutoText doit être insérée.

Imprimer les entrées AutoText

Une fois définies, les entrées AutoText doivent être connues afin de pouvoir être utilisées de manière ciblée. Il arrive souvent que l’on souhaite imprimer les entrées AutoText afin de les déposer sur le bureau. Pour l’impression des entrées AutoText, Word ne propose qu’une fonction intégrée que vous activez avec la commande Fichier -> Imprimer. La boîte de dialogue affiche dans la partie inférieure une zone de liste Imprimer, dans laquelle vous sélectionnez les entrées AutoText et confirmez ensuite avec OK (voir ill. 6).

Fig. 6 : Sélection des entrées AutoText existantes pour l’impression

Cette fonction ne peut pas être contrôlée directement : toutes les entrées AutoText des modèles de documents actifs sont toujours imprimées. Indirectement, vous ne pourriez donc déterminer quels éléments de texte seront imprimés qu’en lançant de manière ciblée différents documents avec différents modèles de document. Les blocs de texte du fichier Normal.dot sont cependant toujours présents.

Un des avantages de la procédure décrite est que le document des blocs de construction affiche tous les éléments de texte et les abréviations comme du texte « normal » : L’impression peut donc se faire simplement en imprimant le document lui-même. Toutefois, il faut ici aussi que tous les textes aient trouvé leur chemin dans le modèle de document en tant qu’entrées AutoText avec l’abréviation indiquée. Si cela est sûr, rien ne s’oppose à l’impression.

Impression par macro

L’impression du document présente manifestement un inconvénient : ce sont les éléments de texte déposés de manière visible dans le document qui sont imprimés. Il n’est pas vérifié si ceux-ci ont effectivement trouvé leur place dans le modèle de document. Word ne peut pas résoudre cette tâche si facilement avec les moyens du bord, une macro simple est nécessaire.

Il suffit de décider au préalable de l’emplacement de la macro :

  • Si vous placez la macro dans le modèle de document global Normal.dot, la macro sera disponible pour tous les documents.
  • En revanche, si vous placez la macro dans le modèle de document avec les éléments de texte, vous ne pourrez l’utiliser que si le modèle est défini comme global ou si un document basé sur ce modèle est actif.
  • En outre, vous devez être prudent : Si vous avez défini le modèle de document avec les éléments de texte comme modèle global, vous devez d’abord désactiver la case à cocher du modèle avec la commande Outils -> Modèles et Add ins et redémarrer Word. Dans le cas contraire, vous pourriez avoir des problèmes pour modifier les macros du modèle de document.
  • Créez un nouveau document vide sur la base du modèle qui doit accueillir la macro.
  • Démarrez l’outil d’édition des macros avec la commande Outils -> Macro -> Éditeur Visual Basic.
  • Localisez le modèle de document souhaité sur le côté gauche de l’éditeur et cliquez sur l’entrée avec le bouton droit de la souris.
  • Sélectionnez la commande Insérer -> Module dans le menu contextuel.
  • Double-cliquez sur l’entrée du nouveau module.
  • Saisissez le texte source (voir plus loin) et fermez l’éditeur.
  • Quittez Word et enregistrez toutes les modifications.

Après le redémarrage, la macro est disponible dans les documents via la commande Outils -> Macro -> Mac ros basées sur le modèle de document sélectionné précédemment.

Le code source

La macro effectue plusieurs opérations simples pour lister les entrées AutoText d’un modèle de document affecté au document. Elle place un titre à la fin du document et énumère ensuite alternativement l’abréviation de l’entrée AutoText, puis l’entrée AutoText elle-même. Enfin, une boîte de message indique le nombre d’entrées AutoText localisées et la liste des abréviations.

La boîte de message à la fin de la macro n’est toutefois utile que si le nombre d’entrées AutoText dans le modèle n’est pas trop élevé. Le focus de la boîte de message est cependant automatiquement sur OK : vous pouvez donc aussi masquer la boîte en appuyant sur la touche Return, même si le bouton ne doit pas être visible.

