La collaboration au sein de grandes équipes ou avec de nombreux partenaires externes s’avère souvent être un grand défi. Avec Teams, Microsoft présente une solution logicielle puissante qui doit simplifier de manière significative la communication, la classification et la planification dans les communautés de travail. L’outil met à disposition des éléments tels que les chats, les flux d’informations et les groupes pour le quotidien de l’entreprise et fait partie du pack Office 365 de Microsoft. Dans cet article, nous vous présentons en détail les fonctions de Microsoft Teams ainsi que les avantages et les inconvénients qui parlent en faveur ou en défaveur de son introduction.
MS Teams est un outil de communication, de collaboration et de vidéoconférence de la maison Microsoft qui est disponible à différents niveaux de performance comme logiciel gratuit ou payant dans le cadre de différents abonnements Microsoft 365 et Office 365.
Microsoft applique depuis quelques années déjà une stratégie multiplateforme stricte. Cela signifie que Teams peut être utilisé de la même manière sur tous les smartphones, tablettes, ordinateurs portables et ordinateurs de bureau.
Oui, Teams permet l’intégration de plus de 250 applications professionnelles supplémentaires, dont par exemple Github, Trello ou les flux RSS.
Table des matières
1. comprendre Microsoft Teams : Aperçu des principales fonctions
Avec la version gratuite de Microsoft Teams, jusqu’à 300 membres de l’équipe peuvent communiquer entre eux via le chat ou la messagerie instantanée, partager des documents ou organiser des réunions et des vidéoconférences. Au total, 10 Go d’espace mémoire sont disponibles par équipe et 2 Go supplémentaires par utilisateur.
La barre de menu de Microsoft Teams comprend en tout six fonctions :
1.1 Activité / Feed
Dans le flux, vous obtenez un aperçu des activités actuelles et récentes de votre équipe et de vos collègues. Le flux est structuré de manière similaire à un flux de médias sociaux et répertorie les informations relatives à votre groupe de travail ou à votre projet par ordre chronologique.
1.2 Chat
Le chat permet de mener des conversations individuelles ou de groupe avec jusqu’à 50 personnes. Ceux-ci peuvent être structurés en groupes et catégories pour plus de clarté et permettent, outre les appels vidéo et audio, de transmettre des contenus d’écran. Il est également possible d’échanger des fichiers entre deux ou plusieurs personnes et de planifier des réunions.
Bon à savoir : Microsoft Messenger conserve l’historique de toutes les discussions pour une durée illimitée. Les utilisateurs de Teams peuvent donc rechercher des informations importantes dans les messages sans aucune restriction.
1.3 Équipes
Des groupes de personnes, de contenus et d’outils pour différents résultats et projets au sein d’une organisation sont réunis dans des équipes. Celles-ci peuvent être créées au choix en mode public (pour 10 000 membres au maximum) ou avec un accès limité (pour les utilisateurs invités). Il est possible de créer des équipes dynamiques pour des tâches basées sur des projets (p. ex. l’introduction d’un nouveau logiciel) ou des équipes statiques qui représentent la structure interne de votre organisation (p. ex. départements ou sites).
Les conversations, fichiers et notes dans les canaux d’équipe ne sont visibles que pour les membres de l’équipe. Ils peuvent toutefois être consultés par des personnes ajoutées ultérieurement.
1.4 Calendrier
Sous le point „Calendrier“, vous trouverez non seulement les rendez-vous de votre équipe, mais aussi votre propre calendrier Outlook, grâce auquel vous pouvez planifier et inscrire directement des réunions. Vous pouvez également mettre facilement à disposition des autres membres de l’équipe les présences, les absences et les périodes de vacances.
1.5 Appels téléphoniques
Ici, vous pouvez consulter l’historique de vos appels, lancer un nouvel appel (vidéo) et consulter votre messagerie vocale. Vous pouvez également configurer ici des numéros abrégés pour certaines personnes.
1.6 Fichiers
Dans l’onglet Fichiers, vous pouvez voir vos derniers documents ouverts ainsi que tous les documents modifiés de votre équipe et les partager avec les autres membres. Les fichiers partagés dans un canal sont enregistrés dans le dossier Share Point de l’équipe concernée. En revanche, les fichiers partagés dans une conversation privée ou de groupe atterrissent dans votre dossier OneDrive for Business et ne sont accessibles qu’aux personnes participant à cette conversation.
