La comptabilité numérique permet aux entreprises de gérer leur comptabilité de manière plus efficace et d’éviter les montagnes de dossiers. Le travail supplémentaire que représente la numérisation des documents est compensé par une meilleure disponibilité et par les économies réalisées sur les frais d’impression.

Il existe néanmoins quelques risques et coûts à prendre en compte lors de la numérisation de la comptabilité. Dans notre guide, nous vous donnons des critères de décision importants qui vous permettront d’évaluer quand le changement en vaut la peine pour une entreprise.

1. les avantages de la comptabilité numérique

1.1 La comptabilité numérique permet de gagner de la place et de préserver les ressources

La numérisation de la comptabilité présente de nombreux avantages, dont le plus évident est certainement le fait que les justificatifs ne doivent plus être conservés sous forme papier. Les délais de conservation légaux, qui sont en général de 10 ans, peuvent entraîner l’accumulation de montagnes de documents qui doivent non seulement être disponibles à tout moment, mais aussi être bien structurés afin de pouvoir retracer les activités commerciales des années après la comptabilisation proprement dite.

Grâce à la comptabilité électronique, la vue d’ensemble est beaucoup plus simple, mais là aussi, il faut conserver une structure claire, qui est généralement imposée par votre programme de comptabilité. Bien entendu, la comptabilité numérique est également soumise à une obligation de conservation. Vous y répondez en scannant les justificatifs et en les intégrant dans la comptabilité. Grâce à l’archivage numérique, vous pouvez ensuite détruire les documents papier.

Le bureau sans papier présente en outre l’avantage que vous n’avez plus besoin d’imprimer les factures, etc. qui vous parviennent déjà par voie électronique, par exemple par e-mail. Cela permet non seulement d’économiser du temps et de l’argent, mais aussi de préserver l’environnement et les ressources. Si vous ressentez néanmoins le besoin de consulter des comptes annuels ou certainement des bilans sous forme papier, vous pouvez les imprimer sans problème.

1.2 Le bureau sans papier facilite l’analyse du développement de l’entreprise

Le fait que tous les mouvements d’argent et de marchandises soient enregistrés dans un système de comptabilité numérique facilite l’analyse des chiffres de l’entreprise. Dans la pratique, cela signifie que vous pouvez afficher les soldes des comptes en un seul clic et que ceux-ci sont automatiquement mis à jour. Les graphiques et les tableaux ne doivent plus être édités manuellement, mais peuvent être créés à partir de l’ensemble des données de la comptabilité numérique.

1.3 Le remplissage automatique accélère la comptabilité

Dès qu’un entrepreneur individuel dépasse un certain seuil de chiffre d’affaires ou d’excédent ou que la société est soumise à l’une des formes juridiques courantes (GmbH, AG, KG, etc.), la tenue d’une comptabilité en partie double est obligatoire. Un logiciel de comptabilité adapté peut non seulement faciliter l’affectation aux comptes, mais aussi reprendre immédiatement les écritures dans tous les comptes concernés. Concrètement, cela signifie que vous n’avez plus qu‘ à saisir les activités commerciales dans l’ordre chronologique. Une fois que vous avez créé le registre foncier ou le journal, les écritures sont automatiquement transférées dans tous les comptes concernés. C’est pourquoi, avec la comptabilité numérique, le complément manuel dans le grand livre et les livres auxiliaires peut être majoritairement supprimé. Le travail supplémentaire de numérisation des documents est donc compensé au plus tard à ce stade.

Même avec la comptabilité numérique, il faut veiller à la bonne tenue des comptes (GoBD). Les modifications ultérieures des enregistrements comptables sont exclues pour des raisons de vérifiabilité. C’est pourquoi, ici aussi, les erreurs ne peuvent être compensées que par des écritures de correction.

La comptabilité numérique présente également l’avantage de pouvoir mettre en œuvre très facilement une facturation automatique, de sorte qu’une comptabilisation manuelle n’est plus nécessaire. Si une créance n’est pas réglée dans les délais, de nombreux programmes peuvent également générer des rappels de manière automatisée.

En reliant le programme de comptabilité au compte bancaire, il est également possible de comptabiliser sans problème les paiements réguliers tels que le loyer et les frais de personnel. Il en va de même pour les paiements entrants, qui peuvent être clairement attribués.

1.4 Une comptabilité en ligne peut être consultée partout

.