Sub ATE_Liste()
Dim strATE_Liste As String
Dim i As Object
‘Préparer la sortie, mettre en forme le message en fonction du nombre
If ActiveDocument.AttachedTemplate.AutoTextEntries.Count > 1 Then
strATE_Liste = ActiveDocument.AttachedTemplate.AutoTextEntries.Count & _
 » existants AutoTexte : » & vbCrLf & vbCrLf
ElseIf ActiveDocument.AttachedTemplate.AutoTextEntries.Count = 1 Then
strATE_Liste =  » Une entrée AutoText : » & vbCrLf & vbCrLf
Else
strATE_Liste =  » Pas d’entrées AutoText ! »
GoTo GoodBye ‘ Dans ce cas, rien n’est inséré.
End If
‘Ajouter un titre à la fin du document
ActiveDocument.Content.InsertAfter vbCrLf & vbCrLf & _
« AutoTexte existant : » & vbCrLf & vbCrLf
Selection.Collapse Direction:=wdCollapseEnd ‘Mettre la sélection à la fin
‘Traiter la liste des entrées
For Each i In ActiveDocument.AttachedTemplate.AutoTextEntries
‘Insérer une abréviation et deux paragraphes vides
With ActiveDocument.Content
.InsertAfter Texte:=i.Nom
.InsertAfter vbCrLf & vbCrLf
End With
‘Réduire la sélection à la fin et à la fin du paragraphe
With Sélection
.MoveEnd Unit:=wdStory
.Collapse Direction:=wdCollapseEnd
End With
‘Insérer le contenu de l’entrée de texte automatique, ajouter deux paragraphes vides
With ActiveDocument.Content.
InsertAfter Texte:=i.Nom
InsertAfter vbCrLf & vbCrLf
End With
strATE_Liste = strATE_Liste & i.Nom & vbCr ‘Développer la liste
Next i
‘Après la boucle : éditer le message
GoodBye :
MsgBox (strATE_Liste)
End Sub

Utiliser les entrées AutoText

Lorsqu’un modèle de document est actif, il met à disposition les entrées AutoText qu’il contient. Il faut distinguer deux variantes :

  • Les modèles de document globaux mettent à disposition de tous les documents les entrées AutoText qu’ils contiennent. Le modèle de document Normal.dot est toujours un modèle de document global. En outre, tous les modèles de document sont des modèles globaux que vous avez classés comme globaux avec la commande Outils -> Modèles et Add ins (voir section « Modèles de blocs globaux »).
  • Tous les autres modèles ne mettent les entrées AutoText à disposition que des documents basés sur le modèle. Ainsi, même si un document est créé sur la base d’un modèle de document, un document ouvert simultanément sur la base de Normal.dot ne peut pas utiliser les entrées AutoText présentes dans le modèle.

Vous vous en souvenez certainement : c’est précisément pour cette raison que le modèle a été rendu globalement disponible avec les blocs de construction.

La procédure d’utilisation d’une entrée AutoText est rapidement décrite :

  • Placez le curseur à l’endroit du document où vous souhaitez insérer le contenu d’une entrée AutoText.
  • Écrivez l’abréviation souhaitée.
  • Confirmez en appuyant sur la touche de fonction F3.

Vous pouvez également utiliser l’une des commandes Insérer -> AutoTexte ou Outils -> Correction automatique (options), onglet AutoTexte. Après avoir appuyé sur la touche, soit le texte attribué à l’abréviation apparaît, soit un message dans la barre d’état indique qu’il n’y a pas d’entrée AutoText attribuée à l’abréviation dans la feuille de style.

Corriger ou compléter des entrées

La correction d’une entrée AutoText ne nécessite que quelques étapes. En principe, vous devez d’abord modifier le texte de l’entrée AutoText et ensuite placer l’entrée AutoText sous la même abréviation dans le modèle de document.

  • Ouvrez le document du module.
  • Sélectionnez la commande Outils -> Modèles et Add Ins.
  • Dans la boîte de dialogue Modèles et Add Ins, confirmez et désactivez la case à cocher devant le modèle de document.
  • Confirmez la boîte de dialogue Modèles de documents et Add Ins en cliquant sur OK.
  • Sélectionnez la commande Outils -> Correction automatique(options).
  • Passez à l’onglet AutoText.
  • Dans la zone de liste Rechercher, définissez le modèle de document correct et confirmez la boîte de dialogue.
  • Modifiez le texte du bloc souhaité.
  • Sélectionnez le contenu de l’entrée AutoText et notez l’abréviation attribuée au texte.
  • Activez la commande Insérer -> AutoText -> Nouveau et saisissez l’abréviation.
  • Confirmez l’abréviation et la demande de sécurité suivante pour écraser une entrée AutoText déjà existante.
  • Répétez la procédure jusqu’à ce que toutes les entrées AutoText soient corrigées.
  • Dans la boîte de dialogue Modèles et Add Ins, cochez à nouveau la case devant le modèle de document.
  • Fermez Word et enregistrez toutes les modifications : Vous êtes ainsi en sécurité dans tous les cas.

Conclusion :

Cet article devrait vous avoir familiarisé avec l’utilisation des entrées AutoText et vous avoir donné quelques connaissances sur le concept des modèles de documents dans Word. Avant de supprimer le modèle de document global Normal.dot, n’oubliez donc pas que les objets et paramètres Word importants sont automatiquement enregistrés dans ce modèle. C’est surtout pour cette raison que vous devriez enregistrer une copie de Normal.dot sous un autre nom quelque part, avant de perdre de précieuses informations en supprimant ce fichier ou de devoir le retravailler sans fin. Si, après avoir supprimé le fichier Normal.dot original, il vous manque des entrées AutoText, il vous suffit de monter la copie de sauvegarde en tant que modèle global : Les entrées AutoText devraient à nouveau fonctionner.

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