Bon à savoir : La version de base de Microsoft Teams comprend 10 Go de stockage dans le cloud. Dans les versions payantes, vous pouvez acquérir plus de 1 To d’espace de stockage ainsi que 10 Go supplémentaires par licence achetée.
2. avantages de Microsoft Teams
Outre une série d’outils de formatage polyvalents pour vos messages et documents, Microsoft Teams marque également des points grâce à un bouton GIF pratique qui permet d’insérer directement des graphiques. Vous pouvez envoyer des fichiers d’une taille allant jusqu’à 15 Go, que vous pouvez ouvrir directement dans Messenger sans téléchargement préalable et modifier simultanément avec d’autres utilisateurs.
En tant que solution complète, Microsoft Teams prend également en charge des fonctions telles que les réunions en ligne, les discussions de groupe, les vidéoconférences et les conférences web ainsi que les appels téléphoniques. Il est également possible d’utiliser des tableaux blancs via Microsoft Whiteboard ou FreeHand d’InVision.
Les informations sont faciles à trouver, transparentes et en même temps sécurisées. En outre, les réunions peuvent également être enregistrées et transcrites automatiquement si nécessaire. Teams est disponible sur tous les appareils, dans 1818 marchés et en 44 langues.
Les applications Office 365 sont directement intégrées dans Microsoft Teams. Cela signifie que vous pouvez par exemple travailler en temps réel sur vos documents Word, Excel ou PowerPoint en même temps que vos collègues et que vous ne devez pas les envoyer spécialement d’un côté à l’autre ou les transférer via un support supplémentaire.
Il est également possible d’intégrer plus de 250 applications professionnelles supplémentaires, dont Evernote ou Trello par exemple. De cette manière, vous pouvez planifier directement des projets, créer des sondages ou des notes pour toute l’équipe. En fonction du tarif choisi, d’autres programmes de la gamme Office (par exemple SharePoint Online, Skype, Stream ou Yammer) sont également disponibles.
Grâce à la recherche simplifiée de personnes, de documents et de chats, vous trouverez plus rapidement ce que vous cherchez. Configurez un tableau de bord individuel pour vos données, vos apps et vos canaux ou développez vos propres intégrations via la plateforme Developer.
Et la sécurité n’est pas en reste avec Microsoft Teams : conservation locale des données, prévention des pertes de données, leadership en matière de conformité avec les dispositions du modèle européen, protection intégrée des informations avec eDiscovery, statut juridique / audit, authentification multifactorielle pour une protection étendue de l’identité et un accès sécurisé pour les invités garantissent la protection nécessaire au travail.
3. inconvénients de Microsoft Teams
L’un des principaux inconvénients des versions gratuites de Microsoft Teams est le fait que les applications Office 365 ne peuvent être intégrées que dans les variantes web et non dans la version de bureau. En outre, l’installation de la messagerie Microsoft s’avère longue et compliquée.
Des difficultés apparaissent également en ce qui concerne la protection des données, car celle-ci se base sur les directives américaines et est donc relativement faible par rapport aux lois et normes allemandes. Explication : Microsoft Teams est hébergé dans le Microsoft Cloud sur des serveurs situés aux États-Unis, ce qui ne protège pas les données de l’accès par les autorités américaines. C’est pourquoi une introduction dans l’entreprise doit être considérée comme plutôt critique.
Microsoft Teams propose certes toute une série de fonctions censées assurer un travail sécurisé. Le cryptage ne suffit toutefois pas à protéger vos données contre les attaques dites de l’homme du milieu (par exemple lorsque vous êtes en voyage ou que vous vous connectez à un réseau WLAN dans un hôtel).
De plus, il n’existe pas de gestion professionnelle des applications mobiles qui vous permettrait d’installer et de configurer automatiquement l’application sur un terminal mobile. Cela entraîne non seulement une augmentation des frais d’administration et d’assistance dans l’entreprise, mais aussi une diminution de l’acceptation par les utilisateurs et une baisse de la productivité.
Conseil : vous trouverez ici un résumé ainsi qu’un guide rapide avec les principales bases de Microsoft Teams.