Selon le logiciel que vous choisissez, la question se pose de savoir s’il faut stocker les données sur un ordinateur individuel ou dans un cloud central. L’avantage du cloud est que les données peuvent être consultées partout. Cela permet aux différents sites d’une entreprise de collaborer sans problème en ce qui concerne la comptabilité et aux collaborateurs autorisés à accéder aux données de les consulter et de les compléter même dans leur bureau à domicile. De plus, de nombreuses comptabilités en ligne ne nécessitent pas l’installation d’un logiciel, mais sont accessibles via un navigateur.

Dans le cas d’une comptabilité en ligne, vous devriez toutefois toujours tenir compte de la protection des données. Si vous ne disposez pas de vos propres serveurs et que vous confiez le stockage à des entreprises étrangères (généralement l’entreprise du programme de comptabilité), vous devriez vérifier leur fiabilité et, si possible, veiller à ce que les serveurs soient situés dans le pays. Pour vous protéger des accès étrangers et des pirates informatiques, vous devez également choisir des mots de passe sûrs et les changer régulièrement.

Les pirates informatiques peuvent obtenir des mots de passe confidentiels par le biais de failles dans votre cryptage ou de courriers électroniques d’hameçonnage. Si vous ne disposez pas des connaissances nécessaires, vous devriez demander conseil à des sociétés de sécurité informatique.

Quelle que soit la solution logicielle (en ligne/hors ligne) que vous choisissez, vous devez dans tous les cas prévoir des sauvegardes supplémentaires afin de pouvoir accéder à vos données même si les serveurs centraux de la comptabilité en ligne tombent en panne ou si le disque dur de votre ordinateur est défaillant. Pour cela, vous pouvez utiliser un disque dur externe que vous stockez à un autre endroit, de sorte qu’il existe une sauvegarde de vos données même en cas d’incendie, de cambriolage, etc. Si des documents importants manquent, l’administration fiscale interprétera cela comme un désavantage fiscal pour l’entreprise.

1.5 Simplification de la communication avec le conseiller fiscal

Si vous faites appel à un conseiller fiscal externe, il est important qu’il ait accès aux pièces justificatives. Dans le cas d’une comptabilité analogique, les pièces justificatives sont rassemblées chaque mois et remises au conseiller fiscal sous forme papier. Dans le cas de la comptabilité numérique, ce processus est beaucoup plus simple, car le conseiller fiscal peut consulter les données nécessaires en temps réel s’il dispose des autorisations nécessaires. Dans ce contexte, il est avantageux que le conseiller fiscal et l’entrepreneur utilisent le même logiciel (par ex. la comptabilité Datev).

Lors de la communication avec le conseiller fiscal, vous devez également veiller à ce qu’aucun tiers non autorisé n’ait accès à vos données. L’envoi par e-mail de justificatifs et d’informations financières confidentielles devrait être exclusivement crypté. Le cryptage PGP, par exemple, convient parfaitement à cet effet.

2) Risques et coûts de la comptabilité numérique

.

Le principal risque associé à la comptabilité numérique est le vol de données. Dès que des données sont disponibles en ligne, vous êtes aussi potentiellement exposé aux attaques de pirates informatiques. Cela vaut également pour un PC normal avec accès au réseau. Toutefois, avec les bonnes mesures de sécurité, ce problème est parfaitement gérable.

L‘adaptation aux nouveaux processus de comptabilité est beaucoup plus difficile. Le personnel compétent doit éventuellement être formé au nouveau logiciel. D’un point de vue financier, le changement peut également se traduire par l’achat de nouveaux ordinateurs et serveurs.

Le changement de communication avec le conseiller fiscal est également un problème fréquent. En effet, de nombreux conseillers fiscaux continuent de préférer les justificatifs sur papier. Avant de vous équiper, vous devez donc vous demander si votre conseiller fiscal accepte les justificatifs numériques ou quel système de transmission numérique sera le plus approprié à l’avenir. Le cas échéant, il peut également être judicieux de passer à un conseiller fiscal spécialisé dans la comptabilité numérique.

Conseil : dès le choix du logiciel, faites attention à la manière dont vous pouvez transmettre les données à votre conseiller fiscal.

3. conclusion

Le passage à la comptabilité numérique est une solution d’avenir, mais elle implique des coûts considérables. Le temps perdu à numériser les documents est généralement économisé ailleurs. Le grand avantage de la comptabilité numérique est la meilleure disponibilité des données et l’économie de matériel. L’accélération des processus de travail ne peut être évaluée qu’au cas par cas. Ci-dessous, nous avons établi une courte liste pro-conta qui peut vous aider à prendre une décision.